Publikationsplattform St.Galler Gerichte Fall-Nr.: B 2025/119 Stelle: Verwaltungsgericht Rubrik: Verwaltungsgericht Publikationsdatum: 05.01.2026 Entscheiddatum: 04.11.2025 Entscheid Verwaltungsgericht, 04.11.2025 Verfahren, Art. 12 Abs. 1 VRP, Art. 8 ZGB Die Beschwerdeführerin hat auf dem kommunalen Bauamt Einsicht in Archivakten genommen. Das Bauamt hat deren Vertreter Kosten für Kopien in Rechnung gestellt. Der Rechnungsstellerin gelingt es allerdings nicht, das Gericht nach objektiven Gesichtspunkten mit einem ausreichenden Nachweis von der Tatsache zu überzeugen, dem Vertreter der Beschwerdeführerin die in Rechnung gestellten Kopien im A4 Format tatsächlich ausgehändigt zu haben. (Verwaltungsgericht, B 2025/119) Entscheid siehe pdf. © Kanton St.Gallen 2026 Seite 1/10
Kanton St.Gallen Gerichte
Verwaltungsgericht Abteilung III
Entscheid vom 4. November 2025 Besetzung Abteilungspräsidentin Lendfers; Verwaltungsrichterin Bietenharder, Verwaltungsrichter Engeler; Gerichtsschreiber Scherrer
Geschäftsnr. B 2025/119
Verfahrensbeteiligte
A.__ AG, Beschwerdeführerin,
gegen Verwaltungsrekurskommission des Kantons St. Gallen, Unterstrasse 28, 9001 St. Gallen, Vorinstanz, Politische Gemeinde Z.__, Beschwerdegegnerin,
Gegenstand Kopiergebühren
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2/9 Das Verwaltungsgericht stellt fest: A. Die A.__ AG mit Sitz in Z.__/SG ist Eigentümerin des Stockwerkeigentumsanteils Nr. 0000_ der Liegenschaft Nr. 0001_ an der B.__-strasse 001/002_ in Z.__/SG. Für die A.__ AG ist einzig C.__ zeichnungsberechtigt. B. Am 25. November 2022 nahm C.__ beim Departement für Bau und Umwelt der Stadt Z.__ (BUV) Einsicht in Bauakten und Baupläne der Liegenschaft Nr. 0001_. Am 29. November 2022 stellte ihm das BUV eine Grundgebühr für Kopien aus Archivakten von CHF 60 mit einem Zuschlag von CHF 119 für 119 Kopien im A4-Format, zusammen CHF 179 in Rechnung (Nr. 41867). C.__ beglich die Rechnung nicht. Auch auf die Mahnungen vom 17. April 2023, 29. Juni 2023 und 9. November 2023 – letztere mit eingeschriebenem Brief zugestellt – reagierte er nicht. Im von der Stadt Z.__ daraufhin gegenüber C.__ eingeleiteten Betreibungs- bzw. Rechtsöffnungsverfahren machte dieser geltend, im Zusammenhang mit dem genannten Grundstück weder Akten verlangt noch erhalten zu haben. Da keine Verfügung versandt bzw. zugestellt worden sei, könne auch keine Verfügung in Rechtskraft erwachsen. Die Rechnung sei ihm erstmals über das Rechtsöffnungsgericht eröffnet worden. Er sei nie Eigentümer des besagten Grundstücks gewesen. Die Einzelrichterin des Kreisgerichts D.__ verweigerte am 3. Juni 2024 die Rechtsöffnung mit der Begründung, die Rechnung hätte auf die A.__ AG – und nicht auf C.__ persönlich – ausgestellt werden müssen, da C.__ als Vertreter der A.__ AG gehandelt habe. Die Verwaltungsrekurskommission schrieb den von C.__ gegen die Rechnung Nr. 41867 am 7. Mai 2024 erhobenen Rekurs mangels Leistung des erhobenen Kostenvorschusses am 5. Juni 2024 kostenlos ab (Verfahren I/2-2024/37). C. In der Folge stellte das BUV am 18. Juni 2024 die Gebühr von CHF 179 der A.__ AG in Rechnung (Nr. 108331). Dagegen erhob diese am 2. Juli 2024 Rekurs bei der Verwaltungsrekurskommission (Verfahren I/2-2024/52). Die Verwaltungsrekurskommission wies das Rechtsmittel und das Gesuch um Durchführung einer öffentlichen Verhandlung am 15. Mai 2025 ab. Sie auferlegte der A.__ AG amtliche Kosten von CHF 600. Eine mündliche Verhandlung sei weder zur Wahrung der Parteirechte notwendig noch erscheine sie zweckmässig, weil die Beurteilung der Angelegenheit nicht vom persönlichen Eindruck der Parteien abhänge und keinen für den Entscheid relevanten Mehrwert zu erbringen vermöchte.
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3/9 Das Vorbringen der A.__ AG, sie habe die gewünschten Akten nie erhalten und die Rechnung sei gefälscht und entspreche nicht der Wahrheit, sei unglaubhaft. D. Die A.__ AG (Beschwerdeführerin) erhob gegen den am 16. Mai 2025 versandten und von ihr am 21. Mai 2025 entgegengenommenen Rekursentscheid der Verwaltungsrekurskommission (Vorinstanz) mit Eingabe vom 4. Juni 2025 und Ergänzung vom 7. Juli 2025 beim Verwaltungsgericht Beschwerde. Sie beantragt, nach öffentlicher Verhandlung seien der angefochtene Entscheid der Vorinstanz und die Rechnung Nr. 108331 der Politischen Gemeinde Z.__ (Beschwerdegegnerin) aufzuheben. Die Beschwerdeführerin anerkennt, dass ihr Vertreter am 25. November 2022 Einsicht in die Bauakten zum Grundstück Nr. 0001_ nahm. Jedoch seien die Kopien ihrem Vertreter weder im Anschluss an die Akteneinsicht ausgehändigt noch – wie vereinbart – später überbracht oder zugestellt worden. Die Vorinstanz verzichtete am 10. Juli 2025 auf eine Vernehmlassung. Die Beschwerdegegnerin beantragte mit Vernehmlassung vom 26. August 2025 die Abweisung der Beschwerde unter Kosten- und Entschädigungsfolgen zulasten der Beschwerdeführerin. Deren Darstellung, wonach eine Übergabe der gewünschten Kopien vereinbart worden sei, entspreche nicht der Wahrheit. Hätte sich das Geschehen wie von der Beschwerdeführerin geschildert zugetragen, hätte sie dies bereits bei Erhalt der Gebührenrechnung, der Mahnungen, spätestens aber im Rekursverfahren vor der Vorinstanz so dargelegt. Das Verdikt der Vorinstanz, die Vorbringen der Beschwerdeführerin seien nicht glaubhaft, würden mit der neuen Darstellung bekräftigt. Die Beschwerdeführerin hat die Möglichkeit, sich zu den Eingaben der Vorinstanz und der Beschwerdegegnerin zu äussern, nicht genutzt. Darüber zieht das Verwaltungsgericht in Erwägung: 1. Das Verwaltungsgericht ist zur Behandlung der Beschwerde in der Sache zuständig (Art. 59 Abs. 1 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege; sGS 951.1, VRP). Die Beschwerdeführerin, deren Rechtsmittel gegen die von der Beschwerdegegnerin erhobenen Kopiergebühren die Vorinstanz abgewiesen hat, ist zur Erhebung der Beschwerde befugt (Art. 64 in Verbindung mit Art. 45 Abs. 1 VRP). Die Beschwerde gegen den von der Beschwerdeführerin am 21. Mai 2025 entgegengenommenen Entscheid wurde mit Eingabe vom 4. Juni 2025 rechtzeitig erhoben und erfüllt zusammen mit der Ergänzung vom 7. Juli 2025 in
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4/9 formeller und inhaltlicher Hinsicht die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 64 in Verbindung mit Art. 48 Abs. 1 und 2 VRP). Auf die Beschwerde ist einzutreten. 2. In der Sache sind die tatsächlichen Grundlagen – Erstellen und Aushändigen von 119 A4 Kopien von Akten aus dem Archiv des Bauamts der Beschwerdegegnerin – der von der Beschwerdegegnerin mit der Rechnung Nr. 108331 bei der Beschwerdeführerin erhobenen Gebühren umstritten. 2.1. Die Behörden ermitteln den Sachverhalt von Amtes wegen (Art. 58 Abs. 1 und Art. 64 in Verbindung mit Art. 12 Abs. 1 VRP). Zur Pflicht, den Sachverhalt zu ermitteln, gehört die (subjektive) Beweisführungslast, d.h. die Obliegenheit, den erforderlichen Beweis zu führen; diese Last trägt grundsätzlich die Behörde. Der Untersuchungsgrundsatz ändert nichts an der objektiven Beweislast (vgl. BGer 2C_76/2024 vom 4. September 2024 E. 5.2). Die Beweislast trägt nach der im öffentlichen Recht analog anwendbaren Bestimmung von Art. 8 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (SR 210, ZGB) derjenige, der aus dem unbewiesen gebliebenen Sachverhalt Rechte ableiten will. Im vorliegenden Fall bedeutet dies, dass vom Nichtbestehen der von der Beschwerdegegnerin geltend gemachten Gebührenforderung auszugehen wäre, sollten die ihr zugrunde liegenden Tatsachen unbewiesen bleiben. In Bezug auf das Beweismass ist – mangels abweichender Regelung – davon auszugehen, der Beweis gelte als erbracht, wenn der Richter nach objektiven Gesichtspunkten von der Verwirklichung einer Tatsache überzeugt ist. Dieses Beweismass geht über jenes der überwiegenden Wahrscheinlichkeit hinaus (vgl. dazu BGer 1C_170/2011 vom 18. August 2011 E. 3.2 mit Hinweisen insbesondere auf BGE 112 Ib 65 E. 3 und 129 I 8 E. 2.1). 2.2. Die Rechnung Nr. 108331 über CHF 179 umfasst CHF 60 für «Grundgebühr, über 25 Pläne / Dokumente» und CHF 119 für 119 «Kopien A4». Die Schilderungen zur tatsächlichen Ausgangslage, wie sie sich aus den vorliegenden Akten ergibt, erscheinen widersprüchlich. Auf der Rechnung ist vermerkt «Kopieren der Bauakten aus Archiv», «abgeholt durch Herr C.__ am 25. November 2022» (act. 8/2). Dieser letzte Vermerk zur Abholung fand sich in der ersten Rechnung Nr. 41867, die ansonsten in Rubrum und Gebührenauflistung mit der Rechnung Nr. 108331 übereinstimmt, noch nicht (act. 6/1). In der Vernehmlassung im vorinstanzlichen Verfahren hielt die Beschwerdegegnerin fest, C.__ habe am 22. November 2022 Einsicht in verschiedene die Liegenschaft Nr. 0001_ betreffende Bauakten und -pläne aus dem Archiv genommen. Die verlangten Aktenkopien seien von den zuständigen Verwaltungsmitarbeitenden sofort angefertigt und ihm hiernach in Form
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5/9 von 119 Kopien im Format A4 unmittelbar zur Mitnahme ausgehändigt worden (act. 8/3, Ziffern 3 und 10). Der Vertreter der Beschwerdeführerin machte im Rekurs geltend, er habe am 25. November 2022 gewisse Akten eingesehen und um Kopien gebeten (act. 8/1). In der Beschwerde brachte er vor, es seien vereinzelt Fotos erstellt und bei vielen anderen Akten sei um Kopien gebeten worden. Es habe sich einerseits um Pläne (Format A1 und A2), andererseits um normale Akten (Formate A3 und A4) gehandelt. Pläne würden vom Bauamt der Beschwerdegegnerin seit Jahrzehnten immer extern zum Kopieren gegeben, weil zum Kopieren von Grossformaten (A1 und A2) keine Geräte vorhanden seien. Nach der Akteneinsicht sei er mit dem Leiter des Bauamts so verblieben, dass die gewünschten Akten intern und extern kopiert und durch den Baukontrolleur am 1. Dezember 2022 um 13:30 Uhr an seiner Domiziladresse vorbeigebracht würden. Hintergrund dieser Vereinbarung war nach seiner Darstellung, dass der Baukontrolleur an jenem Datum ohnehin zu einer Baukontrolle an besagter Adresse erwartet wurde. Am 1. Dezember 2022 habe er, der Vertreter der Beschwerdeführerin, die Kopien aber nicht erhalten, es habe geheissen, diese würden geschickt. Als Belege für diese Aussagen legte der Vertreter der Beschwerdeführerin einerseits eine Kopie seiner Agenda ins Recht, in der am 1. Dezember 2022 um 13:30 Uhr ein Termin mit dem namentlich genannten Baukontrolleur vermerkt ist, sowie andererseits eine unterschriftliche Bestätigung von E.__ vom 5. Juli 2025, in der dieser festhält, verschiedene bauliche Projekte der Beschwerdeführerin zu begleiten und bei der Akteneinsicht vom 25. November 2022 ebenfalls anwesend gewesen zu sein, und bestätigt, man habe keine Kopien mitgenommen (act. 5, 5.1, 5.2). Im Ergebnis macht der Vertreter der Beschwerdeführerin geltend, die Akten seien ihm weder anlässlich der Einsichtnahme in die Akten ausgehändigt noch später zugestellt worden. 2.3. 2.3.1. Einerseits wirkt zwar die Prozessführung durch den Vertreter der Beschwerdeführerin im Zusammenhang mit den fraglichen Akten als umständlich und spitzfindig, seine Vorbringen erscheinen jedoch nicht zwingend widersprüchlich. Seine Aussage im Rechtsöffnungsverfahren, er habe weder Akten verlangt noch erhalten und es sei ihm keine Rechnung zugestellt worden, könnte er aus der Optik der Privatperson gemacht haben, an deren Adresse die – ursprüngliche – Rechnung Nr. 41867 und die Mahnungen zugestellt wurden. Die Vorbringen im Rekurs- und im Beschwerdeverfahren gegen die – neue – Rechnung Nr. 108331 schliessen sich nicht gegenseitig aus. Im Rekursverfahren brachte er vor, die Kopien hätten im Anschluss an die Einsichtnahme nicht mitgenommen werden können. Im Beschwerdeverfahren ergänzt er die Darstellung des Sachverhalts mit der Behauptung, es sei eine nachträgliche persönliche beziehungsweise postalische Aushändigung vereinbart worden, die allerdings nie erfolgt sei. In diesem Zusammenhang erstaunt, dass der Vertreter der
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6/9 Beschwerdeführerin zwar anerkennt, um Kopien gebeten zu haben, sich aber offenbar trotzdem damit abgefunden hat, sie nicht zu erhalten. 2.3.2. Anderseits trifft die Behörde aufgrund des Anspruchs auf rechtliches Gehör eine Aktenführungspflicht, die sich auf alle entscheidrelevanten Tatsachen erstreckt (vgl. BGE 138 V 218 E. 8.1.2; B. MÄRKLI, in: Rizvi/Schindler/Cavelti [Hrsg.], Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege, Praxiskommentar, 2020, N 22 mit Hinweis auf VerwGE B 2018/219 vom 28. Februar 2019 E. 5.2). Weil erst die Akten die Überprüfung erstinstanzlicher behördlicher Anordnungen durch die nachfolgenden Rechtsmittelinstanzen ermöglichen (vgl. BGE 142 I 86 E. 2.2 zum Umfang der Protokollierung), liegt die Aktenführung und insbesondere die Dokumentation der Grundlagen, auf die sich eine Anordnung wie die vorliegende Gebührenrechnung stützt, auch im Interesse der Behörde, welche – wie dargelegt – die objektive Beweislast dafür trägt, dass die Rechnung zu Recht erging. Die Beschwerdegegnerin hat sich die Erstellung der Kopien und insbesondere deren Aushändigung an den Vertreter der Beschwerdeführerin nicht unterschriftlich bestätigen lassen. Ebenso wenig legt sie Dokumente – beispielsweise einen Agendaeintrag oder eine Aktennotiz – vor, in welchen sie die Tatsache und den konkreten Gegenstand der Akteneinsicht vom 25. November 2022 sowie die daran beteiligten Personen festgehalten hätte. Sie macht auch keinerlei Angaben zu den konkreten Archivalien zum Grundstück Nr. 0001_, aus denen beispielsweise ersichtlich würde, dass darin überhaupt Dokumente im Umfang von 119 Seiten im Format A4 enthalten sind. Insbesondere behauptet sie auch nicht, dass der Vertreter der Beschwerdeführerin nicht um Kopien von Akten mit einem grösseren Format als A4 ersucht hat, obwohl dieser geltend macht, unter anderem um Kopien von Plänen im Format A1 und A2 gebeten zu haben und erfahrungsgemäss Bauakten denn auch regelmässig Pläne in grösseren Formaten umfassen. Den Vertreter der Beschwerdeführerin hat schliesslich auch keine rechtliche Verpflichtung getroffen zu begründen, aus welchen Gründen er auf die von ihm als nicht gerechtfertigt erachtete Rechnung Nr. 41867, die im Betreibungsverfahren denn auch nicht als Grundlage für die Erteilung der Rechtsöffnung taugte, und auf Mahnungen nicht reagierte. 2.4. Mit Blick auf die noch sehr pauschalen Ausführungen des Vertreters der Beschwerdeführerin im vorinstanzlichen Verfahren mag die Aushändigung von 119 Kopien im Format A4 an den Vertreter der Beschwerdeführerin anlässlich seiner Einsichtnahme vom 25. November 2022 auf dem Bauamt noch als plausibel erschienen sein. Allerdings legt die Beschwerdegegnerin keine konkreten Belege dafür vor, dass sich der Sachverhalt entsprechend ihrer Schilderung abgespielt hat. Damit stehen sich widersprüchliche Sachverhaltsdarstellungen
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7/9 gegenüber. Ausreichende objektive Gesichtspunkte, welche das Gericht von der Richtigkeit der Darstellung des Sachverhalts durch die Beschwerdegegnerin überzeugen könnten, liegen nicht vor. Deshalb fehlt es am Nachweis der für die Rechnungstellung erforderlichen tatsächlichen Grundlagen durch die Beschwerdegegnerin. Im Beschwerdeverfahren hat der Rechtsvertreter der Beschwerdeführerin zu seinen Behauptungen konkrete Beweismittel eingereicht. Eine Drittperson, welche ihn bei der Einsichtnahme in die Archivakten am 25. November 2022 begleitet hatte, bestätigt unterschriftlich, dass Fotos gemacht, aber keine Kopien mitgenommen worden seien (act. 5.2). Sodann legt er einen Auszug aus seiner Agenda mit einem Termin vom 1. Dezember 2022, 13.30 Uhr, mit dem Baukontrolleur der Beschwerdegegnerin vor (act. 5.1). Die Beschwerdegegnerin ihrerseits beschränkt sich darauf, die neuen Behauptungen des Vertreters der Beschwerdeführerin zu bestreiten. Zu den Beweismitteln äussert sie sich nicht. Insbesondere stellt sie nicht ausdrücklich in Abrede, dass der Vertreter der Beschwerdeführerin bei der Akteneinsicht von einer Drittperson begleitet wurde. Unter diesen Umständen erscheint die Behauptung der Beschwerdegegnerin, dem Vertreter der Beschwerdeführerin seien die in Rechnung gestellten 119 A4-Kopien am 25. November 2022 ausgehändigt worden, jedenfalls nicht als belegt im Sinn des Regelbeweismasses. 3. Zusammenfassend ergibt sich, dass es der Beschwerdegegnerin nicht gelingt, das Gericht nach objektiven Gesichtspunkten mit einem ausreichenden Nachweis von der Tatsache zu überzeugen, dem Vertreter der Beschwerdeführerin die in Rechnung gestellten 119 Kopien im A4 Format tatsächlich ausgehändigt zu haben. Die Beschwerde ist dementsprechend gutzuheissen. Der angefochtene Entscheid der Vorinstanz vom 15. Mai 2025 und die ihm zugrunde liegende Rechnung der Vorinstanz Nr. 103881 vom 18. Juni 2024 sind aufzuheben. 4. Bei diesem Ausgang des Verfahrens hat die finanzielle Interessen verfolgende Beschwerdegegnerin die amtlichen Kosten des Rekurs- und des Beschwerdeverfahrens zu tragen (Art. 95 Abs. 1 und 3 VRP). Die für den Rekursentscheid festgelegte Gebühr von CHF 600 bewegt sich innerhalb des erheblichen vorinstanzlichen Ermessensspielraums. Die Vorinstanz ist anzuweisen, der Beschwerdeführerin den für das Rekursverfahren geleisteten Kostenvorschuss von CHF 600 zurückzuerstatten. Für das Beschwerdeverfahren erscheint eine Entscheidgebühr von CHF 1'500 als angemessen (Art. 7 Ziff. 222 der Gerichtskostenverordnung, sGS 914.12). Der Beschwerdeführerin ist der von ihr für das Beschwerdeverfahren geleistete Kostenvorschuss von CHF 1'500 zurückzuerstatten.
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8/9 Die obsiegende Beschwerdeführerin hat ihre Anträge sowohl im Rekurs- als auch im Beschwerdeverfahren unter Entschädigungsfolge gestellt. Sie war in beiden Verfahren jedoch nicht berufsmässig vertreten, sondern hat durch ihr einzelzeichnungsberechtigtes Mitglied des Verwaltungsrats gehandelt. Zwar ist der Organvertreter auch im st. gallischen Anwaltsregister eingetragen. Jedoch hat er das Verfahren nicht als Rechtsanwalt, sondern ausdrücklich und unmittelbar im Namen der Beschwerdeführerin geführt. Dementsprechend sind weder für das Rekurs- noch für das Beschwerdeverfahren ausseramtliche Kosten zu entschädigen (Art. 98 Abs. 1, Art. 98bis und Art. 98ter VRP; vgl. dazu VerwGE B 2013/72 vom 11. März 2014 E. 3, B 2013/212 und 213 vom 19. Februar 2015 E. 7, B 2002/178 vom 24. April 2003 E. 3).
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9/9 Demnach erkennt das Verwaltungsgericht auf dem Zirkulationsweg zu Recht: 1. Die Beschwerde wird gutgeheissen. Der angefochtene Entscheid der Vorinstanz vom 15. Mai 2025 und die ihm zugrundeliegende Rechnung vom 18. Juni 2024 werden aufgehoben. 2. Die Beschwerdegegnerin bezahlt die amtlichen Kosten des Rekursverfahrens von CHF 600 und des Beschwerdeverfahrens von CHF 1'500. Die Vorinstanz wird angewiesen, der Beschwerdeführerin den für das Rekursverfahren geleisteten Kostenvorschuss von CHF 600 zurückzuerstatten. Der von der Beschwerdeführerin für das Beschwerdeverfahren geleistete Kostenvorschuss von CHF 1'500 wird ihr zurückerstattet. 3. Für das Rekurs- und das Beschwerdeverfahren werden keine ausseramtlichen Kosten entschädigt.
Publikationsplattform St.Galler Gerichte Entscheid Verwaltungsgericht, 04.11.2025 Verfahren, Art. 12 Abs. 1 VRP, Art. 8 ZGB Die Beschwerdeführerin hat auf dem kommunalen Bauamt Einsicht in Archivakten genommen. Das Bauamt hat deren Vertreter Kosten für Kopien in Rechnung gestellt. Der Rechnungsstellerin gelingt es allerdings nicht, das Gericht nach objektiven Gesichtspunkten mit einem ausreichenden Nachweis von der Tatsache zu überzeugen, dem Vertreter der Beschwerdeführerin die in Rechnung gestellten Kopien im A4 Format tatsächlich ausgehändigt zu haben. (Verwaltungsgericht, B 2025/119)