A. a) A.________ et B.________ sont les parents de l’enfant C.________, né en octobre 2016. Ils détenaient l’autorité parentale conjointe. Par requête commune du 30 janvier 2018, les parents ont demandé à l’APEA de fixer les modalités du droit de garde sur l’enfant, ainsi que la contribution d’entretien. Une audience a été appointée au 23 avril 2018.
b) Le 5 avril 2018, Me X.________ a indiqué à l’APEA qu’elle représenterait B.________. Le 16 avril 2018, elle a déposé une requête d’assistance judiciaire au nom de sa cliente, en déposant la formule usuelle et les documents justificatifs nécessaires Par ordonnance du 18 avril 2018, la présidente de l’APEA a accordé l’assistance judiciaire à B.________ dès le 4 avril 2018 et désigné Me X.________ en qualité d’avocate d’office.
c) A l’audience du 23 avril 2018, le père ne s’est pas présenté et la mère a été entendue. Par la suite, le père n’a pas procédé, mais la mère, agissant par son avocate, a déposé le 4 mai 2018 une requête en fixation du droit de visite et des pensions alimentaires, requête tendant aussi à la mise en place d’une curatelle et à la modification de l’autorité parentale. La mère a déposé le 22 juin 2018 une requête de mesures superprovisionnelles et provisionnelles. Elle a été réentendue à une audience du 25 juin 2018, à laquelle le père a encore fait défaut.
d) Par décision du 29 juin 2018, l’APEA a retiré l’autorité parentale au père, dit que la mère était détentrice de la garde sur son fils, retiré le droit de visite au père tant qu’un cadre strict n’aurait pas été mis sur pied et fixé une contribution alimentaire à la charge du père.
B. Le 4 juillet 2018, Me X.________ a déposé spontanément un mémoire d’honoraires ascendant à 4'334.05 francs, pour 22h15 d’activité correspondant à 3'975 francs, plus 49.60 francs de frais et 309.45 francs de TVA. Le lendemain, le greffe de l’APEA a transmis le mémoire à B.________, en l’invitant à se déterminer. L’intéressée n’a pas réagi.
C. Par ordonnance du 16 août 2018, la présidente de l’APEA a fixé à 2'767.45 francs, y compris frais, débours et TVA, l’indemnité due à Me X.________. La juge a rappelé que la procédure avait été introduite sur requête conjointe des parents, qu’elle avait pour but de régler la situation d’un enfant, dont le père ne se préoccupait plus depuis la séparation, et que ledit père n’avait pas procédé. Dans ce contexte, le nombre d’heures consacré à la cause par la mandataire d’office était disproportionné. Il fallait réduire, de 305 minutes (soit 5h05) à 2h00, le temps indemnisable pour les entretiens avec la cliente, en tenant compte de l’enjeu de la procédure, de sa difficulté et de sa durée. Les 30 minutes mentionnées pour la préparation d’un formulaire d’assistance judiciaire devaient être déduites, dans la mesure où on pouvait attendre de la cliente qu’elle remplisse elle-même ledit formulaire. Les prises de connaissance, pour 45 minutes, de courriers de la cliente ne devaient pas être comptées, pas plus que les contacts de l’avocate avec des tiers – crèche, kinésithérapeute de l’enfant, psychologue de la mère – pour 120 minutes et des déplacements pour 10 minutes (en comptant 180 francs de l’heure). Le temps allégué pour la rédaction de la requête, soit 4h30, devait être réduit à 3h00, limite maximale pour rédiger une telle requête et son complément. En définitive, 8h15 devaient être déduites de l’activité mentionnée dans le mémoire, ce qui laissait un solde de 14 heures indemnisables.
D. Le 27 août 2018, Me X.________ recourt contre cette ordonnance, en concluant à son annulation et à ce que l’indemnité soit fixée à 4'334.05 francs, frais, débours et TVA inclus, subsidiairement au renvoi de la cause à l’APEA pour nouvelle décision, en tout état de cause à ce qu’il soit statué sans frais et à ce qu’une indemnité de dépens à la charge de l’Etat lui soit allouée. Elle expose, en résumé, qu’en raison du contexte, elle a dû préparer pendant deux heures, avec sa cliente, l’audience du 23 avril 2018. Après l’audience, elle a eu un entretien avec la même, pour discuter de la suite. Quelques temps plus tard, sa cliente l’avait contactée pour lui faire part de craintes de représailles du père envers l’enfant. Après quelques échanges et entretiens, il avait cependant été renoncé à demander des mesures provisionnelles. L’intervention de la mandataire envers la crèche avait pour but d’éviter que les responsables confient l’enfant au père si celui-ci se présentait. Ensuite, une requête formelle avait dû être préparée avec la cliente, ce qui avait aussi nécessité un examen juridique. Afin de compléter la requête, la mandataire a dû demander des renseignements au kinésiologue de l’enfant et au psychologue de la mère. Le but de ces échanges était de prouver l’instabilité et les troubles dont l’enfant et la mère souffraient du fait des agissements du père. La mandataire a en outre dû déposer une requête urgente, peu avant la seconde audience, en raison des nombreuses plaintes de la mère envers le père. De brefs entretiens avec la cliente, de 10 minutes chacun, ont été nécessaires avant et après cette seconde audience. Au cours de la procédure, la cliente a adressé de nombreux courriels à son avocate. Il a bien fallu 20 minutes – facturées à 90 francs l’heure – pour les déplacements entre l’étude et le tribunal, pour les deux audiences. Les heures mentionnées dans le relevé d’activité, pour 22h15 au total, étaient nécessaires à l’accomplissement du mandat, ceci même si le père n’a pas procédé. La présidente a excédé son pouvoir d’appréciation en réduisant l’activité indemnisable, n’a au surplus pas suffisamment motivé sa décision et a violé le droit de la recourante d’être entendue en ne lui donnant pas la possibilité de se déterminer par écrit sur l’ordonnance d’indemnisation envisagée. S’agissant des règles juridiques applicables, la recourante se réfère – curieusement – au code de procédure pénale et à la loi cantonale d’introduction audit code.
E. Informées le 27 août 2018 du recours, B.________ et la présidente de l’APEA n’ont pas procédé.
CONSIDERANT
1. Conformément à l'article 450 al. 1 CC, les décisions de l'APEA peuvent faire l'objet d'un recours devant le juge compétent. Le recours doit être dûment motivé et interjeté par écrit auprès du juge (art. 450 al. 3 CC). D'après l'article 43 OJN, la Cour des mesures de protection de l’enfant et de l’adulte (ci-après : CMPEA) connaît des recours contre les décisions rendues par l'APEA. Le recours peut être formé pour violation du droit, constatation fausse ou incomplète des faits pertinents et inopportunité de la décision (art. 450a al. 1 CC). La procédure devant la CMPEA est régie par les articles 450 à 450e CC et par le CPC (art. 24 de la loi concernant les autorités de protection de l'enfant et de l'adulte, LAPEA, RSN 213.32).
2. Interjeté en temps utile contre la décision rendue par la présidente l’APEA, dans les formes légales et par une personne ayant un intérêt juridique à l’annulation ou à la modification de cette décision, le recours est recevable (art. 450 al. 1 et 2 CC).
3. La CMPEA revoit la cause avec un plein pouvoir d’examen (art. 450a al. 1 CC).
4. a) La recourante se plaint d’une violation de son droit d’être entendue, du fait que la présidente de l’APEA ne l’a pas informée préalablement de la décision qu’elle envisageait de rendre, alors qu’elle a donné à la bénéficiaire de l’assistance judiciaire la possibilité de présenter des observations.
b) Le droit d'être entendu, garanti à l'art. 29 al. 2 Cst., comprend notamment le droit pour le justiciable de s'expliquer avant qu'une décision ne soit prise à son détriment, celui de fournir des preuves quant aux faits de nature à influer sur le sort de la décision, celui d'avoir accès au dossier, celui de participer à l'administration des preuves, d'en prendre connaissance et de se déterminer à leur propos (arrêt du TF du 08.03.2018 [6B_946/2017] cons. 1.1 ; ATF 142 II 218 cons. 2.3). Il s’agit d’une garantie de nature formelle, dont la violation entraîne en principe l'annulation de la décision attaquée, indépendamment des chances de succès du recours sur le fond ; sa violation peut cependant être réparée lorsque la partie lésée a la possibilité de s'exprimer devant une autorité de recours jouissant d'un plein pouvoir d'examen, en fait et en droit ; toutefois, une telle réparation doit rester l'exception et n'est admissible, en principe, que dans l'hypothèse d'une atteinte qui n'est pas particulièrement grave aux droits procéduraux de la partie lésée ; cela étant, une réparation de la violation du droit d'être entendu peut également se justifier, même en présence d'un vice grave, lorsque le renvoi constituerait une vaine formalité et aboutirait à un allongement inutile de la procédure, ce qui serait incompatible avec l'intérêt de la partie concernée à ce que sa cause soit tranchée dans un délai raisonnable (ATF 142 II 218 cons. 2.8.1).
c) La procédure à suivre pour la fixation de l’indemnité d’avocat d’office est réglée par la loi d’introduction du code de procédure civile (LI-CPC, RSN 251.1). L’article 16 LI-CPC prévoit qu’à la fin de l'instance, l'autorité saisie requiert du conseil juridique commis d'office tous renseignements complémentaires utiles à la fixation de sa rémunération (al. 1), que ces renseignements portent notamment sur les opérations donnant lieu à rémunération, avec l'indication du temps qui leur a été consacré, ainsi que sur les débours dont le remboursement est réclamé (al. 2) et que l’autorité saisie informe le conseil juridique commis d'office qu'à défaut d'obtenir ces renseignements, elle statuera au vu du dossier de la cause (al. 3). D’après l’article 17 LI-CPC, l'autorité saisie donne connaissance au bénéficiaire de l'assistance judiciaire des prétentions en rémunération formulées par le conseil juridique commis d'office, en lui impartissant un délai pour faire part de ses éventuelles observations. Ensuite, selon l’article 18 LI-CPC, l'autorité saisie fixe la rémunération du conseil juridique commis d'office dans une décision sommairement motivée (al. 1) et la décision est notifiée au conseil juridique commis d'office, au bénéficiaire de l'assistance judiciaire ainsi qu'au département (al. 2).
d) En l’espèce, la CMPEA ne voit pas en quoi le droit de la recourante d’être entendue aurait été violé. Il appartenait à la recourante, qui a déposé spontanément son mémoire d’activité, de fournir les renseignements utiles à la fixation de son indemnité (art. 16 al. 1 et 2 LI-CPC). Ensuite, la possibilité a été donnée à la bénéficiaire de l’assistance de faire part de ses observations éventuelles, conformément à l’article 17 LI-CPC. La bénéficiaire n’a pas réagi, de sorte qu’aucun élément nouveau, sur lequel la recourante aurait dû pouvoir se déterminer, n’a été ajouté au dossier après le dépôt par elle-même de son mémoire d’activité. La loi n’exige pas de l’autorité qu’elle rende l’avocat d’office attentif à d’éventuelles lacunes dans ses explications. Elle peut le faire, mais si elle s’en abstient et en l’absence d’observations de la part du bénéficiaire de l’assistance, elle ne viole pas le droit de l’avocat d’office d’être entendu si elle statue sur la base du mémoire déposé. Le recours est mal fondé. De toute manière, un vice éventuel pourrait ici être réparé en procédure de recours, dans la mesure où la CMPEA dispose d’un plein pouvoir d’examen et où un renvoi de la cause ne constituerait qu’une vaine formalité.
5. a) La recourante reproche aussi à la première juge de n’avoir pas suffisamment motivé sa décision.
b) La jurisprudence a déduit du droit d'être entendu le devoir pour le juge de motiver sa décision, afin que le justiciable puisse la comprendre, la contester utilement s'il y a lieu et exercer son droit de recours à bon escient. Pour répondre à ces exigences, le juge doit mentionner, au moins brièvement, les motifs qui l'ont guidé et sur lesquels il a fondé sa décision, de manière à ce que l'intéressé puisse se rendre compte de la portée de celle-ci et l'attaquer en connaissance de cause. Il n'a toutefois pas l'obligation d'exposer et de discuter tous les faits, moyens de preuve et griefs invoqués par les parties, mais peut au contraire se limiter à l'examen des questions décisives pour l'issue du litige (arrêt du TF du 15.06.2018 [5D_265/2017] cons. 3.1, qui se réfère notamment à l’ATF 141 V 557 cons. 3.2.1).
c) Comme déjà rappelé plus haut, l’article 18 al. 1 LI-CPC prévoit que l'autorité saisie fixe la rémunération du conseil juridique commis d'office dans une décision sommairement motivée.
d) En l’espèce, la décision est suffisamment motivée : la première juge a implicitement admis la majorité des heures d’activité mentionnées dans le mémoire d’activité de la recourante. Sur les points jugés litigieux de ce mémoire, elle a motivé sa décision de façon sommaire, conformément à l’article 18 al. 1 LI-CPC, sa motivation permettant à la recourante de comprendre les raisons pour lesquelles la juge considérait qu’une certaine partie de l’activité alléguée n’entrait pas dans le cadre de ce qui était nécessaire à la défense des intérêts de la bénéficiaire de l’assistance et donc indemnisable au titre de l’assistance judiciaire. La décision entreprise reprend poste par poste les activités mentionnées dans le mémoire et qui ont été jugées inutiles ou exagérées. La recourante pouvait comprendre que la présidente de l’APEA estimait que, dans une affaire de ce genre, où l’adverse partie ne procédait pas, les heures d’entretien avec la cliente auraient dû être moins nombreuses, que la cliente pouvait remplir elle-même la formule d’assistance judiciaire, que des contacts avec des tiers n’étaient pas nécessaires, que du temps ne pouvait pas être compté pour la prise de connaissance de courriers envoyés par la cliente, que la faible distance entre l’étude de la mandataire et le tribunal ne justifiait pas une indemnisation pour du temps de déplacement et que la rédaction de la requête et de son complément ne justifiait pas le nombre d’heures avancé. Le recours est mal fondé sur ce point également.
6. a) La recourante estime que l’indemnité réclamée aurait dû lui être accordée, sans déduction.
b) Selon la jurisprudence fédérale (arrêt du TF du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.3, avec des références), pour fixer la quotité de l'indemnité d’avocat d’office, le juge doit tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés particulières que celle-ci peut présenter en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre des conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée. En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte. Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d'une part revoir le travail allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur ; d'autre part, il peut également refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. L'avocat d'office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral. Il doit cependant bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du travail qu'il doit consacrer à l'affaire.
c) L’article 15 LI-CPC stipule que le conseil juridique commis d'office a droit à une rémunération équitable calculée selon le tarif arrêté par le Grand Conseil, sur proposition du Conseil d'Etat (al. 1) et que ce tarif est établi par décret (al. 2). Le décret fixant le tarif des frais, des émoluments de chancellerie et des dépens en matière civile, pénale et administrative (TFrais, RSN 164.1), prévoit, pour le canton de Neuchâtel, que la rémunération du conseil d’office est calculée à 180 francs de l’heure, TVA non comprise, ou 110 francs de l’heure si le mandat est assumé par un avocat-stagiaire (art. 55 al. 1 et 2 TFrais). Ce tarif horaire est réduit de 50 % pour le temps consacré aux déplacements (art. 55 al. 2bis TFrais). Les frais de ports, de copies et de téléphones sont indemnisés selon les frais effectifs ou forfaitairement à raison de 10% de la rémunération (art. 57 TFrais). La TVA est ensuite ajoutée, le cas échéant.
d) En l’espèce, le temps d’entretien avec la cliente a été réduit, par la première juge, à 2h00 au lieu de 05h05, en tenant compte de l’enjeu de la procédure, de sa difficulté et de sa durée. Il est toujours difficile d’évaluer le temps véritablement nécessaire pour des activités de ce genre, mais le fait est que la procédure ne présentait pas de difficultés particulières, que la situation était claire, que l’adverse partie n’a pas procédé (sinon par la requête commune, déposée avant l’intervention de tout mandataire) et qu’il n’y a eu que deux audiences. Il appartient en effet au mandataire d’office de limiter, dans la mesure du possible, le temps consacré à la cause, si nécessaire en rappelant à son client qu’il ne peut pas lui accorder tout le temps qui pourrait être souhaité par celui-ci pour des entretiens. Dans ces conditions, la réduction opérée ne prête pas le flanc à la critique.
e) Rien au dossier ne permet de penser que la cliente n’aurait pas pu remplir elle-même la formule d’assistance judiciaire. Elle avait visiblement rédigé elle-même la requête commune du 30 janvier 2018 et a un travail régulier comme éducatrice de la petite enfance. Remplir une formule de ce genre ne pouvait pas présenter de difficultés pour elle. La réduction de 30 minutes pour ce poste est ainsi justifiée.
f) Les prises de connaissance, pour 45 minutes, de courriers de la cliente n’ont pas du tout été retenues. On peut admettre que la cliente a effectivement adressé des courriers à son avocate d’office et que cette dernière ne pouvait pas simplement les ignorer. Un certain temps aurait dû être compté pour cela.
g) Dans son recours, la mandataire a expliqué pourquoi des contacts avec des tiers – crèche, kinésithérapeute de l’enfant, psychologue de la mère – avaient été nécessaires. La première juge avait entièrement retranché ce poste, pour 120 minutes. La CMPEA admet que quelques contacts étaient utiles à la défense des intérêts de la cliente, afin que celle-ci puisse présenter la situation d’une manière adéquate.
h) Il se justifie de ne pas compter de temps pour le déplacement aux audiences : l’étude de la mandataire, n’est séparée du tribunal que par quelques dizaines de mètres et un avocat ne peut pas sérieusement prétendre à une indemnisation pour quelques dizaines de secondes de marche.
i) Le temps allégué pour la rédaction de la requête et de son complément, compté par la recourante pour 4h30, a été réduit à 3h00, ce qui a été considéré par la première juge comme la limite maximale pour rédiger de tels documents. La CMPEA ne considère pas que cette appréciation serait critiquable. En effet et comme déjà rappelé, la situation était relativement claire, en présence d’un père qui se désintéressait de son enfant et de la procédure. La requête n’a pas nécessité de recherches juridiques spéciales et reposait sur des faits assez faciles à alléguer et établir (du temps sera compté pour les démarches nécessaires à établir les faits, cf. ci-dessous). Par ailleurs, le dépôt d’une nouvelle requête le vendredi 22 juin 2018, trois jours avant l’audience fixée au lundi 25 juin 2018, ne présentait guère d’utilité : les arguments pouvaient être présentés oralement en audience, en quelques minutes.
e) Il y a ainsi deux postes pour lesquels la présidente de l’APEA n’a rien compté, alors qu’une certaine activité était justifiée. La recourante compte respectivement 45 et 120 minutes pour ces postes. C’est trop, compte tenu, encore une fois, de la relative simplicité de la cause et des démarches à entreprendre. On n’ajoutera donc qu’une heure au total retenu en première instance. Cela amène à une activité nécessaire de 15 heures, ce qui correspond, à 180 francs l’heure, à 2'700 francs, à quoi il faut ajouter les 49.60 francs de frais allégués et la TVA à 7,7 %, soit 211.70 francs. L’indemnité globale sera donc fixée à 2'961.30 francs.
7. Dès lors, le recours doit être partiellement admis. En matière d’assistance judiciaire, seule la procédure de requête tombe sous le coup de l'article 119 al. 6 CPC et est ainsi en principe gratuite, au contraire de la procédure de recours (ATF 137 III 470 cons. 6). Les frais de la procédure de recours seront mis à la charge de la recourante dans la mesure où elle n’obtient pas gain de cause, soit à raison des 9/10. Il n’y a pas lieu d’allouer des dépens, la recourante ayant agi pour son propre compte.
Par ces motifs, la Cour des mesures
de protection de l'enfant et de l'adulte
1. Admet partiellement le recours.
2. Annule l’ordonnance rendue le 16 août 2018 par la présidente de l’Autorité de protection de l’enfant et de l’Adulte du Littoral et du Val-de-Travers.
3. Fixe à 2'961.30 francs, frais, débours et TVA inclus, l’indemnité d’avocate d’office due à Me X.________ pour la défense des intérêts de B.________.
4. Arrête les frais de la procédure de recours à 500 francs et les met pour 450 francs à la charge de la recourante, le solde étant laissé à la charge de l’Etat.
Neuchâtel, le 2 octobre 2018