A. a) Le 22 février 2018, la PPE, agissant par son administratrice A.________ Sàrl, a ouvert action devant le tribunal civil contre les époux X1________ et X2________. Elle alléguait que ces derniers, copropriétaires, n’avaient jamais payé leur part des charges de la copropriété. Elle concluait à ce que l’inscription d’hypothèques légales soit ordonnée et que les époux X1________ et X2________ soient condamnés à lui verser les sommes de 29'391.05 francs et 24'795.70 francs, dans les deux cas plus intérêts.
b) Dans leur réponse du 27 juin 2018, les défendeurs ont conclu au rejet de la demande, subsidiairement à la réduction du montant dû, selon conclusions à prendre en cours d’instance.
c) La demanderesse a requis, le 28 septembre 2018, la suspension de la procédure. Le 28 septembre 2018, les défendeurs ont conclu au rejet de la requête de suspension.
d) Le 1er novembre 2018, le tribunal civil a interpellé les parties sur la question de la recevabilité de la demande. En effet, cette dernière émanait de la société administratrice, au nom de la PPE, de sorte que la question se posait de l’absence d’autorisation préalable, émanant de l’assemblée des copropriétaires et en faveur de l’administratrice, au sens de l’article 712t CC.
e) Par courrier du 15 novembre 2018, la demanderesse a en substance indiqué qu’elle ne contestait pas qu’au moment du dépôt de la demande, l’autorisation préalable de procéder n’existait pas. Une assemblée générale s’était tenue le 3 juillet 2018, dont le but était d’obtenir une autorisation formelle pour l’administratrice d’agir comme cela avait été fait le 22 février 2018. Les défendeurs avaient agi en contestation des décisions de l’assemblée générale. Une procédure était en cours.
f) Le 3 décembre 2018, les défendeurs ont invoqué que l’autorisation prévue à l’article 712t CC devait être donnée avant l’ouverture de l’action au fond, ce qui n’avait pas été le cas.
C. Par jugement du 4 février 2019, le tribunal civil a déclaré irrecevable la demande déposée par A.________ Sàrl au nom de la PPE (ch. 1 du dispositif), arrêté les frais de justice à 1'000 francs et mis ceux-ci à la charge de A.________ Sàrl (ch. 2) et condamné cette dernière à verser aux époux X1________ et X2________l une indemnité de dépens de 2'000 francs (ch. 3). Il a constaté que la société administratrice avait agi sans pouvoir de représentation. En l’absence de mémoire d’honoraires, il a fixé les dépens en tenant compte d’une valeur litigieuse de plus de 50'000 francs, d’une procédure réduite en raison du prononcé d’irrecevabilité de la demande, d’échanges d’écritures relativement simples, de la connaissance du dossier par les parties et leurs mandataires en raison d’un conflit répétitif sur les mêmes bases tant factuelles que juridiques et de l’absence d’audience. L’indemnité de 2'000 francs a été qualifiée de réduite.
D. Le 8 mars 2019, X1________ et X2________l recourent contre ce jugement, en concluant à la réforme du ch. 3 de son dispositif et à ce que l’indemnité de dépens soit fixée à 4'738 francs, frais et TVA compris, subsidiairement à l’annulation du jugement et au renvoi de la cause au tribunal civil pour nouvelle décision. Ils exposent, en bref, que le montant des dépens peut aller, selon le tarif neuchâtelois, jusqu’à 17'770.50 francs, TVA comprise, pour une valeur litigieuse de 50 à 100’000 francs, dans les affaires qui ne sont pas particulièrement complexes. Les dépens fixés à 2'000 francs correspondent à environ 13 % du maximum. Ils ne comprennent ni les frais forfaitaires, ni la TVA. L’affaire ne peut pas être qualifiée de simple. La réponse comprend 11 pages en petits caractères et contient 58 allégués correspondant aux nombreux points de désaccord sur le fond. Le tribunal civil ne pouvait pas affirmer qu’il y avait d’autres dossiers concernant les mêmes parties, les dossiers distincts n’ayant pas été versés à la procédure et portant sur des faits différents. Il est vrai qu’il n’y a pas eu d’audience, mais des procédures incidentes ont porté sur la suspension et l’irrecevabilité de la demande. Même en tenant compte largement des motifs de réduction, des dépens d’au moins 4'000 francs, soit 4'738 francs en comptant les frais et la TVA, doivent être accordés. En tenant compte d’un tarif horaire de l’avocat de 400 francs, habituel pour une telle valeur litigieuse, la somme de 1'671.30 francs (soit 2'000 francs, moins les frais et la TVA) correspond à 4h10 de travail, temps à l’évidence insuffisant pour mener une telle procédure. Même le montant revendiqué, soit 4'000 francs et correspondant à 10 heures de travail, est insuffisant.
E. Le 14 mars 2019, la première juge a indiqué qu’elle n’avait pas d’observations à formuler sur le recours.
F. Par courrier du 12 avril 2019, le mandataire des intimées a demandé une prolongation du délai de réponse. Il lui a été répondu le 15 du même mois qu’une prolongation n’était pas possible, s’agissant d’un délai légal (art. 144 al. 1 CPC). Les intimés n’ont pas déposé d’observations, dans le délai légal ou même après.
G. Après quelques hésitations, l’Autorité de recours en matière civile (ci-après : ARMC) a été déclarée compétente pour connaître du recours.
CONSIDERANT
1. Selon l'article 319 CPC, le recours est recevable contre les décisions finales, incidentes et provisionnelles de première instance qui ne peuvent faire l'objet d'un appel (let. a), les autres décisions et ordonnances d'instruction de première instance (let. b) dans les cas prévus par la loi (ch. 1) ou lorsqu'elles peuvent causer un préjudice difficilement réparable (ch. 2), ou le retard injustifié du tribunal (let. c). L’article 110 CPC prévoit que les décisions sur frais et dépens ne peuvent être attaquées que par un recours. Les recourants contestent uniquement le montant fixé pour les dépens par la décision entreprise. Déposé dans les formes et délai légaux, le recours est ainsi recevable.
2. a) Les dépens sont une indemnité de procédure mise à la charge d’un plaideur en faveur de l’autre pour le dédommager des dépenses ou du manque à gagner que lui a occasionné le procès (Tappy, in : CR CPC, 2ème éd., n. 21 ad art. 95). L’article 95 al. 3 let. b CPC vise en particulier le défraiement d’un mandataire professionnel et on prend en principe en considération l’entier des frais liés à la consultation d’un avocat (idem, op. cit., n. 30 ad art. 95). Cependant, la loi prévoit également que les cantons fixent le tarif des frais (art. 96 CPC). Le canton de Neuchâtel a fait usage de cette possibilité, en prévoyant que les honoraires sont proportionnés à la valeur litigieuse (art. 60 al. 1 TFrais, RSN 164.1) et qu’ils sont fixés dans les limites du tarif, en fonction du temps nécessaire à la cause, de sa nature, de son importance, de sa difficulté, du résultat obtenu et de la responsabilité encourue par le représentant (art. 60 al. 2 TFrais).
b) L’article 61 TFrais détermine un barème, en fonction – précisément – de la valeur litigieuse ; pour une valeur litigieuse comprise entre 50'000 et 100'000 francs, les honoraires sont de 15'000 francs au plus. Les honoraires peuvent être augmentés si la cause a nécessité un travail particulier, notamment lorsque les moyens de preuve ont été longs et difficiles à réunir ou à coordonner, que le dossier a pris une ampleur considérable, que les questions de fait ou de droit ont été spécialement compliquées, que le représentant a assisté plusieurs parties ou que son client était opposé à plusieurs parties (art. 63 al. 1 TFrais). Ces honoraires peuvent être réduits si la procédure ne s’est pas terminée par un jugement ou une décision au fond, notamment en cas d’irrecevabilité (art. 63 al. 3 TFrais). Au montant des honoraires, on ajoute la TVA (art. 61 TFrais), les frais de déplacement effectifs (art. 64 TFrais) et les autres frais, comptés selon les frais effectifs ou forfaitairement à raison de 10 % des honoraires (art. 65 TFrais).
c) D’après l’article 105 al. 2 CPC, le tribunal fixe les dépens selon le tarif et les parties peuvent produire une note de frais. La production d’une note de frais est facultative (Tappy, op. cit., n. 17 ad art. 105). A défaut de note d’honoraires, l’autorité saisie fixe les dépens sur la base du dossier (art. 66 al. 2 TFrais).
3. a) Dans le cadre du recours des articles 319 ss CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l'angle de l'arbitraire et son pouvoir d'examen se recoupe avec celui du Tribunal fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (art. 320 let. b CPC; cf. Jeandin, in : CR CPC, 2ème éd., n. 5 et 6 ad art. 320, avec les références). En matière d’appréciation des preuves et d’établissement des faits, il n’y a arbitraire que lorsque l’autorité ne prend pas en compte, sans aucune raison sérieuse, un élément de preuve propre à modifier la décision, se trompe manifestement sur son sens et sa portée ou encore, en se fondant sur les éléments recueillis, en tire des conclusions insoutenables (ATF 140 III 264 cons. 2.3 ; cf. aussi arrêt du TF du 03.04.2017 [4A_567/2016] cons. 2.1). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation, mais aussi dans son résultat (ATF 142 II 369 cons. 4.3). Il ne suffit pas qu'une autre solution paraisse concevable, voire préférable (idem et arrêt du TF du 25.07.2017 [5A_461/2017] cons. 2.1). L'ARMC n'a donc pas à substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge, mais elle revoit par contre librement les questions de droit.
b) Le juge dispose d’un large pouvoir d’appréciation dans la fixation du montant des dépens, dans le cadre du tarif (arrêt du TF du 25.03.2019 [5A_888/2018] cons. 3.1.1). Ce pouvoir n’est limité que par l’interdiction de l’arbitraire, en ce sens notamment qu’il faut que le montant global alloué ne soit pas manifestement insoutenable (cf., par analogie, arrêts du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.2 et du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.1).
c) La détermination du nombre d’heures nécessaire à l’accomplissement d’un mandat relève du fait, que l’ARMC ne revoit dès lors qu’en cas de constatation manifestement inexacte, soit d’arbitraire au sens rappelé ci-dessus (art. 320 let. b CPC ; cf. notamment les arrêts de l’ARMC du 21.06.2018 [ARMC.2018.31] cons. 7f, du 13.11.2017 [ARMC.2017.75] cons. 2e et du 02.12.2016 [ARMC.2016.71] cons. 5b).
4. En l’espèce, les recourants n’ont pas produit de note d’honoraires devant le tribunal civil. Celui-ci devait donc fixer les dépens sur la base du dossier. La valeur litigieuse est d’un peu plus de 50'000 francs, ce qui permettait en principe d’allouer des dépens jusqu’à 15'000 francs, sans compter la TVA et les frais. Il n’y avait pas lieu d’envisager une augmentation, au sens de l’article 63 al. 1 TFrais, dans la mesure où la cause n’a pas nécessité un travail particulier : il n’y a pas eu d’administration de preuves, sinon le dépôt de pièces littérales, le dossier n’a pas pris une ampleur considérable, les questions de fait et de droit qui se posaient a priori n’avaient rien de spécialement compliqué et la procédure et les incidents de procédure ont été limités. Par ailleurs, la procédure s’étant terminée par un jugement d’irrecevabilité, c’est à bon droit que la première juge a retenu qu’il y avait lieu de fixer une indemnité réduite (art. 63 al. 3 TFrais). Comme l’a relevé le tribunal civil, les échanges d’écritures ont été relativement simples, dans la mesure où il s’agissait de discuter la responsabilité des recourants pour des charges de copropriété, dans des mémoires d’une ampleur assez moyenne, et où il n’y a eu ni réplique, ni duplique. Il n’y a pas eu d’audience. Les déterminations des recourants au sujet de la requête de suspension déposée par l’adverse partie ont été assez succinctes, comme l’ont été leurs observations en rapport avec l’irrecevabilité de la demande. Les mêmes parties s’étaient déjà opposées antérieurement dans le cadre de litiges de même nature, ce qui impliquait que les problèmes de base étaient connus d’elles-mêmes et de leurs mandataires. Même si les dossiers de procédures antérieures n’ont pas été pas produits, rien n’empêchait la première juge de le constater, sur la base de sa connaissance personnelle de ces procédures. L’ARMC a d’ailleurs elle-même eu récemment à traiter d’un recours opposant les mêmes parties, assistées des mêmes mandataires, sur la répartition des frais judiciaires et dépens, après qu’une demande de la PPE relative à des charges de copropriété avait été déclarée irrecevable en raison de l’absence de pouvoir de représentation, déjà (arrêt de l’ARMC du 17.08.2018 [ARMC.2018.51]). Au surplus, l’indemnité de 2'000 francs accordée par le tribunal civil correspond – frais et TVA inclus - à6à7 heures de travail à 270 francs, tarif horaire en général retenu par les autorités judiciaires neuchâteloises. Il n’y a là en tout cas rien d’arbitraire, pour un dossier d’une ampleur assez réduite. La décision entreprise n’est dès lors pas manifestement insoutenable, que ce soit dans sa motivation ou dans son résultat.
4. Il résulte de ce qui précède que le recours doit être rejeté. Les frais judiciaires de la procédure de recours, arrêtés à 600 francs, seront mis à la charge des recourants (art. 106 CPC). Il n’y a pas lieu à octroi de dépens pour la procédure de recours, les intimés n’ayant pas procédé autrement que pour demander – sans succès – une prolongation du délai de réponse.
Par ces motifs, L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIERE CIVILE
1. Rejette le recours.
2. Met les frais de la procédure de recours, arrêtés à 600 francs, à la charge des recourants, qui les ont avancés.
3. Dit qu’il n’y a pas lieu à octroi de dépens.
Neuchâtel, le 4 juin 2019
Art. 95 CPC
Définitions
1 Les frais comprennent:
a. les frais judiciaires;
b. les dépens.
2 Les frais judiciaires comprennent:
a. l'émolument forfaitaire de conciliation;
b. l'émolument forfaitaire de décision;
c. les frais d'administration des preuves;
d. les frais de traduction;
e. les frais de représentation de l'enfant (art. 299 et 300).
3 Les dépens comprennent:
a. les débours nécessaires;
b. le défraiement d'un représentant professionnel;
c. lorsqu'une partie n'a pas de représentant professionnel, une indemnité équitable pour les démarches effectuées, dans les cas où cela se justifie.
Art. 96 CPC
Tarif
Les cantons fixent le tarif des frais.
Art. 105 CPC
Fixation et répartition des frais
1 Les frais judiciaires sont fixés et répartis d'office.
2 Le tribunal fixe les dépens selon le tarif (art. 96). Les parties peuvent produire une note de frais.