A. Le 14 décembre 2016, Me X.________, agissant au nom et par mandat de A.________, a déposé contre le mari de cette dernière une requête de mesures protectrices de l’union conjugale, devant le tribunal civil, en demandant l’assistance judiciaire. Cette procédure portait sur l’autorisation donnée aux parties de vivre séparées, l’attribution du logement familial et de la garde sur les enfants, la fixation d’un droit de visite, la fixation de contributions d’entretien, le paiement éventuel d’une provisio ad litem et subsidiairement l’assistance judiciaire. Le mari avait quitté le domicile conjugal en septembre 2016 et, depuis lors, ne se souciait apparemment pas de sa famille.
B. Par ordonnance du 23 janvier 2017, le tribunal civil a accordé l’assistance judiciaire à la requérante. Il a demandé une enquête sociale à l’Office de protection de l’enfant. Une audience a eu lieu le 23 janvier 2017, à laquelle le requis a fait défaut. Le tribunal civil a été saisi de trois requêtes de mesures superprovisionnelles et provisionnelles, déposées les 5 avril, 29 mai et 6 juin 2017, sur lesquelles il a statué (blocage d’un compte bancaire, interdiction faite à une assurance, puis à une société de leasing de verser des fonds au requis). Le requis a aussi fait défaut à l’audience du 22 mai 2017. Il a finalement constitué un mandataire en juin 2017. Les parties ont déposé des observations et des pièces. A l’audience du 11 septembre 2017, à laquelle le mandataire du requis a comparu sans son client, une convention a été passée, sous réserve de signature du requis. Ce dernier a ensuite refusé de ratifier la convention, ce dont le tribunal civil a été avisé le 12 décembre 2017. Par ordonnance du 25 janvier 2018, le tribunal civil a statué sur les questions en litige ; il a notamment mis les frais de procédure à la charge du requis et condamné le même à verser à la requérante une indemnité de dépens de 7'456.70 francs, sous réserve des règles de l’assistance judiciaire ; l’ordonnance constatait que Me X.________ avait déposé quatre mémoires d’honoraires, se montant au total à 8'650.10 francs, que ces mémoires portaient sur des périodes qui se chevauchaient et représentaient une activité de 40,1925 heures, soit 13'369 francs au tarif de 280 francs l’heure, qu’une telle rémunération excédait manifestement les honoraires habituels pour une affaire de mesures protectrices de l’union conjugale sans particularité et que le total des heures d’avocat devait être arrondi à 22,416 heures.
C. Le 25 janvier 2018, le tribunal civil a invité Me X.________ à déposer un mémoire final de ses honoraires, en vue de la fixation de son indemnité d’avocate d’office. Le mémoire a été produit le 29 janvier 2018 ; il faisait état d’une activité globale de 42h10 et était chiffré à 6'504.25 francs. Le 12 février 2018, le tribunal civil a invité la mandataire à lui faire part d’observations en rapport avec l’activité alléguée, en établissant un décompte de ce qui lui paraissait justifié. Les observations ont été déposées le 8 mars 2018, la mandataire reprenant les divers postes discutés.
D. Par ordonnance du 15 mars 2018, le tribunal civil a fixé à 5'060.90 francs, y compris frais, débours et TVA, l’indemnité due à Me X.________, sous déduction des acomptes de 2'925.45 francs et 3'871.40 francs déjà versés (solde à restituer à l’Etat : 1'735.95 francs). En résumé, il a considéré que, pour la défense de ses intérêts, l’épouse avait obtenu à deux reprises des mesures superprovisionnelles, mais que pour le reste, le dossier ne présentait pas de difficultés particulières. L’activité alléguée, de 42h10, était disproportionnée par rapport à la nature et à la difficulté de la cause. Il fallait d’abord retrancher les activités non strictement liées au mandat (des courriels à une tierce personne, un poste « rectification », un courriel à une traductrice, des activités entre le 5 et le 15 janvier 2018 et un courriel aux services sociaux), ce qui ramenait déjà le nombre d’heures à 39h30. Ensuite, il convenait d’enlever quelques autres postes, soit en particulier des feuilles de transmission. Les relations entre l’avocate et sa cliente représentaient 13h20, en cumulant les entretiens directs, la correspondance et les envois de courriels, ce qui était trop important eu égard à la nature et à l’importance de la cause ; le premier juge a retranché 6h25 pour ces postes. Les 12h45 alléguées pour la rédaction étaient aussi exagérées et il fallait en retrancher une heure. Les postes d’études du dossier, de recherches juridiques et de préparations d’audiences, soit 7h25, devaient être compris dans les tâches déjà comptabilisées et ne pouvaient donc pas être retenus. Le temps d’audience a été admis intégralement, mais une heure a été retranchée en rapport avec diverses activités, soit des correspondances au tribunal et à des tiers en relation avec les audiences. Le total admissible se montait donc à 23h40, durée utile à la nature de la cause, en fonction de sa difficulté. Le tribunal civil a ajouté 10 % pour les débours et 8 % pour la TVA.
E. Le 29 mars 2018, Me X.________ recourt contre cette ordonnance, en concluant principalement à son annulation, à ce qu’il soit dit qu’aucune restitution à l’Etat ne doit intervenir et, partant, à ce que l’indemnité d’avocate d’office soit fixée à 6'504.25 francs, frais, débours et TVA compris, subsidiairement à l’annulation de l’ordonnance et au renvoi de la cause en première instance, en tout état de cause sous suite de frais judiciaires et dépens. En résumé, elle expose qu’avant l’audience du 23 janvier 2016, à laquelle le requis n’a pas comparu, elle avait dû faire des démarches conséquentes pour pouvoir déposer des pièces de nature à établir les revenus du mari. Ensuite, la recourante a dû correspondre avec sa cliente pour découvrir où le requis habitait. Les avances de contributions d’entretien ont cessé, de sorte qu’il a fallu trouver les moyens de subvenir à l’entretien des enfants. Pour le dépôt d’une requête de mesures superprovisionnelles, la mandataire a dû avoir de nouveaux échanges avec sa cliente, afin de déterminer quels étaient les avoirs du requis. Ce dernier ne s’est à nouveau pas présenté à l’audience du 22 mai 2017. Une seconde requête de mesures superprovisionnelles a dû être déposée, la requérante ayant appris que la voiture de son mari avait été accidentée et que le requis aurait éventuellement une créance contre l’assurance suite à cet événement. Le requis n’a jamais renseigné la requérante sur sa situation financière et la requérante a dû procéder elle-même à des recherches à ce sujet. Les documents ont régulièrement été transmis au tribunal civil, via la mandataire. Il a fallu ensuite déposer une troisième requête de mesures superprovisionnelles. Une audience a été fixée au 3 juillet 2017, mais a été renvoyée alors que des démarches avaient été faites pour la préparer. En août 2017, le requis s’est installé au Portugal et il a fallu de nouveaux échanges entre la mandataire et sa cliente pour déterminer ses nouvelles sources de revenus. Au Portugal, le requis a introduit une procédure pour obtenir la garde de ses enfants, ce qui a généré des démarches supplémentaires auprès des autorités portugaises. La recourante a ensuite encore été appelée à déposer des observations finales, le 18 décembre 2017. L’activité invoquée est donc justifiée et le premier juge a constaté les faits de manière manifestement inexacte et incomplète. Le tribunal civil a admis la majorité des conclusions de la requérante. Le travail effectué par la mandataire de cette dernière était donc non seulement nécessaire, mais a été efficace. Les activités qualifiées d’inutiles par le premier juge ne l’étaient pas, s’agissant des démarches effectuées pour empêcher les autorités portugaises de statuer sur la même cause. La durée des échanges entre l’avocate et sa cliente s’explique par la transmission régulière de documents par cette dernière, documents qui ont été utiles. La procédure a nécessité trois audiences, à intervalles de plusieurs mois et dont les objets étaient différents.
F. Le 3 avril 2018, le recours a été transmis pour observations au premier juge et à A.________. Le premier a indiqué le 9 avril 2018 qu’il n’avait pas d’observations à formuler et la seconde n’a pas procédé.
CONSIDÉRANT
1. L'article 319 CPC prévoit que le recours est recevable contre les décisions finales, incidentes et provisionnelles de première instance qui ne peuvent faire l'objet d'un appel (let. a), contre les autres décisions et ordonnances d'instruction de première instance dans les cas prévus par la loi (let. b ch. 1) ou lorsqu'elles peuvent causer un préjudice difficilement réparable (let. b ch. 2) et contre le retard injustifié du tribunal (let. c).
2. L’ordonnance entreprise est une décision fixant une indemnité d’avocat d’office, qui peut être attaquée séparément par un recours, au sens de l’art. 110 CPC, la partie assistée et le conseil juridique disposant d’un droit de recours au sujet de la rémunération accordée (Tappy, in : CPC commenté, n. 21 et 22 ad art. 122). Le recours est donc dirigé contre une décision susceptible de recours, par une personne ayant qualité pour recourir. Il a été déposé par un écrit motivé et dans le délai légal (art. 321 al. 1 et 2 CPC). Il est donc recevable à cet égard.
3. a) Le conseil d’office a droit à une indemnité équitable, versée par le canton, quand la partie qu’il représente succombe ou, en cas de gain du procès, si les dépens ne peuvent être obtenus de la partie adverse ou ne le seront vraisemblablement pas (art. 122 CPC).
b) Selon la jurisprudence (arrêt du TF du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.3, avec des références), pour fixer la quotité de l'indemnité d’avocat d’office, le juge doit tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés particulières que celle-ci peut présenter en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre des conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée. En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte. Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d'une part revoir le travail allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur ; d'autre part, il peut également refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. L'avocat d'office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral. Il doit cependant bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du travail qu'il doit consacrer à l'affaire.
c) Dans le canton de Neuchâtel, la rémunération du conseil d’office est calculée à 180 francs de l’heure, TVA non comprise, ou 110 francs de l’heure si le mandat est assumé par un avocat-stagiaire (art. 55 al. 1 et 2 TFrais, RSN 164.1). Les frais de ports, de copies et de téléphones sont indemnisés selon les frais effectifs ou forfaitairement à raison de 10% de la rémunération (art. 57 TFrais). La TVA est ensuite ajoutée, le cas échéant.
d) Dans le cadre du recours des articles 319 ss CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l'angle de l'arbitraire et son pouvoir d'examen se recoupe avec celui du Tribunal fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (art. 320 let. b CPC; cf. Jeandin, in : CPC commenté, n. 5 et 6 ad art. 320, avec les références). En matière d’appréciation des preuves et d’établissement des faits, il n’y a arbitraire que lorsque l’autorité ne prend pas en compte, sans aucune raison sérieuse, un élément de preuve propre à modifier la décision, se trompe manifestement sur son sens et sa portée ou encore, en se fondant sur les éléments recueillis, en tire des conclusions insoutenables (ATF 140 III 264 cons. 2.3 ; cf. aussi arrêt du TF du 03.04.2017 [4A_567/2016] cons. 2.1). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation, mais aussi dans son résultat (ATF 142 II 369 cons. 4.3). Il ne suffit pas qu'une autre solution paraisse concevable, voire préférable (idem et arrêt du TF du 25.07.2017 [5A_461/2017] cons. 2.1). L'Autorité de recours en matière civile (ci-après : ARMC) n'a donc pas à substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge, mais elle revoit par contre librement les questions de droit.
e) Plus spécifiquement, en matière d’assistance judiciaire, la jurisprudence fédérale (arrêt du TF du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.1) retient que le juge dispose d'un large pouvoir d'appréciation dans la fixation de l'indemnité du défenseur d'office. L’autorité supérieure n'intervient qu'en cas d'arbitraire. Tel est le cas lorsque la décision repose sur une appréciation insoutenable des circonstances, est incompatible avec les règles du droit et de l'équité, omet de prendre en considération tous les éléments propres à fonder la décision ou, au contraire, tient compte de critères dénués de pertinence. L’autorité supérieure doit faire preuve de réserve lorsque l'autorité inférieure estime exagérés le temps ou les opérations déclarés par l'avocat d'office, car il lui appartient de juger de l'adéquation entre les activités déployées par ce dernier et celles qui sont justifiées par l'accomplissement de sa tâche. Enfin, il ne suffit pas que l'autorité inférieure ait apprécié de manière erronée un poste de l'état de frais ou qu'elle se soit fondée sur un argument déraisonnable ; encore faut-il que le montant global alloué à titre d'indemnité se révèle arbitraire.
f) La détermination du nombre d’heures nécessaire à l’accomplissement du mandat relève du fait, que l’ARMC ne revoit dès lors qu’en cas de constatation manifestement inexacte, soit d’arbitraire au sens rappelé ci-dessus (art. 320 let. b CPC ; cf. notamment les arrêts de l’ARMC du 13.11.2017 [ARMC.2017.75] cons. 2e et du 02.12.2016 [ARMC.2016.71] cons. 5b).
4. a) En l’espèce, la recourante a droit, sur le principe, à une indemnité à la charge du canton pour l’ensemble de la procédure en cause.
b) La motivation du recours est pour l’essentiel appellatoire. Elle ne démontre pas en quoi le raisonnement du premier juge serait non seulement erroné, mais aussi arbitraire, au sens de la jurisprudence rappelée plus haut. Sur les chiffres à retenir pour l’activité déployée, pour les différents postes litigieux, la recourante se contente d’opposer son interprétation des faits à celle du tribunal civil. Elle n’expose pas non plus pourquoi l’ordonnance entreprise serait arbitraire dans son résultat, soit en quoi l’indemnité globale de 5'060.90 francs qui lui a été accordée serait manifestement incompatible avec les principes régissant la fixation de l’indemnité d’avocat d’office, dans une cause comme celle dont il est ici question. Les griefs de la recourante sont dès lors irrecevables. On peut noter que la différence entre l’indemnité accordée, soit 5'060.90 francs, et celle réclamée par la recourante, soit 6'504.25 francs, n’est au surplus de toute façon pas telle que le grief d’arbitraire pourrait être justifié. Cela étant, l’ARMC constate que, même si elle était examinée plus largement, l’indemnité fixée ne prêterait pas le flanc à la critique. La procédure de mesures protectrices de l’union conjugale dont il est question ne présentait pas de difficultés sur le plan juridique. Il n’a sans doute pas été simple de déterminer le lieu de domicile du requis, ainsi que d’obtenir des éléments concernant ses revenus, mais la recourante indique que c’est sa cliente qui s’est chargée des démarches à ce sujet, elle-même transmettant ensuite au tribunal civil les pièces reçues de la requérante. Le requis a fait défaut à deux audiences, puis s’est fait représenter à la troisième ; il n’a pas déposé de courriers qui auraient nécessité une étude compliquée. A la troisième audience, un accord a été trouvé assez facilement avec le mandataire du requis, l’audience à ce sujet ayant duré 1h30. Le requis a certes refusé de ratifier l’accord passé à cette audience, mais l’essentiel du travail était fait. Dans ces conditions, retenir 23h40 d’activité indemnisable n’avait rien d’arbitraire. Il est notamment possible que la recourante ait passé beaucoup de temps à correspondre avec sa cliente et à avoir des entretiens avec la même, mais l’activité comptée à ce sujet – 13h20 – ne peut pas être retenue entièrement, dans une procédure de ce genre où il s’agissait en bonne partie de déterminer la capacité financière du requis, ce qui ne nécessitait pas de longues discussions ; que la recourante ait jugé approprié de passer du temps avec sa cliente est sans doute méritoire, mais l’assistance judiciaire ne peut pas couvrir l’entier des frais en résultant. Les requêtes de mesures provisionnelles portaient sur des questions clairement circonscrites et leur rédaction ne pouvait pas nécessiter un investissement considérable. Le temps de rédaction compté par le premier juge est raisonnable. Que le tribunal civil ait retranché à tort ou non l’un ou l’autre poste ne peut rien changer au fait que, globalement, l’indemnité accordée est appropriée et se situe même plutôt à la limite supérieure de ce qui est encore admissible dans une procédure de ce genre.
5. Il résulte de ce qui précède que le recours est mal fondé, dans la mesure de sa recevabilité. En matière d’assistance judiciaire, seule la procédure de requête tombe sous le coup de l'article 119 al. 6 CPC et est ainsi en principe gratuite, au contraire de la procédure de recours (ATF 137 III 470 cons. 6). Les frais judiciaires de la procédure de recours seront dès lors mis à la charge de la recourante. Il n’y a pas lieu à octroi de dépens.
Par ces motifs, L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIERE CIVILE
1. Rejette le recours, dans la mesure de sa recevabilité.
2. Arrête les frais judiciaires de la procédure de recours à 600 francs et les met à la charge de la recourante.
3. Statue sans dépens.
Neuchâtel, le 4 mai 2018
Art. 122 CPC
Règlement des frais
1 Lorsque la partie au bénéfice de l'assistance judiciaire succombe, les frais sont liquidés comme suit:
a. le conseil juridique commis d'office est rémunéré équitablement par le canton;
b. les frais judiciaires sont à la charge du canton;
c. les avances que la partie adverse a fournies lui sont restituées;
d. la partie au bénéfice de l'assistance judiciaire verse les dépens à la partie adverse.
2 Lorsque la partie au bénéfice de l'assistance judiciaire obtient gain de cause, le conseil juridique commis d'office est rémunéré équitablement par le canton si les dépens ne peuvent être obtenus de la partie adverse ou qu'ils ne le seront vraisemblablement pas. Le canton est subrogé à concurrence du montant versé à compter du jour du paiement.