A. Le 12 juillet 2012, A. SA, dont Y. est administrateur et actionnaire, a vendu à X. SA l’immeuble situé [bbb], à Z. (NE), pour le prix de 9'500’000 francs.
B. Le 25 juillet 2012, un bail a été signé entre les parties. X. SA, bailleresse, louait à Y., locataire, un appartement situé au 4ème étage de l’immeuble et qu’il occupait déjà avant la vente, pour un loyer mensuel de 3'500 francs, plus 300 francs d’acompte pour les frais accessoires. Le contrat mentionnait une surface de 125 m2 pour ce logement. Peu après, A. SA est devenue locataire de divers autres locaux dans le même immeuble.
C. Un décompte de frais accessoires, daté du 23 mars 2015, a été établi par X. SA pour l’exercice 2013-2014. Il prenait en compte, s’agissant de Y., une surface louée de 125 m2, pour une surface totale des locaux loués de 1'494,6 m2, mais pas les frais d’électricité pour les parties communes, ni l’entretien du jardin, le contrat de bail ne prévoyant pas qu’ils seraient à la charge de ce locataire. Le total des charges de l’immeuble pris en compte, s’agissant toujours de ce locataire, était de 65'412.77 francs. Déduction faite des acomptes versés, le solde réclamé était de 2'052.52 francs.
D. Par lettre du 8 mai 2015 à la gérance, le locataire a contesté le décompte. Il prétendait à une réduction de 10,5 % de la surface à prendre en considération pour son appartement, car selon lui il ne fallait pas calculer les charges avec comme base une surface nette de 1'494 m2 pour l’immeuble, mais en fonction d’une surface totale brute de 1'650 m2. Il indiquait aussi qu’il assumait lui-même les frais de nettoyage de son appartement. Il contestait devoir payer les frais d’électricité communs, en fonction de son bail, et estimait qu’il faudrait revoir s’il devait payer les charges pour le sauna, car celui-ci n’avait pas pu être utilisé pendant des mois. Pour lui, il fallait aussi adapter les frais de gérance.
E. X. SA a saisi la Chambre de conciliation, en concluant au paiement, au titre des charges, de 2'050.52 francs, plus intérêts. Aucun arrangement n’ayant été trouvé, une autorisation de procéder a été délivrée le 29 septembre 2015.
F. Le 16 octobre 2015, X. SA a ouvert une action en paiement contre Y., devant le tribunal civil, en agissant par son administrateur C., qui est avocat de profession (le procès-verbal de l’audience du 2 juin 2016 mentionne la présence de « Me C. » et indique que celui-ci a précisé « agir en tant qu’administrateur de la demanderesse et non en tant qu’avocat » ; l’en-tête de la lettre de transmission du recours du 20 septembre 2017 révèle en outre que Me C. est avocat dans le canton de Genève, associé de l’étude D.). X. SA concluait à la condamnation du défendeur à lui verser la somme de 2'052.50 francs, plus intérêts à 5 % dès le 22 mai 2015, ainsi qu’au paiement des frais et dépens. Elle alléguait, en bref, que le décompte de charges, s’agissant du défendeur, ne prenait déjà pas en compte l’électricité des parties communes et les frais d’entretien du jardin, le bail ne prévoyant pas ce poste de charges. Dans le calcul de la répartition des frais accessoires, elle avait retenu des charges totales de 65'412.77 francs et une surface des locaux de l’immeuble de 1'494,6 m2. Cette surface résultait d’un tableau établi par la régie E., qui gérait l’immeuble avant la vente de celui-ci à X. SA. Le décompte se basait sur des surfaces nettes et si on voulait prendre en compte la surface brute des locaux loués, soit 1'650 m2, il faudrait aussi retenir les surfaces louées brutes pour les différents locataires, dont le défendeur. La surface retenue pour le logement de ce dernier se fondait également sur le tableau de la régie E. Le défendeur profitait de la conciergerie, le bail prévoyant expressément qu’il en supporterait sa part. L’objection relative aux frais d’électricité était infondée (cf. plus haut). S’agissant du sauna, il faisait partie des surfaces louées et le défendeur avait toujours pu l’utiliser, une entreprise lui ayant confirmé le 19 mars 2015 qu’il pouvait s’en servir sans risque. Pour les frais administratifs, A. SA facturait 5'000 francs quand elle était propriétaire de l’immeuble, alors que la demanderesse ne comptait que 3'250 francs à ce titre. En annexe à la demande, X. SA a déposé un lot de pièces.
G. Dans sa réponse du 12 novembre 2015, Y. a conclu au rejet de la demande, avec suite de frais et dépens. Il a allégué, en résumé, que lorsque A. SA était propriétaire de l’immeuble, l’état locatif était établi sur la base des surfaces brutes. La surface brute du bâtiment était de 1'650 m2. Le défendeur n’avait jamais utilisé le tableau de la régie E. La surface de l’étage des combles, où se situait son appartement, était nettement réduite par rapport aux autres étages, ce qui s’expliquait par la mansarde et la perte de hauteur des pièces due à l’inclinaison du toit. Les parties situées dans les combles et n’ayant pas une hauteur d’au minimum 1,40 mètre n’étaient pas comptabilisées dans le calcul des surfaces et celles ayant une hauteur de 1,40 à 2 mètres l’étaient pour la moitié seulement. La surface de l’appartement du défendeur était de 125 m2. Le 10 septembre 2013, X. SA avait présenté aux locataires un tableau de la nouvelle répartition des charges par surface d’étage, qui se basait sur une surface totale de 1’630 m2, un compactus de 25 m2 n’étant pas pris en compte. Ce décompte avait été rectifié suite à des contestations de locataires contre les décomptes de charges 2012-2013, le nouveau relevé retenant alors une surface totale de 1'494,6 m2, basée sur les surfaces nettes des étages, sauf pour l’étage des combles, pour lequel il reprenait la surface brute. Tous les locataires voyaient désormais leurs charges calculées sur la base de surfaces nettes, sauf A. SA et son administrateur. Le défendeur ne souhaitait pas imposer à la demanderesse la base de calcul, soit des surfaces nettes ou brutes, mais demandait à ce que tous les locataires soient traités de la même manière. S’agissant de la conciergerie, il ne fallait pas reporter sur le défendeur l’entier des charges correspondantes, car il ne bénéficiait pas, dans son appartement, des linges de toilette, ni du nettoyage des WC, des couloirs et des installations, ceci contrairement aux autres locataires des étages inférieurs. Seul un report de 50 % de ces charges pouvait ainsi se justifier. Il fallait en outre réduire 10,45 %, soit de 125 m2 à 111,95 m2, la surface qu’il occupait (proportion de la réduction de la surface de 1'630 à 1'494,6 m2, cf. ci-dessus). Après ces déductions le concernant, le total des charges communes à reporter sur les siennes s’élevait à 51'637.05 francs, ce qui donnait une part aux frais accessoires, pour lui, de 3'600.84 francs, dont à déduire 3'600 francs d’acomptes déjà versés. Le solde dû était ainsi de 84 centimes. Le défendeur a produit quelques documents.
H. Le 30 novembre 2015, la demanderesse a déposé un mémoire de réplique reprenant les conclusions de la demande. Elle a notamment allégué que, selon l’état locatif établi par A. SA pour 2008, l’immeuble comprenait une surface totale d’étages brute de 1'406,5 m2, surface qui correspondait à la liste des surfaces communiquées par la régie E. juste avant l’achat de l’immeuble, arrivant à un total de 1'494,6 m2, mais dont il fallait déduire les locaux annexes. Pour les années 2009 à 2012, le défendeur avait augmenté les surfaces pour les locataires autres que lui, stratagème qui lui avait permis de réduire sa propre participation aux charges : son appartement était toujours compté à 125 m2, alors que les surfaces pour les autres locataires avaient été augmentées, portant le total des surfaces à 1'655 m2. A. SA avait facturé le 18 janvier 2014, en bloc, les charges aux autres locataires pour les années 2009 à 2012. Par ailleurs, la surface totale était chauffée, quelle que soit la hauteur de plafond. Au contraire du défendeur, les autres locataires ne prenaient pas de douches et de bains. La demanderesse fonde ses décomptes sur des surfaces nettes, pour un total de 1'494,6 m2, les 125 m2 pris en compte pour le défendeur étant une surface nette, d’ailleurs mentionnée dans le bail. Le défendeur devait participer aux frais de conciergerie, dont il profitait au même titre que les autres locataires, puisqu’il avait accès à tous les locaux communs et devait supporter les frais de son propre ménage (dans ses propres décomptes aux locataires, il s’attribuait bien sa part des frais de nettoyage et d’entretien), étant précisé que les frais de l’ascenseur privatif du défendeur étaient imputés aux charges communes, alors que les autres locataires n’y avaient pas accès. La demanderesse a déposé quelques pièces complémentaires.
I. Dans sa duplique du 17 décembre 2015, le défendeur a repris les conclusions de sa réponse. Il a allégué que A. SA n’avait pas, entre 2008 et les années suivantes, augmenté les surfaces des autres locataires, les différences entre l’état locatif 2008 et les états locatifs 2009 à 2012 s’expliquant par le fait qu’en 2008, A. SA avait fait procéder à un nouvel établissement des surfaces des locaux de l’immeuble, les surfaces globales des étages n’ayant cependant pas changé ; par la suite, de 2009 à 2012, les surfaces étaient toujours restées les mêmes. Par ailleurs, le défendeur n’était pas le seul à utiliser l’ascenseur, les livreurs et/ou clients des autres locataires en faisant également usage. Le défendeur déposait encore une preuve littérale.
J. Interrogé à l’audience du tribunal civil du 2 juin 2017 (audience également destinée au traitement d’une autre procédure, opposant la même demanderesse à A. SA), Y. a notamment indiqué que, depuis 2008, sa société avait réparti les charges sur la base des surfaces nettes, car il y avait plusieurs locataires dans chaque bureau. En 2009, la structure avait changé et il y avait eu des locataires sur de plus grandes surfaces. Les charges avaient ensuite été calculées sur la base des surfaces brutes et de la surface totale de l’immeuble, soit 1'650 m2. Le premier décompte de la demanderesse avait été établi sur la base d’une surface totale de 1'630 m2, un réduit ayant été oublié. Le décompte avait ensuite été rectifié, avec une base de 1'404 m2. En fonction de cette nouvelle surface totale, les surfaces des autres locataires avaient été réévaluées à la baisse, mais pas celles des locaux occupés par A. SA et son administrateur personnellement. La régie E. n’avait pas fait les décomptes de charges pour les années 2009 à 2012 et la facturation correspondante n’avait été effectuée qu’en 2013. Certains locataires n’avaient alors pas payé, vu le retard, mais A. SA ne leur avait pas fait de procès. Les états locatifs que A. SA avait fait établir étaient destinés à la banque finançant le crédit sur l’immeuble et n’avaient pas vocation à être utilisés pour la répartition des charges.
K. A la même audience, la demanderesse a renoncé à l’audition de F., gérante de l’immeuble, « attendu qu’elle a assisté à l’audience ». Les parties ont plaidé et confirmé leurs conclusions. La demanderesse a précisé que c’était le dossier de la vente de l’immeuble qui avait servi à calculer son rendement et que la clé de répartition avait été basée sur l’état locatif 2008 au A. SA. La défenderesse a soutenu qu’une expertise aurait été souhaitable, mais qu’il n’appartenait pas au locataire de la demander, que le problème tenait dans la prise en compte des surfaces nettes ou brutes et que si le décompte n’était pas clair, il devait être renvoyé au bailleur, à qui il appartenait de prouver sa créance. Les parties ont renoncé à un second tour de parole.
L. Par jugement du 10 août 2017, le tribunal civil a rejeté la demande, condamné X. SA à verser à Y. une indemnité de dépens de 2'000 francs et statué sans frais. Il a retenu qu’il paraissait douteux que l’on doive prendre en compte dans les calculs une surface autre que celle indiquée dans le bail. Par contre, la détermination du coefficient de répartition dépendait de la question à résoudre de la surface brute ou nette. On passerait ainsi de 1'494 m2 en surface nette à 1'650 m2 en surface brute, ce qui modifiait les coefficients de manière importante. Sur cette question, le tribunal civil a estimé que les réponses de la demanderesse étaient insuffisantes. Il considérait ensuite ceci : « Dans un cas pareil, où les bases de calculs sont contestées, la clé de répartition aurait dû faire l’objet d’un contrôle par un professionnel (chauffagiste, installateur ou autre). Le fardeau de la preuve incombant à la bailleresse, le Tribunal retient que celle-ci n’a pas établi à satisfaction les bases de son décompte, les pièces fournies et les explications données n’ayant pas permis de comprendre la clé de répartition utilisée, ainsi que de déterminer même s’il y a une éventuelle utilisation de critères différenciés entre locataires de l’immeuble en question, traitement différencié éventuel que la demanderesse ne justifie pas objectivement (par exemple par une utilisation accrue par certains locataires de certains équipements), pour autant qu’il y en ait bien un, ce que le Tribunal a été dans l’impossibilité de déterminer. Dès lors, la prétention de la demanderesse doit de ce fait être rejetée faute de preuve suffisante ». Vu le rejet de la demande, la question de la prise en compte des frais de conciergerie pouvait rester sans réponse, mais a priori, le raisonnement du défendeur paraissait peu soutenable, car il avait accepté sans réserve que ces frais soient inclus dans les frais accessoires et on voyait mal comment ceux-ci pourraient être répartis en fonction de ce que les locataires estimaient utiliser comme services.
M. Le 20 septembre 2017, X. SA recourt contre le jugement du tribunal civil, en concluant à son annulation et principalement à ce que soient adjugées ses conclusions prises en première instance, subsidiairement au renvoi de la cause au tribunal civil, sous suite de frais et dépens, plus subsidiairement à l’annulation du ch. 2 du dispositif du jugement au sujet des dépens et à la fixation de ceux-ci à un quart au plus de la valeur litigieuse. La recourante reproche à la première juge une violation de l’article 257a CO cum article 8 CC. Elle expose qu’à l’exception d’une partie des frais de conciergerie, le montant total des charges à répartir n’est pas litigieux, pas plus que le principe d’une répartition des frais accessoires en proportion de la surface des locaux occupés. La surface à retenir pour les locaux loués par l’intimé est de 125 m2. Il découle des faits retenus par le tribunal civil que la répartition des frais accessoires a été faite proportionnellement à la surface des locaux loués, telle qu’elle résultait des contrats de bail, au moyen d’une clé de répartition résultant des surfaces totales des locaux de l’immeuble (soit 1'494,6 m2), telles que fixées dans les baux, conformément à l’état locatif établi par la régie E., mandataire de A. SA, avant la vente de l’immeuble à la demanderesse. Cette dernière avait dès lors démontré de manière suffisante les bases de calcul de son décompte de charges. L’appréciation du tribunal civil selon laquelle la recourante n’a pas apporté la preuve des faits fondant sa prétention est donc erronée. Si le tribunal estimait que la preuve n’était pas apportée, il aurait dû interpeller la recourante et l’inviter à compléter ses allégués et ses offres de preuves, voire ordonner lui-même une expertise, ceci en fonction de la maxime inquisitoire sociale (art. 247 al. 2 let. b ch. 1 CPC). Enfin, le montant des dépens alloué à l’intimée est de toute manière disproportionné, puisqu’il atteint le montant de la valeur litigieuse.
N. Dans sa réponse du 9 octobre 2017, l’intimé conclut au rejet du recours, avec suite de frais judiciaires et dépens. Selon lui, le tribunal n’a pas été convaincu par la clé de répartition fournie par la recourante. Cette dernière n’a pas apporté la preuve de son bien-fondé, cette clé de répartition étant contestée par l’intimé, preuve à l’appui. Plus précisément, les critères utilisés pour calculer la part de l’intimé et de sa société A. SA diffèrent de ceux appliqués au reste des locataires. Dès lors, les frais de conciergerie facturés à l’intimé sont aussi inexacts. En première instance, la recourante a conduit la procédure par son administrateur, qui est avocat à Genève, ce qui fait que la maxime inquisitoire sociale ne s’appliquait concrètement que dans une mesure limitée. La recourante aurait pu demander une expertise, question évoquée par l’intimée devant le tribunal civil, mais y a renoncé. Enfin, le tarif des frais neuchâtelois n’impose pas de calcul des frais proportionnellement à la valeur litigieuse et prévoit une fourchette. Les dépens alloués se situent dans cette fourchette et un calcul proportionnel donnerait un résultat inadéquat. Ceux qui sont proposés par la recourante, soit 500 francs, ne représenteraient même pas trois heures pour un avocat facturant au tarif minime de l’assistance judiciaire. Les dépens alloués sont proportionnés, compte tenu des écritures, de l’analyse des différents états locatifs, décomptes de charges et calculs de surfaces, ainsi que de la préparation de l’audience et de la participation à celle-ci. L’intimé dépose deux preuves littérales.
O. Le 27 octobre 2017, la recourante a déposé une réplique spontanée. Pour l’essentiel, elle y reprend des arguments déjà développés dans son mémoire de recours. Elle persiste dans ses conclusions.
P. La première juge n’a pas présenté d’observations.
Q. Comme déjà mentionné au passage, une autre procédure concerne des prétentions de la recourante contre A. SA et a fait l’objet d’un autre jugement du tribunal civil, contre lequel un recours a également été déposé. Les deux procédures ont été traitées séparément.
CONSIDERANT
1. a) L'article 319 CPC prévoit que le recours est recevable contre les décisions finales, incidentes et provisionnelles de première instance qui ne peuvent faire l'objet d'un appel (let. a), contre les autres décisions et ordonnances d'instruction de première instance dans les cas prévus par la loi (let. b ch. 1) ou lorsqu'elles peuvent causer un préjudice difficilement réparable (let. b ch. 2) et contre le retard injustifié du tribunal (let. c). Selon l’article 308 al. 2 CPC, l’appel est recevable, dans les affaires patrimoniales, si la valeur litigieuse au dernier état des conclusions est de 10'000 francs au moins.
b) Le recours est dirigé contre une décision finale de première instance, tranchant un litige de nature patrimoniale dans la mesure où les prétentions tendent manifestement à défendre des intérêts de nature principalement économique, les conclusions de la demande portant sur le paiement d’une somme d’argent (cf. Tappy, in : CPC commenté, n. 5 ad art. 91). La valeur litigieuse se détermine selon les conclusions des parties, les intérêts et frais n’étant pas comptés (art. 91 al. 1 CPC). Les prétentions de la demanderesse n’atteignant pas 10'000 francs, l’appel n’est pas recevable. Déposé pour le surplus dans les formes et délai légaux (art. 321 CPC), le recours est recevable.
2. a) Selon l’article 326 CPC, les conclusions, les allégations de faits et les preuves nouvelles sont irrecevables en procédure de recours. Cette disposition s’applique également lorsque le litige est soumis à la maxime inquisitoire (Jeandin, in : CPC commenté, n. 2 ad art. 326 ; Bohnet, CPC annoté, n. 2 ad art. 326).
b) Il ne peut pas être tenu compte des pièces nouvelles produites par l’intimée, soit des tirages de pages internet, les innombrables renseignements figurant sur internet ne pouvant pas être considérés comme notoires (cf. Bohnet, op. cit., n. 9 ad art. 151, et la jurisprudence citée). Il convient cependant de préciser que cette irrecevabilité est sans influence sur le sort de la cause, les faits qu’il se serait agi de démontrer résultant déjà du dossier, pour l’essentiel.
3. Dans le cadre du recours des articles 319 ss CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l'angle de l'arbitraire et son pouvoir d'examen se recoupe avec celui du Tribunal fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (art. 320 let. b CPC; cf. Jeandin, op. cit., n. 5 et 6 ad art. 320, avec les références). En matière d’appréciation des preuves et d’établissement des faits, il n’y a arbitraire que lorsque l’autorité ne prend pas en compte, sans aucune raison sérieuse, un élément de preuve propre à modifier la décision, se trompe manifestement sur son sens et sa portée ou encore, en se fondant sur les éléments recueillis, en tire des conclusions insoutenables (ATF 140 III 264 cons. 2.3 ; cf. aussi arrêt du TF du 03.04.2017 [4A_567/2016] cons. 2.1). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation, mais aussi dans son résultat (ATF 142 II 369 cons. 4.3). Il ne suffit pas qu'une autre solution paraisse concevable, voire préférable (ATF 129 I 8 cons. 2.1 ; ATF 126 III 438 cons. 3). L'Autorité de recours en matière civile n'a donc pas à substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge, mais elle revoit par contre librement les questions de droit.
4. a) Selon l’article 257a CO, les frais accessoires sont dus pour les prestations fournies par le bailleur ou un tiers en rapport avec l’usage de la chose (al. 1), mais ils ne sont à la charge du locataire que si cela a été convenu spécialement (al. 2). L’article 257b CO précise ce qu’il faut entendre par frais accessoires (al. 1) et que le bailleur doit, à la demande du locataire, lui permettre de consulter les pièces justificatives (al. 2).
b) Sur le principe, il n’est pas contesté que l’intimé devait, conformément au bail qu’il avait signé, s’acquitter des frais accessoires en relation avec les locaux loués.
c) Selon la jurisprudence (arrêt du TF du 31.05.2010 [4D_45/2010] cons. 5, avec les références), aux termes de l'art. 8 CC, chaque plaideur doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les faits qu'il allègue pour en déduire son droit. Lorsque le juge ne parvient pas à constater un fait dont dépend le droit litigieux, il doit statuer au détriment de la partie qui aurait dû prouver ce même fait. Lorsque le locataire conteste un décompte présenté par le bailleur et agit en justice afin de recouvrer les acomptes et autres sommes versées pour la couverture des frais concernés, la disposition précitée impose à ce plaideur-ci, soit au bailleur, de prouver les dépenses qu'il a incorporées au décompte litigieux et dont il prétend conserver la contre-valeur. S’agissant toujours des frais accessoires, la doctrine précise qu’il appartient au bailleur de prouver la clé de répartition qu’il a utilisée et que cette répartition est juste et équitable (Bieri, CPra Bail, n. 97 ad art. 257a/257b CO).
d) En l’espèce, il s’agit de déterminer si le décompte de charges adressé à l’intimé, réclamant les sommes faisant l’objet de la demande et produit par la recourante, est suffisant et si les bases de calcul, la clé de répartition des charges et l’équité de cette dernière sont suffisamment établies.
e) Le décompte se fonde sur un total des charge de 65'412.77 francs pour l’exercice 2013-2014, total excluant, pour l’intimé, l’électricité des parties communes et les frais d’entretien du jardin. L’intimé ne conteste pas ce montant en tant que tel, mais seulement la part mise à sa charge. Il ne conteste pas non plus que son appartement a une surface de 125 m2, ceci selon le contrat de bail qui se trouve d’ailleurs au dossier. On peut donc considérer que, s’agissant de ce qui précède, la recourante a établi de manière suffisante les bases de calcul de son décompte, qui n’est pas contesté à cet égard (on verra cependant ci-dessous que l’intimé n’admet pas que soit retenue, pour le décompte de frais accessoires, la surface en question pour son appartement).
f) La contestation porte sur la surface totale des locaux loués à prendre en considération pour le calcul des charges et la nature de la surface retenue pour l’intimé, d’une part, et les autres locataires, d’autre part. Le décompte de charges adressé à l’intimé se fonde sur une surface nette totale des locaux loués de 1'494,6 m2 (en divisant le total des charges par le coefficient de 43,77, on obtient 1'494,47 m2, la différence avec la surface alléguée étant ainsi infinitésimale). Il n’est pas contesté que ce décompte retient 125 m2 pour l’appartement loué à l’intimé. La recourante allègue que la surface totale prise en considération pour l’immeuble est une surface nette, que les 125 m2 de l’appartement en sont une aussi et que, pour tous les locataires, les surfaces résultant du tableau de la régie E. sont celles indiquées dans les baux et correspondent aussi à des surfaces nettes. Elle ne démontre cependant pas qu’effectivement, le tableau E. reprendrait les surfaces mentionnées dans tous les baux, de sorte qu’il n’est pas possible de le retenir, dans la mesure où cet allégué est précisément contesté par l’intimé, qui soutient que son appartement est compté avec une surface brute, alors que cela ne serait pas le cas pour les autres locataires, sauf A. SA. Il appartenait à la recourante, qui supportait le fardeau de la preuve à cet égard (cf. plus haut), de produire les pièces qui auraient permis de l’établir. Le simple dépôt du tableau de la régie E. ne suffit pas, dans la mesure où ce tableau se réfère, pour les surfaces louées, à des « Mesures exactes en m2 » et non aux surfaces mentionnées dans les baux et où aucune autre pièce ne démontre qu’il correspondrait effectivement aux surfaces mentionnées dans tous les baux. Les pièces déposées n’établissent donc pas que la surface prise en considération pour les locaux loués à l’intimé, d’une part, et aux autres locataires, d’autre part, auraient été fixées selon les mêmes critères. En fonction de ce qui précède, il faut considérer que les preuves produites ne permettent pas de déterminer exactement sur la base de quelle clé de répartition les frais accessoires ont été facturés. Elle ne permettent donc pas d’établir si cette clé est juste et équitable, soit si les éléments retenus ont été appliqués de la même manière aux différents locataires. En ce sens, la demanderesse a échoué à faire la preuve de la justification de son décompte de charges, ou en tout cas à démontrer que la constatation des faits par la première juge à ce sujet serait manifestement fausse et donc arbitraire.
5. a) Il convient encore d’examiner si, comme le soutient la recourante, la première juge aurait dû, en fonction de la maxime inquisitoire sociale, l’interpeller si elle estimait que les faits n’avaient pas été suffisamment allégués et prouvés.
b) De l’article 247 al. 2 let. b ch. 1 CPC, il résulte que le tribunal établit d’office les faits, lorsque la valeur litigieuse ne dépasse pas 30'000 francs, dans les « autres litiges portant sur des baux à loyer », qui comprennent les litiges relatifs aux frais accessoires.
c) La jurisprudence a récemment rappelé (ATF 141 III 569 cons. 2.3.1 et 2.3.2 ; arrêt du TF du 02.03.2017 [4A_36/2017] cons. 6 ; arrêt du TF du 22.11.2016 [5A_354/2016] cons. 4.1) que l'article 247 al. 2 CPC impose la maxime inquisitoire dite simple, sociale ou atténuée, et non la maxime inquisitoire illimitée de l'art. 296 al. 3 CPC. Elle a pour but de protéger la partie faible au contrat, de garantir l'égalité entre les parties au procès et d'accélérer la procédure. Dans ce cadre, le juge doit établir d’office les faits, ce qui ne le contraint toutefois pas à rechercher lui-même l'état de fait pertinent. Comme sous l'empire de la maxime des débats, applicable en procédure ordinaire, les parties doivent recueillir elles-mêmes les éléments du procès. Elles doivent renseigner le juge sur les faits de la cause et lui indiquer les moyens de preuve propres à établir ceux-ci. De son côté, le juge doit interroger les parties et les informer de leur devoir de collaborer à l'instruction et de fournir des preuves. Si des motifs objectifs le conduisent à soupçonner que les allégations et offres de preuves d'une partie sont lacunaires, il doit inviter cette partie à compléter ses moyens. En particulier, si le juge a connaissance, sur la base des déclarations des parties et/ou du dossier, de moyens de preuve pertinents, il n'est pas lié par l'offre de preuve de cette partie. Il ne vient cependant en aide aux parties que par des questions adéquates, afin que les allégations nécessaires et les moyens de preuve correspondants soient précisément énumérés. Le juge ne se livre à aucune investigation de sa propre initiative. Le tribunal n'est donc soumis qu'à une obligation d'interpellation accrue et son rôle ne va pas au-delà. Lorsque les parties sont représentées par un avocat, le tribunal peut et doit faire preuve de retenue, comme dans un procès soumis à la procédure ordinaire. Il n'appartient en effet pas au juge de fouiller le dossier pour tenter d'y trouver des moyens de preuve en faveur d'une partie. Il n'y a pas de violation de la maxime inquisitoire simple si le juge ne prévient pas le justiciable assisté d'un avocat que les preuves administrées n'emportent pas sa conviction et qu'il conviendrait d'en produire d'autres.
d) En l’espèce, il faut retenir que la recourante, déjà en première instance, bénéficiait de l’assistance d’un avocat, du fait que son administrateur, qui la représentait alors, avait précisément cette qualité. Peu importe à cet égard que cet avocat ait précisé, à l’audience du 2 juin 2016, qu’il n’intervenait pas en tant que tel dans le procès, car il n’en restait pas moins qu’il disposait des connaissances et compétences professionnelles qui sont celles d’un avocat. Dès lors, la première juge devait faire preuve de retenue dans l’aide qu’elle pouvait apporter aux parties. Il ne lui appartenait pas d’ordonner d’office une expertise, qui aurait pu apporter un peu de lumière sur la clé de répartition à utiliser pour les frais accessoires. A l’audience du 2 juin 2016, l’attention de la recourante a d’ailleurs été attirée sur l’utilité éventuelle d’une expertise, ceci dans la plaidoirie de l’adverse partie, et il était encore temps pour la recourante – qui supportait le fardeau de la preuve – de la demander (arrêt du TF du 02.03.2017 [4A_36/2017] cons. 6 : en liaison avec l'art. 229 al. 3 CPC, l'art. 247 al. 2 let. a CPC autorise les parties à alléguer des faits et à offrir des preuves aussi longtemps que le jugement de première instance n'est pas arrêté). A la même audience, la recourante a en outre expressément renoncé à l’audition de F., gérante de l’immeuble, qui aurait probablement pu donner des explications utiles. La recourante, qui agissait avec le concours d’un avocat, ne peut pas reprocher au tribunal civil de ne pas l’avoir interpellée pour qu’elle complète ses preuves.
6. En fonction de ce qui précède, c’est à bon droit que le tribunal civil a rejeté la demande. On passera sur le fait que, dans sa réponse, l’intimé admettait que, selon ses propres calculs, elle devait un solde de charges de 84 centimes : De minimis non curat praetor et la recourante ne fait d’ailleurs pas mention de cette circonstance dans son mémoire de recours.
7. a) Le recours est mal fondé sur les questions examinées ci-dessus et il convient dès lors de déterminer si le montant des dépens mis par le tribunal civil à la charge de la recourante est excessif, comme celle-ci le prétend.
b) Les frais comprennent les frais judiciaires et les dépens (art. 95 al. 1 CPC). Fait partie des dépens le défraiement d’un mandataire professionnel (art. 95 al. 3 let. b CPC). Les cantons fixent le tarif des frais (art. 96 CPC). Selon l’article 60 du Décret fixant le tarif des frais, des émoluments de chancellerie et des dépens en matière civile, pénale et administrative (TFrais, RSN 164.1), les honoraires sont proportionnés à la valeur litigieuse (al. 1) et ils sont fixés dans les limites du tarif, en fonction du temps nécessaire à la cause, de sa nature, de son importance, de sa difficulté, du résultat obtenu ainsi que de la responsabilité encourue par le représentant (al. 2). Pour les procédures patrimoniales dont la valeur litigieuse est inférieure à 8'000 francs, le tarif prévoit que les honoraires, TVA non comprise, s’élèvent jusqu’à 2’500 francs (art. 61 TFrais). Selon l’article 105 al. 2 CPC, le tribunal fixe les dépens selon le tarif et les parties peuvent produire une note de frais. La production d’une note de frais est facultative et si la partie n’en produit pas, le juge alloue les dépens sur la base de son évaluation, dans les limites du tarif (Tappy, op. cit., n. 17 ad art. 105). Il dispose d’un large pouvoir d’appréciation à cet égard (ATF 135 III 259).
8. d) En l’espèce, l’intimé n’a pas déposé de mémoire d’honoraires de son avocat et le tribunal civil a fixé les dépens, selon son évaluation, à 2'000 francs, sans autre explication. La cause ne présentait guère de difficultés. Les moyens de preuve ont été faciles à réunir, puisqu’ils consistaient en quelques pièces littérales et l’interrogatoire de l’intimé. Le dossier n’a pas pris une ampleur considérable. Il n’y a eu qu’une seule audience, consacrée à cet interrogatoire et aux plaidoiries. Aucun incident de procédure n’a nécessité des interventions des mandataires. Les questions de fait et de droit n’étaient pas spécialement compliquées. De plus, le mandataire de l’intimé a pu profiter de la connexité de deux procédures portant sur des questions très semblables, ce qui réduisait d’autant le travail à accomplir. Dans ces conditions, il faut admettre que l’indemnité allouée à l’intimé, proche du maximum prévu par le tarif, est excessive et sort de la marge d’appréciation laissée au juge. Le recours doit être admis sur ce point. L’Autorité de recours en matière civile peut statuer elle-même (art. 327 al. 3 let. b CPC). Tout bien considéré, l’indemnité de dépens due par la recourante à l’intimé pour la procédure de première instance sera arrêtée à 800 francs.
9. Il résulte de ce qui précède que le recours doit être partiellement admis. Le litige relève du bail à loyer et porte sur des locaux d’habitation. La procédure est donc gratuite et il y a lieu de statuer sans frais judiciaires (art. 53 TFrais). La recourante succombe sur le principe de sa prétention et obtient partiellement gain de cause sur la seule question des dépens. Pour une grande partie, les observations de l’intimé reprennent des considérations juridiques présentées en même temps dans l’autre procédure de recours initiée par la recourante. Il paraît dès lors équitable que cette dernière verse à l’intimé une indemnité de dépens fixée, après compensation, à 500 francs.
Par ces motifs, L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIèRE CIVILE
1. Admet partiellement le recours.
2. Annule le ch. 2 du dispositif du jugement rendu le 10 août 2017 par le Tribunal civil du Littoral et du Val-de-Travers.
Statuant elle-même
3. Condamne la recourante à verser à l’intimé, pour la procédure de première instance, une indemnité de dépens de 800 francs.
4. Statue sans frais judiciaires.
5. Condamne la recourante à verser à l’intimée, pour la procédure de recours et après compensation, une indemnité de dépens de 500 francs.
Neuchâtel, le 1er novembre 2017
Art. 8 CPC
De la preuve
Fardeau de la preuve
Chaque partie doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les faits qu'elle allègue pour en déduire son droit.
Art. 257a CO
Frais accessoires
En général
1 Les frais accessoires sont dus pour les prestations fournies par le bailleur ou un tiers en rapport avec l'usage de la chose.
2 Ils ne sont à la charge du locataire que si cela a été convenu spécialement.
Art. 257b CO
Habitations et locaux commerciaux
1 Pour les habitations et les locaux commerciaux, on entend par frais accessoires les dépenses effectives du bailleur pour des prestations en rapport avec l'usage de la chose, telles que frais de chauffage, d'eau chaude et autres frais d'exploitation, ainsi que les contributions publiques qui résultent de l'utilisation de la chose.
2 Le bailleur doit, à la demande du locataire, lui permettre de consulter les pièces justificatives.
Art. 95 CPC
Définitions
1 Les frais comprennent:
a. les frais judiciaires;
b. les dépens.
2 Les frais judiciaires comprennent:
a. l'émolument forfaitaire de conciliation;
b. l'émolument forfaitaire de décision;
c. les frais d'administration des preuves;
d. les frais de traduction;
e. les frais de représentation de l'enfant (art. 299 et 300).
3 Les dépens comprennent:
a. les débours nécessaires;
b. le défraiement d'un représentant professionnel;
c. lorsqu'une partie n'a pas de représentant professionnel, une indemnité équitable pour les démarches effectuées, dans les cas où cela se justifie.
Art. 247 CPC
Etablissement des faits
1 Le tribunal amène les parties, par des questions appropriées, à compléter les allégations insuffisantes et à désigner les moyens de preuve.
2 Le tribunal établit les faits d'office:
a. dans les affaires visées à l'art. 243, al. 2;
b. lorsque la valeur litigieuse ne dépasse pas 30 000 francs:
1. dans les autres litiges portant sur des baux à loyer et à ferme d'habitations et de locaux commerciaux et sur des baux à ferme agricoles,
2.dans les autres litiges portant sur un contrat de travail.