Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) Schlussberichte und Empfehlungen Datenschutz 19.02.2001

EIDGENÖSSISCHER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER PRÉPOSÉ FÉDÉRAL À LA PROTECTION DES DONNÉES INCARICATO FEDERALE DELLA PROTEZIONE DEI DATI INCUMBENSÀ FEDERAL PER LA PROTECZIUN DA DATAS A2001.02.13-0005 / 1999-00043 3003 Bern, 19. Februar 2001 EMPFEHLUNG gemäss Art. 27 Abs. 4 Bundesgesetz über den Datenschutz vom 19. Juni 1992 in Sachen Nachsendeauftrag der Schweizerischen Post I. Der Eidg. Datenschutzbeauftragte stellt fest: 1. Die Schweizerische Post bietet ihren Kundinnen und Kunden den sog. Nachsendeauftrag (Formular 01 «Nachsendeauftrag für Postsendungen / Wohnungswechsel») an. Nach einem Wohnungswechsel werden die Postsendungen, die noch an die ehemalige Anschrift adressiert werden, an das neue Domizil geleitet. 2. Die Schweizerische Post bietet zusammen mit der Firma DCL Data Care AG einen Adressaktualisierungsdienst mit der Bezeichnung «MAT[CH]move» an. Mit Hilfe einer Umzugsdatenbank können Dritte ihre Adressbestände auf den neusten Stand bringen lassen. Insbesondere Firmen nutzen MAT[CH]move, um ihren Kundenstamm aktuell zu halten. Die Adressaktualisierung wird jedem Interessenten angeboten, unabhängig davon ob er eine Postsendung zu verschicken beabsichtigt. 3. Die Umzugsdatenbank wird mit den Angaben des unter Punkt 1 genannten Formulars gespiesen, welches die Umziehenden ausfüllen. 4. In den Formularen, die bis Ende 2000 verwendet wurden, war die Untersagungsmöglichkeit der Adressaktualisierung für Dritte nicht erwähnt. Der Eidg. Datenschutzbeauftragte (EDSB) hat bei der Schweizerische Post wiederholt in dieser Sache interveniert. Nach einer Anzahl von Sitzungen und Briefwechseln mit der Schweizerischen Post, hat der EDSB am 10. November 2000 Änderungsvorschläge zu den Postformularentwürfen gemacht, die die Post dem EDSB am 2. November 2000 zugestellt hatte: «Wir schlagen Ihnen beispielsweise folgende Formulierung vor: Darf Ihre neue Postadresse einem Dritten, der bereits im Besitz Ihrer alten Adresse ist, zur Verfügung gestellt werden (Adressaktualisierung) ? Ja/Nein »

2 Der EDSB hat sich ebenfalls zu den Tarifen geäussert. Er verlangte, dass die Tarife die freie Wahl der Kundinnen und Kunden, die Adressaktualisierung für die Dritte zu erlauben oder zu untersagen, nicht beeinflussen. Am 27. Dezember 2000 hat die Post dem EDSB die definitiven Formulare (gültig ab 1. Januar 2001 / siehe Punkt 5 unten) zur Information zugestellt, die nur einen Teil der Forderungen des EDSB berücksichtigen. Am 10. Januar 2001 hat der EDSB von der Post Erklärungen über noch hängige Punkte verlangt (Zugänglichmachung der Daten via das Internet-Portal «Yellowworld» der Post). Des Weiteren hat der EDSB erneut die unpräzisen Formulierungen des Formulars bzw. des Merkblattes kritisiert und Änderungsvorschläge gemacht. Am 23. Januar 2001 antwortete die Post dem EDSB, dass sichergestellt ist, dass inskünftig keine Daten aus den Formularen via Yellowworld-E-Mailverzeichnis abrufbar sind. Zu den Änderungsvorschlägen des EDSB schrieb die Post lediglich: «Ihre Vorschläge für eine Änderung der Formulare und des Merkblattes werden wir bei der nächsten Auflage eingehend prüfen und gegebenenfalls einfliessen lassen». 5. Ab dem 1. Januar 2001 hat die Schweizerische Post ihr neues Formular eingeführt, das die Untersagungsmöglichkeit der Adressaktualisierung für Dritte wie folgt erwähnt: «Darf dem Absender, der noch über Ihre alte Adresse verfügt, die neue Postadresse bekannt gegeben werden ? o Ja o Nein». 6. Kundinnen und Kunden, die «Ja» wählen, bezahlen den bisherigen Tarif von Fr. 10.- für die Nachsendung der Post während eines Jahres. Wer «Nein» ankreuzt, also eine Adressaktualisierung für Dritte untersagt, hat einen erhöhten Tarif zu bezahlen, nämlich Fr. 20.- pro Monat (also Fr. 240.- pro Jahr). Auf ein Jahr gerechnet entspricht dies dem vierundzwanzigfachen Preis (bzw. einer Steigerung um 2'300 % ). II. Der Eidg. Datenschutzbeauftragte zieht in Erwägung: 1. Die Adressaktualisierung stellt eine Bearbeitung von Personendaten im Sinne des Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 19. Juni 1992 (DSG, SR 235.1) dar, woraus sich die Legitimation des EDSB zum Erlass einer Empfehlung gemäss Art. 27 Abs. 4 DSG ergibt. 2. Gemäss Art. 13 des Postgesetzes vom 30. April 1997 (PG, SR 783.0) gelten für das Bearbeiten von Personendaten durch die Post die Artikel 12–15 DSG. Die Aufsicht richtet sich nach den Bestimmungen für Bundesorgane (Art. 23 Abs. 2 DSG). 3. Ausgehend vom verfassungsmässig garantierten Anspruch auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten (Art. 13 Abs. 2 Bundesverfassung) muss jede Person die Herrschaft über die sie betreffenden Informationen ausüben und eine Bearbeitung dieser Daten durch Dritte einschränken können (informationelles Selbstbestimmungsrecht; vgl. BUNTSCHU, in Maurer/Vogt (Hrsg.), Kommentar zum Schweizerischen Datenschutzgesetz, Art. 1, N 14 ff.)

3 4. Ohne transparente Information durch die Postformulare (inkl. Merkblätter) wird das informationelle Selbstbestimmungsrecht tangiert. Die Tarife müssen so festgelegt sein, dass sie die freie Entscheidung der betroffenen Personen nicht beeinflussen. Daraus folgt: 4.1. Im Formular 01 (212.09) wird vom «Absender» gesprochen, dem die neue Adresse bekannt gegeben werden soll. Der Postkunde nimmt daher an, dass bereits eine Sendung aufgegeben ist oder dies mindestens beabsichtigt wird. Die Adressaktualisierung wird jedoch allen Interessierten angeboten unabhängig davon, ob sie eine Postsendung aufgegeben haben oder sie eine Aktualisierung aus völlig andern Gründen wünschen. Die Formulierung ist daher intransparent und irreführend. Deshalb muss «Darf dem Absender, der noch über Ihre alte Adresse verfügt ...» z.B. durch «Darf einer Person, die über Ihre alte Adresse verfügt ...» ersetzt werden. Im Merkblatt 212.09.1 zum Formular 01 wird unter «X Ja» erwähnt: «Ihre Adresse wird in keinem Fall an Dritte verkauft oder vermietet, sondern lediglich zur Aktualisierung bestehender Adressdatenbanken verwendet». Unter «X Nein» steht: «Ihre Adresse wird nicht an Dritte weitergegeben». Diese Darstellung gibt dem Kunden den Anschein, die Auswahl habe einen Einfluss auf eine allfällige Bekanntgabe an Dritte, die nicht über die alte Adresse verfügen. Wie die Schweizerischen Post dem EDSB versichert hat, findet weder bei «X Ja» noch bei «X Nein» eine Weitergabe an Dritte statt. Der Eindruck, dass die Post mit verwirrlichen Formulierungen versucht, den Kunden zum Ankreuzen des «X Ja» zu bewegen, kann nicht ganz von der Hand gewiesen werden. Daher muss eine verständliche Aussage (z.B. «Einer Person, die nicht über Ihre alte Adresse verfügt, geben wir keine Ihrer Adressen bekannt») in den ersten Abschnitt des Merkblattes (gültig für «X Ja» und «X Nein») eingefügt werden. Aussagen über Weitergabe, Verkauf oder Vermietung unter den Titeln «X Ja» und «X Nein» sind zu streichen. 4.2. Die Preisdifferenz zwischen den zwei Varianten (Zustimmung oder Untersagung der Adressaktualisierung für Dritte) ist derart hoch, dass sie das informationelle Selbstbestimmungsrecht der betroffenen Personen verletzt. Um die freie Entscheidung der Postkundinnen und –kunden nicht zu beeinflussen, wäre es anzustreben, dass beide Varianten gleich viel kosten. Wer eine Adressaktualisierung für Dritte untersagt, wird die meisten regelmässigen Absender direkt über seine neue Adresse informieren. Trotzdem wird in den meisten Fällen die Anzahl der fehlgeleiteten Sendungen höher sein und damit auch höhere Kosten für die Post verursachen. Daher kommt ein moderater Preisunterschied in Frage, konkret akzeptiert der EDSB maximal die Erhebung des doppelten Preises, falls die Adressaktualisierung für Dritte nicht akzeptiert wird. Beispielsweise (pro Jahr) Fr. 10.- mit Aktualisierung für Dritte und Fr. 20.- ohne Aktualisierung für Dritte. Der EDSB weist zusätzlich darauf hin, dass es aus der Sicht des Datenschutzes wünschbar wäre, die Untersagung einer Datenbearbeitung (Ausübung des datenschutzrechtlichen Abwehrrechtes) kostenlos anzubieten, wie dies beispielsweise die Deutsche Post AG tut (kostenlose ähnliche Nachsendedienstleistung, mit oder ohne Untersagung einer Adressaktualisierung). Betreffend die Kostenlosigkeit der Ausübung der datenschutzrechtlichen Abwehrrechte siehe auch das Urteil der Eidg. Datenschutzkommission vom 12. März 1999 (ISDN-Rufnummerunterdrückung) in VPB 64.73.

4 III. Aufgrund dieser Erwägungen empfiehlt der Eidg. Datenschutzbeauftragte: 1. Die Schweizerische Post passt die in II. 4.1. erwähnten missverständlichen Formulierungen (Formular 01 und dem dazugehörigen Merkblatt) im Sinne des Vorschlages des EDSB umgehend an. 2. Die Schweizerische Post ändert Ihre Tarife folgendermassen: Kundinnen und Kunden, die eine Adressaktualisierung für Dritte untersagen, bezahlen für den Nachsendeauftrag für dieselbe Zeitspanne maximal den doppelten Preis gegenüber denjenigen, welche die Adressaktualisierung für Dritte erlauben. 3. Denjenigen Kundinnen und Kunden, die seit dem 1. Januar 2001 einen Nachsendeauftrag ohne Adressaktualisierung erteilt haben, ist der zuviel bezahlte Betrag zurückzuerstatten. 4. Die Schweizerische Post teilt dem Eidg. Datenschutzbeauftragten bis zum 23. März 2001 mit, ob sie diese Empfehlung annimmt oder ablehnt. Wird diese Empfehlung nicht befolgt oder abgelehnt, so kann der Eidg. Datenschutzbeauftragte die Angelegenheit dem Eidg. Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation (UVEK) zum Entscheid vorlegen. Der Entscheid wird den betroffenen Personen mitgeteilt. 5. Diese Empfehlung wird gemäss Art. 30 Abs. 2 DSG veröffentlicht. 6. Diese Empfehlung wird der Schweizerischen Post sowie dem Generalsekretariat des UVEK mitgeteilt. DER EIDGENÖSSISCHE DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE Der Beauftragte: O. Guntern Kopie an: Generalsekretariat UVEK, 3003 Bern (Art. 27 Abs. 4 DSG) A2001.02.13-0005 / 1999-00043