Verwaltungsgericht
Urteil vom 28. Juni 2018
Es wirken mit:
Präsidentin Scherrer Reber
Oberrichter Müller
Oberrichter Stöckli
Gerichtsschreiberin Droeser
In Sachen
A.___ vertreten durch Rechtsanwältin Claudia Heusi,
Beschwerdeführerin
gegen
KESB Olten-Gösgen,
Beschwerdegegnerin
betreffend Mandatsträgerentschädigung
zieht das Verwaltungsgericht in Erwägung:
I.
1. A.___ (nachfolgend Beschwerdeführerin genannt) wurde von der damaligen Vormundschaftsbehörde Wangen bei Olten am 19. März 2004 zur Vormundin von B.___ (geb. 1957) gemäss aArt. 369 Abs. 1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB, SR 210 [in der bis 31. Dezember 2012 in Kraft gestandenen Fassung]) ernannt.
2. Mit Entscheid vom 25. Oktober 2017 genehmigte die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB) Olten-Gösgen den Bericht und die Rechnung für die Zeit vom 1. Januar 2015 bis 31. Dezember 2016 (Ziffer 3.1) und legte die nächste Berichts- und Rechnungsperiode auf den Zeitraum vom 1. Januar 2017 bis 31. Dezember 2018 fest (Ziffer 3.2). Gleichzeitig setzte sie die Entschädigung für die Führung des Mandates auf CHF 2'400.00 fest und ersuchte die Sozialregion, der Mandatsperson die ihr zugesprochene Entschädigung auszubezahlen (Ziffer 3.3). Verfahrenskosten wurden keine erhoben (Ziffer 3.4).
3. Dagegen liess die Beschwerdeführerin, vertreten durch Rechtsanwältin Claudia Heusi, mit Schreiben vom 7. Dezember 2017 Beschwerde beim Verwaltungsgericht erheben mit den Begehren, Ziffer 3.3 des Entscheides der KESB Olten-Gösgen vom 25. Oktober 2017 sei betreffend Genehmigung Bericht und Rechnung der Beiständin von B.___ teilweise aufzuheben und die Entschädigung der Beiständin für die Mandatsführung in der Berichtsperiode auf CHF 3'600.00 festzulegen, unter Kosten- und Entschädigungsfolgen.
4. Mit Stellungnahme vom 12. Dezember 2017 beantragte die KESB Olten-Gösgen die Abweisung der Beschwerde. Eventualiter sei in teilweiser Gutheissung der Beschwerde für die Monate Januar bis Mai 2015 der zusätzliche Betrag von insgesamt CHF 250.00 zuzusprechen.
5. Mit Replik vom 22. Januar 2018 äusserte sich die Beschwerdeführerin zur Stellungnahme der KESB Olten-Gösgen.
6. Der weitere Inhalt der Rechtsschriften und der Akten wird, soweit erforderlich, gemeinsam mit der rechtlichen Würdigung abgehandelt.
II.
1. Die Beschwerde ist frist- und formgerecht erhoben worden. Sie ist zulässiges Rechtsmittel und das Verwaltungsgericht zur Beurteilung zuständig (vgl. Art. 450 ZGB i.V.m. § 130 Abs. 1 Einführungsgesetz zum ZGB [EG ZGB, BGS 211.1]). A.___ ist durch den angefochtenen Entscheid beschwert und damit zur Beschwerde legitimiert. Auf die Beschwerde ist einzutreten.
2. Die Beschwerdeführerin verlangt eine Parteibefragung. Gemäss § 52 Abs. 1 Gesetz über den Rechtsschutz in Verwaltungssachen (VRG, BGS 124.11) sind die Verwaltungsgerichtsbehörden nicht an die Beweisanträge der Parteien gebunden. Sie können von Amtes wegen Beweiserhebungen anordnen. Vorliegend geht der für das Verfahren relevante Sachverhalt genügend klar aus den Akten hervor. Es ist nicht ersichtlich, welche zusätzlichen Erkenntnisse, die nicht bereits Eingang in Rechtsschriften und Akten gefunden haben, aus einer Parteibefragung hervorgehen könnten. Zudem hatte die Beschwerdeführerin genügend Gelegenheit, ihre Argumente in schriftlicher Form vorzubringen. Es sind demnach keine Gründe ersichtlich, weshalb eine Parteibefragung durchgeführt werden müsste; es kann aufgrund der Akten entschieden werden.
Eine öffentliche Verhandlung wurde nicht beantragt. Die Pflicht zur Durchführung einer solchen setzt nach der Rechtsprechung einen klaren Parteiantrag voraus. Blosse Beweisabnahmeanträge, wie die Durchführung einer persönlichen Befragung, reichen nicht aus (Urteil des Bundesgerichts 2C_765/2014 vom 31. März 2015 E. 3.1.3 mit Hinweisen). Die Beschwerdeführerin hat lediglich um eine Parteibefragung im Sinne eines Beweisantrages ersucht. Art. 6 Ziff. 1 Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten (EMRK, SR 0.101) hat im vorliegenden Zusammenhang daher keine über Art. 29 Abs. 2 Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossenschaft (BV, SR 101) hinausgehende Bedeutung (Urteil des Bundesgerichts 2C_765/2014 E. 3.1.3).
3. Gemäss Art. 404 ZGB hat der Beistand oder die Beiständin Anspruch auf eine angemessene Entschädigung und auf Ersatz der notwendigen Spesen aus dem Vermögen der betroffenen Person. Bei einem Berufsbeistand oder einer Berufsbeiständin fallen die Entschädigung und der Spesenersatz an den Arbeitgeber (Abs. 1). Die Erwachsenenschutzbehörde legt die Höhe der Entschädigung fest. Sie berücksichtigt dabei insbesondere den Umfang und die Komplexität der dem Beistand oder der Beiständin übertragenen Aufgaben (Abs. 2). Die Kantone erlassen Ausführungsbestimmungen und regeln die Entschädigung und den Spesenersatz, wenn diese nicht aus dem Vermögen der betroffenen Person bezahlt werden können (Abs. 3).
Laut § 119 EG ZGB hat die von der Massnahme betroffene Person die Kosten der Mandatsführung zu tragen, sofern sie nicht als bedürftig im Sinne der Bestimmungen über die unentgeltliche Rechtspflege gilt. Der Mandatsträger hat spätestens zum Zeitpunkt der Berichterstattung einen Antrag mit Begründung darüber zu stellen, von wem und zu welchen Anteilen die Entschädigung und Auslagen zu tragen sind. Laut § 120 EG ZGB richtet sich die durch die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde festzulegende Entschädigung und der notwendige Auslagenersatz für Mandatsträger nach dem kantonalen Gebührentarif.
Nach § 88 Gebührentarif (GT, BGS 615.11) beträgt die Entschädigung (unter Vorbehalt der Absätze 3 und 4) pro Jahr für die Einkommens- und Vermögensverwaltung CHF 300.00 bis CHF 3‘000.00, für die persönliche Betreuung ebenfalls CHF 300.00 bis CHF 3‘000.00 und für die Amtsführung ausserhalb dieser beiden Aufgaben CHF 500.00 bis CHF 5‘000.00 (Abs. 1). Absatz 2 regelt die Entschädigung der notwendigen Auslagen. Nach Abs. 3 gilt für die Entschädigung für Mandatsträgerinnen und Mandatsträger, die Angestellte einer Sozialregion sind, ein Stundenansatz von CHF 100.00. Gleiches gilt für private Mandatsträgerinnen und Mandatsträger, die über eine anerkannte Fachausbildung verfügen, welche für die Mandatsführung unverzichtbar ist und für welche der genannte Stundenansatz gerechtfertigt erscheint. Absatz 4 regelt die Entschädigung für Anwälte, Treuhänder oder gleichwertig ausgebildete Personen, welche ein entsprechendes Mandat wahrnehmen.
3.1 In der Praxis wurden «Richtlinien für die Entschädigung der Beiständinnen und Beistände bei Kindes- und Erwachsenenschutzmassnahmen» erlassen. Bei diesen Richtlinien handelt es sich rechtlich um eine Verwaltungsverordnung bzw. um eine generelle Dienstanweisung. Die Hauptfunktion einer Verwaltungsverordnung oder generellen Dienstanweisung besteht darin, eine einheitliche, gleichmässige und sachrichtige Praxis des Gesetzesvollzugs sicherzustellen. Nach herrschender Ansicht sind Verwaltungsverordnungen jedoch keine Rechtsquellen, enthalten also keine Rechtsnormen. Obwohl sie für die Behörden verbindlich sind, werden sie normalerweise nicht in den offiziellen Gesetzessammlungen publiziert (vgl. Ulrich Häfelin/Georg Müller/Felix Uhlmann, Allgemeines Verwaltungsrecht, 7. Auflage, Zürich/St. Gallen 2016, N 81 ff.). Das Verwaltungsgericht ist an Verwaltungsverordnungen nicht gebunden, es prüft frei, ob die angefochtene Verfügung mit dem Gesetz übereinstimmt. Es wird aber die Verwaltungsverordnung in seine Entscheidung mit einbeziehen, soweit sie eine dem Einzelfall gerecht werdende Auslegung der massgebenden Bestimmung zulässt, da es nicht ohne Grund von einer einheitlichen rechtmässigen Praxis der Verwaltungsbehörde abweichen wird (vgl. Häfelin/Müller/Uhlmann, a.a.O., N 87).
3.2 Nach der bundesgerichtlichen Rechtsprechung sind die massgeblichen Kriterien zur Bemessung der angemessenen Mandatsträgerentschädigung die Art der geleisteten Tätigkeit, die wirtschaftliche Lage der verbeiständeten Person, der konkrete Aufwand im Einzelfall und die besonderen beruflichen Fähigkeiten, die die Aufgabe erfordert (vgl. Urteile des Bundesgerichts 5D_148/2009 E. 3.1, 5A_319/2008 E. 4.1, BGE 116 II 399 E. 4b). Sind Aufgaben zu erfüllen, die zwingend besondere berufliche Kenntnisse erfordern, wie etwa die Prozessführung, die Verwaltung eines komplexen Vermögens oder die Verwaltung von Miet- und Geschäftsliegenschaften, und wird deshalb eine Person mit diesen spezifischen beruflichen Kenntnissen als Beistand eingesetzt, so ist die Entschädigung grundsätzlich gestützt auf die entsprechenden Berufstarife zu berechnen. Setzt der von der Erwachsenenschutzbehörde erteilte Auftrag hingegen keine besonderen Berufskenntnisse voraus, so ist es mit der Rechtsgleichheit nicht vereinbar, die Höhe der Entschädigung vom Beruf des Beistandes abhängig zu machen. Könnte bspw. eine einfache Vermögensverwaltung ohne weiteres auch von einem Laien besorgt werden, so hat der Treuhänder oder Banker, der als Beistand eingesetzt wird, nicht Anspruch auf ein Entgelt gemäss den in der betreffenden Sparte massgebenden Ansätzen. Als Aufwand darf nur verrechnet werden, was im Rahmen des Auftrags der Erwachsenenschutzbehörde zu einer sorgfältigen Amtsführung des Beistandes gehört. Übertriebene oder unnötige Aufwendungen dürfen nicht in Rechnung gestellt werden (Ruth E. Reusser in: Heinrich Honsell et al. [Hrsg.], Basler Kommentar, Zivilgesetzbuch I, Basel 2014, Art. 404 ZGB N 18 ff.).
Der Kanton hat im Rahmen der vom Bundesgericht entwickelten Vorgaben bei der Festlegung von Grundsätzen für die Bemessung der Entschädigung ein weites Ermessen. Es ist auf jeden Fall nicht Ziel des neuen Erwachsenenschutzrechts, die Führung von Beistandschaften zu einem freien Beruf zu machen, von dem eine Person leben kann. Vielmehr ist neben treuhänderischen Prinzipien auch dem sozialen Charakter des Erwachsenenschutzes bei der Festsetzung der Ansätze Rechnung zu tragen. Sind dem Beistand hohe Entschädigungen zu bezahlen, so könnte dies dazu führen, dass von einer Meldung an die Erwachsenenschutzbehörde abgesehen wird und die Angehörigen einer hilfsbedürftigen Person sich zu deren Nachteil irgendwie «durchwursteln» (vgl. Ruth E. Reusser in: Thomas Geiser/Ruth E. Reusser [Hrsg.], Basler Kommentar, Erwachsenenschutz, Basel 2012, Art. 404 ZGB N 18 ff., 44).
4.1 Die KESB Olten-Gösgen begründet ihren Entscheid damit, für B.___ bestehe eine umfassende Beistandschaft. Die Aufgabe der Beiständin bestehe vor allem in der Einkommens- und Vermögensverwaltung sowie den damit verbundenen Vertretungshandlungen. In persönlicher Hinsicht werde B.___ durch das Personal des Alters- und Pflegheims [...] betreut sowie durch seine familiären Bezugspersonen (Schwester, Mutter und seine Tochter). Praxisgemäss werde Privatbeiständen bei einer Einkommensund Vermögensverwaltung eine monatliche Pauschale von CHF 100.00 zugesprochen, was CHF 1'200.00 pro Jahr ergebe. Damit bewege sich die Jahrespauschale ungefähr in der Mitte des Gebührenrahmens von § 88 Abs. 1 lit. a GT. Besondere Aufwendungen, welche mit einem Stundenansatz von CHF 25.00 entlohnt würden, seien von der Beiständin im Bericht nicht geltend gemacht worden.
Weiter hielt die KESB Olten-Gösgen in ihrer Stellungnahme insbesondere fest, die Beschwerdeführerin sei bis 31. Mai 2015 bei der Sozialregion [...] angestellt gewesen. Sie habe als Sozialversicherungsfachfrau gearbeitet und habe die AHV-Zweigstelle betreut. Das Beistandschaftsmandat habe sie jedoch nebenberuflich (nicht im Anstellungsverhältnis und nicht während der Arbeitszeit) als private Mandatsträgerin geführt. Mit Entscheid vom 26. März 2014 sei der Beschwerdeführerin für die Zeitspanne vom 1. Januar 2011 bis 31. Dezember 2012 eine Entschädigung von CHF 2'400.00 zugesprochen worden. Dagegen habe sich die Beschwerdeführerin gewehrt und wie bis anhin eine Entschädigung nach der alten Verordnung von 5 % der Einnahmen oder zumindest eine Entschädigung für berufliche Mandatsträger nach der neuen Richtlinie verlangt. Nach Rücksprache mit dem Leiter der Sozialregion [...] sei die KESB bereit gewesen, auf ihren Entscheid zurückzukommen und habe der Beschwerdeführerin die Pauschale für Berufsbeistände zugesprochen (24 x CHF 150.00 = CHF 3'600.00). Man habe es damit gerechtfertigt, dass die Beschwerdeführerin bei der Sozialregion angestellt gewesen sei. Aus diesem Grund habe man die höhere Pauschale gewährt, obwohl sie eigentlich ihr Amt als Privatbeiständin versehen habe. Dasselbe gelte auch für den Zeitraum vom 1. Januar 2013 bis 31. Dezember 2014. Die berufliche Qualifikation der Beschwerdeführerin als Sozialversicherungsfachfrau habe bei der Festsetzung der Entschädigung keine Rolle gespielt. Da das Anstellungsverhältnis bis 31. Mai 2015 gedauert habe, sei der Beschwerdeführerin eventualiter für die Zeit vom 1. Januar 2015 bis 31. Mai 2015 noch der Ansatz für Berufsbeistände zuzusprechen. Anstelle von CHF 100.00 pro Monat hätte sie eine Entschädigung von CHF 150.00 pro Monat zugute, was einen Betrag von CHF 250.00 (5 x CHF 50.00) ausmachen würde.
4.2 Die Beschwerdeführerin brachte dagegen zusammenfassend vor, beim Mandat handle es sich um eine umfassende Beistandschaft. Zu den Aufgaben der Beschwerdeführerin gehörten deshalb sowohl die Sorge um die persönlichen Belange des Verbeiständeten wie auch die Einkommens- und Vermögensverwaltung. Die Entschädigung von CHF 1'800.00 liege in der Mitte des Gebührenrahmens und sei daher in keiner Weise übermässig, sondern trage dem Umstand Rechnung, dass mit einer umfassenden Beistandschaft ein deutlich höherer Aufwand verbunden sei als mit einer sektoriellen, insbesondere einer auf Einkommens- und Vermögensverwaltung beschränkten Beistandschaft. Eine Kürzung der Entschädigung sei in keiner Weise gerechtfertigt. Weder sei das Pflichtenheft der Beschwerdeführerin eingeschränkt worden noch habe sich der Gesundheitszustand des Verbeiständeten derart verbessert, dass er besser für sich sorgen könnte. Auch habe die Beschwerdeführerin ihre besonderen Fachkenntnisse mit der Pensionierung nicht verloren. Eine Unterscheidung zwischen Berufsbeiständen und privaten Beistandspersonen sei nicht sachgerecht. Entscheidend könne nur der mutmassliche Arbeitsaufwand nach den Schwächen und der Unterstützungsbedürftigkeit der verbeiständeten Person sein sowie ein Abwägen zwischen den erbrachten Leistungen und den Kosten einer anderweitigen Leistungserbringung. Unter Berücksichtigung all dieser Aspekte ergebe sich, dass die bisherige Entschädigung massvoll und der Aufgabe und Verantwortung der Beschwerdeführerin angepasst sei und es keinen Grund gebe, die Entschädigung im Vergleich zu der vorangehenden Berichtsperiode zu reduzieren. Zudem verstosse die rückwirkende Reduzierung gegen Treu und Glauben.
In der Replik hielt die Beschwerdeführerin weiter fest, die pauschale Entschädigung von CHF 1'800.00 pro Jahr sei ihr aufgrund ihrer besonderen Kenntnisse und nicht aufgrund des Anstellungsverhältnisses bei der Sozialregion zugesprochen worden. Deshalb habe sie keine Veranlassung zu der Annahme gehabt, dass sie nach der altersbedingten Auflösung des Arbeitsverhältnisses eine tiefere Entschädigung erhalten würde. Eine entsprechende Mitteilung habe sie vor Beginn der Berichtsperiode 2015/2016 weder vom Leiter der Sozialregion [...] noch von der KESB erhalten. Es verstehe sich jedoch von selbst, dass Änderungen der Entschädigung einer Mandatsträgerin im Voraus, d.h. vor Beginn der massgeblichen Rechnungsperiode mitzuteilen und die Entschädigung mit ihr zu regeln sei, so dass sie entscheiden könne, ob sie gewillt sei, das Mandat zu den neuen Bedingungen weiterzuführen. Hätte die Beschwerdeführerin gewusst, dass sie nur noch CHF 1'200.00 pro Jahr erhalten sollte, hätte sie die Spesen aufgeführt. Die Beschwerdeführerin habe in keiner Weise damit rechnen müssen, dass nach ihrer Pensionierung eine Reduktion der Entschädigung beabsichtigt war, hatte sich doch weder an ihren Aufgaben noch an der Situation der verbeiständeten Person etwas geändert.
5. Unbestritten ist, dass die im Jahre 2004 verfügte Massnahme der Vormundschaft noch nicht an das neue Erwachsenenschutzrecht angepasst wurde. Mit dem Inkrafttreten des neuen Erwachsenenschutzrechts mutierte die altrechtliche Vormundschaft von Gesetzes wegen in eine umfassende Beistandschaft (vgl. Art. 14 Abs. 2 Schlusstitel ZGB). Das Argument der Vorinstanz, dass nach heutigen Massstäben im vorliegenden Fall wohl keine umfassende Beistandschaft mehr errichtet würde und der Schwerpunkt der Massnahme eindeutig bei der Einkommens- und Vermögensverwaltung sowie mit den damit anfallenden administrativen Aufgaben liege (vgl. Stellungnahme vom 12. Dezember 2017 S. 3), kann somit nicht gehört werden. Vorliegend ist nach Gesetz von einer umfassenden Beistandschaft auszugehen.
5.1 Die umfassende Beistandschaft ist unter den amtsgebundenen behördlichen Massnahmen diejenige, welche die Rechte der Betroffenen maximal einschränkt. Sie greift in alle Angelegenheiten der verbeiständeten Person ein und lässt ihr kaum Raum für Selbstbestimmung. Die umfassende Beistandschaft erstreckt sich somit von Gesetzes wegen auf alle Angelegenheiten der Personensorge, der Vermögenssorge und des Rechtsverkehrs. Daher muss der Beistand sich in umfassender Weise um die Belange der verbeiständeten Person kümmern (vgl. Helmut Henkel in: Heinrich Honsel et al. [Hrsg.], Basler Kommentar, Zivilgesetzbuch I, Basel 2014, Art. 398 ZGB N 3 und 21).
5.2 Unbestritten ist auch, dass es sich vorliegend um ein Mandat mit Einkommens- und Vermögensverwaltung handelt, weshalb sich die Entschädigung nach Ziffer 3 der «Richtlinien für die Entschädigung der Beiständinnen und Beistände bei Kindes- und Erwachsenenschutzmassnahmen» der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden Kanton Solothurn (nachfolgend Richtlinien genannt, Stand Februar 2014) richtet. Gemäss Ziffer 3.1 beträgt die Entschädigung für private Beistände (PriMa) CHF 1’200.00/Jahr, während die Entschädigung für Beistände mit besonderen Kenntnissen gemäss Ziffer 3.2 CHF 1'800.00/Jahr beträgt (vorgesehen für fachlich äusserst anspruchsvolle Mandate, die eine professionelle Fallführung erfordern). Die Entschädigung für Berufsbeistände intern (Sozialregion) beträgt gemäss Ziffer 3.3 ebenfalls CHF 1'800.00/Jahr, während andere Berufsgruppen nach entsprechendem Berufstarif entschädigt werden (Ziffer 3.4). Bei Vermögen über CHF 100'000.00 kann eine höhere Entschädigung verlangt werden (Ziffer 3.5). Gemäss Ziffer 3.6 können in begründeten Fällen Sonderregelungen vereinbart werden.
Die Beschwerdeführerin führt das Mandat seit Jahren unbestrittenermassen als private Beiständin aus (vgl. Ziffer 2.5 des Entscheids der Vorinstanz sowie deren Stellungnahme und Beschwerdeschrift Ziffer III a). Demzufolge kann die Beschwerdeführerin nach den Richtlinien lediglich als private Beiständin (Ziffer 3.1) oder als Beiständin mit besonderen Kenntnissen (Ziffer 3.2) entschädigt werden und nicht wie von der KESB Olten-Gösgen geltend gemacht als Berufsbeiständin gemäss Ziffer 3.3, auch wenn sie bei einer Sozialregion angestellt war. Die Beschwerdeführerin hat ihr Mandat bekanntlich nie als Angehörige der Sozialregion ausgeübt, sondern stets als private Mandatsträgerin, d.h. nicht im Anstellungsverhältnis und nicht während der Arbeitszeit. Im Schreiben der KESB Olten-Gösgen vom 19. Mai 2014 betreffend die Berichtsjahre 2011/2012 wurde der Beschwerdeführerin mitgeteilt, dass sie nach Rücksprache mit dem Leiter der Sozialregion [...] nach dem Tarif für Beistandspersonen mit besonderen Kenntnissen entschädigt werden könne, was auch mit Entscheid vom 2. Juli 2014 (Wiedererwägung) vollzogen wurde. Zwar ist der Kurzbegründung des Entscheides zu entnehmen, dass nach Rücksprache mit der Beiständin und der Sozialregion die Beiständin nach gleichem Ansatz wie die Berufsbeistände entschädigt werde, doch kann die Vorinstanz daraus nichts zu ihren Gunsten ableiten, kann doch die Beschwerdeführerin als private Beiständin, wie bereits erwähnt, nicht als Berufsbeistand entschädigt werden. Die Beschwerdeführerin wurde auch für die Berichtsjahre 2013/2014 mit CHF 1'800.00 pro Jahr (ohne nähere Begründung) entschädigt. Der Umstand, dass das Arbeitsverhältnis bei der Sozialregion [...] aufgrund der Pensionierung der Beschwerdeführerin per 31. Mai 2014 beendet wurde, ist demnach vorliegend nicht von Relevanz. Auch ist den Akten nicht zu entnehmen, dass mit der Beschwerdeführerin vereinbart worden sein soll, dass die Entschädigung von CHF 1'800.00/Jahr mit ihrer Pensionierung dahinfallen werde. Da die Kenntnisse der Beschwerdeführerin seit den Berichtsjahren 2011/2012 und 2013/2014 gleichgeblieben sind, sich das Tätigkeitsvolumen nicht verringert hat, der Gesundheitszustand der verbeiständeten Person unverändert ist und nach wie vor eine umfassende Beistandschaft besteht, ist der Beschwerdeführerin weiterhin die Pauschale als Beiständin mit besonderen Kenntnissen, d.h. CHF 1'800.00 pro Jahr auszubezahlen. Ob die spezifischen Kenntnisse der Beschwerdeführerin für die Mandatsführung tatsächlich notwendig sind, kann offen bleiben. Es besteht jedenfalls kein Grund für eine Herabsetzung der Entschädigung zufolge Pensionierung.
6. Die Beschwerde erweist sich somit als begründet, sie ist gutzuheissen. Ziffer 3.3 des Entscheides der KESB Olten-Gösgen vom 25. Oktober 2017 ist dahingehend abzuändern, als die Entschädigung für die Führung des Mandates auf CHF 3'600.00 festgelegt wird.
7.1 Bei diesem Ausgang hat der Kanton Solothurn die Kosten des Verfahrens vor Verwaltungsgericht von CHF 800.00 zu tragen.
7.2 Rechtsanwältin Claudia Heusi macht als Parteientschädigung einen Aufwand von insgesamt CHF 2'203.40 geltend (7.92 Stunden à CHF 240.00, Auslagen CHF 142.35 und MWST). Dieser Aufwand erscheint angemessen und ist vom Kanton Solothurn zu bezahlen.
Demnach wird erkannt:
1. Die Beschwerde wird gutgeheissen: Ziffer 3.3 des Entscheides der KESB Olten-Gösgen vom 25. Oktober 2017 wird dahingehend abgeändert, als die Entschädigung für die Führung des Mandates auf CHF 3'600.00 festgelegt wird.
2. Der Kanton Solothurn hat die Kosten des Verfahrens vor Verwaltungsgericht zu tragen.
3. Der Kanton Solothurn hat A.___ eine Parteientschädigung von CHF 2'203.40 (inkl. Auslagen und MWST) zu bezahlen.
Rechtsmittel: Gegen diesen Entscheid kann innert 30 Tagen seit Eröffnung des begründeten Urteils beim Bundesgericht Beschwerde in Zivilsachen eingereicht werden (Adresse: 1000 Lausanne 14). Die Frist wird durch rechtzeitige Aufgabe bei der Schweizerischen Post gewahrt. Die Frist ist nicht erstreckbar. Die Beschwerdeschrift hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel und die Unterschrift des Beschwerdeführers oder seines Vertreters zu enthalten. Für die weiteren Voraussetzungen sind die Bestimmungen des Bundesgerichtsgesetzes massgeblich.
Im Namen des Verwaltungsgerichts
Die Präsidentin Die Gerichtsschreiberin
Scherrer Reber Droeser