A. a) B.X.________, pour une part, la même et A.X.________, pour une part, X2________, pour une part et Y2________ et Y1________, pour une part, sont copropriétaires dans la PPE, qui est régie par un règlement d’administration et d’utilisation.
B. a) Le 22 mars 2019, Y2________ et Y1________ ont déposé devant le tribunal civil une requête concluant à la nomination d’un administrateur pour la PPE, sous suite de frais et dépens. Ils exposaient, en bref, que l’administrateur de la PPE avait résilié son mandat avec effet immédiat, le 18 février 2019, comme l’avaient fait plusieurs administrateurs successifs depuis 2012. Toutes les gérances contactées avaient refusé de reprendre le mandat. Les relations entre les copropriétaires étaient difficiles. Des procédures judiciaires avaient déjà été menées en rapport avec la PPE. La requête précisait que la valeur litigieuse était de 2'500 francs, soit le montant de l’indemnité annuelle que recevait l’administrateur démissionnaire, dont le contrat avait été conclu pour une année, renouvelable.
b) Le 17 avril 2019, A.X.________ a conclu au rejet de la requête, en expliquant qu’il avait lui-même été nommé administrateur à la majorité simple des copropriétaires, avec effet au 1er avril 2019, suite à une circulaire/proposition envoyée à chaque copropriétaire. Il a effectué diverses démarches en lien avec sa prise de fonction.
c) Le 2 mai 2019, Y2________ et Y1________ ont encore déposé devant le tribunal civil une requête de mesures superprovisionnelles et provisionnelles. Ils concluaient en substance, à titre superprovisionnel, à ce qu’il soit interdit à A.X.________, sous la menace des sanctions de l’article 292 CP, de se prévaloir du titre d’administrateur de la PPE et d’effectuer des actes d’administration de celle-ci, avec des avis à des tiers en ce sens, et que soit interdite la tenue d’une assemblée des copropriétaires le 10 mai 2019. Les conclusions provisionnelles tendaient au constat de la nullité de la décision, prise par voie de circulation, de nommer A.X.________ en qualité d’administrateur de la PPE et d’éventuelles décisions prises par l’assemblée de la PPE du 25 avril 2019, le tout étant assorti des mêmes interdictions et avis que ceux requis à titre superprovisionnel. La requête mentionnait une valeur litigieuse de 2'500 francs.
d) Le tribunal civil a considéré que les défendeurs, dans les deux procédures, étaient A.X.________ et la PPE. Il a tenu une audience le 14 mai 2019, au cours de laquelle la nomination de A.________ comme administrateur a été proposée par les requérants. Il a ensuite implicitement joint les causes.
f) Les époux A.X.________ et B.X.________ et X2________ ont déposé des observations le 16 mai 2019. Y2________ et Y1________ en ont fait de même, par leur mandataire, le 20 mai 2019.
g) Sollicité par le tribunal civil, A.________ a écrit le 21 mai 2019 qu’il accepterait un mandat d’administrateur de la PPE. Les demandeurs ont admis sa désignation, le 27 mai 2019, alors que par courrier du 5 juin 2019, les époux A.X.________ et B.X.________ et X2________ ont demandé que la nomination de A.X.________ comme administrateur soit « validée jusqu’au 31 mars 2020 ».
C. Par décision du 13 juin 2019, le tribunal civil a nommé A.________ en qualité d’administrateur de la PPE, dès l’entrée en force de la décision, interdit à titre provisionnel à A.X.________ d’effectuer des actes d’administration pour la PPE et de se prévaloir du titre d’administrateur, ordonné à titre provisionnel au service de la géomatique et du registre foncier de radier du registre foncier la mention de A.X.________ comme administrateur de la PPE, communiqué à la banque B.________, à titre provisionnel, la décision d’interdiction du chiffre 2, arrêté les frais de la procédure, avancés par Y2________ et Y1________, à 1'150 francs et mis ceux-ci « à la charge de la partie défenderesse » et condamné « la partie défenderesse » à verser à Y2________ et Y1________ une indemnité de dépens de 10'137.75 francs. Le tribunal civil a retenu, en résumé, que le dossier n’établissait pas qu’à la date de la requête du 22 mars 2019, un administrateur avait été nommé, ni la date de la nomination de A.X.________. Faute d’accord écrit de chacun des copropriétaires, la décision de nomination de ce dernier, prise d’abord par voie de circulation, n’était pas valable. L’assemblée des copropriétaires, qui avait confirmé le mandat le 25 avril 2019, en l’absence de Y2________ et Y1________, n’avait pas été convoquée régulièrement. Il convenait de désigner un nouvel administrateur, qui devait être une personne neutre, vu le climat houleux au sein de la PPE et le fait que A.X.________ paraissait agir de façon cavalière, avait adopté un comportement chicanier envers de précédents administrateurs et semblait ignorer les règles en matière d’administration d’une PPE, ce que démontraient les démarches auxquelles il avait procédé. La nomination d’A.________ s’imposait. Au vu de cette nomination, il convenait de faire droit aux conclusions de la requête de mesures provisionnelles qui n’étaient pas dans l’intervalle devenues sans objet. Il appartiendrait ensuite au nouvel administrateur de se faire inscrire au registre foncier. Au sujet des frais judiciaires et dépens, le tribunal civil a retenu ceci : « La partie défenderesse succombe intégralement, les frais sont donc mis à sa charge. Elle devra verser une indemnité de dépens aux requérants, lesquels ont fait appel à un mandataire professionnel pour la défense de leurs intérêts dans cette cause (art. 95 al. 3 let. b CPC). Cette indemnité correspondra aux mémoires déposés par leur mandataire ».
D. Le 24 juin 2019, B.X.________, la même et A.X.________, X2________ et la PPE, désormais représentés par un mandataire (le même pour tous), ont recouru contre cette décision, en concluant à l’annulation des chiffres 5 et 6 de son dispositif, principalement à ce que les frais judiciaires soient fixés à 1'150 francs et mis à la charge de la PPE et que les dépens soient fixés à 400 francs en faveur de Y2________ et Y1________, à la charge de la PPE, subsidiairement au renvoi de la cause au tribunal civil pour nouvelle décision, en tout état de cause avec suite de frais judiciaires et dépens. En résumé, ils invoquaient une violation du droit d’être entendu, par défaut de motivation, la décision rendue ne permettant pas de déterminer qui était la « partie défenderesse » à la charge de laquelle les frais judiciaires et dépens avaient été mis. Une motivation en rapport avec la fixation des dépens faisait en outre défaut. Le montant alloué pour les dépens était trop élevé pour une procédure de ce genre et en fonction d’une valeur litigieuse de 2'500 francs. Dans la procédure en nomination d’un administrateur, les requérants obtenaient satisfaction, même si un administrateur œuvrant pour le bien de la PPE était déjà en fonction. Le tribunal civil avait refusé toutes les mesures superprovisionnelles requises et le dispositif de la décision entreprise ne faisait droit qu’à trois des conclusions prises à titre provisionnel. Les requérants obtenaient tout au plus la moitié de leurs conclusions, de sorte que chacune des parties succombait. La PPE était routinière des procédures judiciaires. Les mémoires des intimés étaient peu motivés, dans leur partie en droit. L’invocation de deux dispositions légales ne nécessitait aucune compétence juridique particulière. Deux volumineux lots de pièces littérales avaient été déposés, mais on ne comprenait pas bien l’utilité de chacune des pièces. Rien ne justifiait l’urgence de mesures superprovisionnelles. L’activité comme administrateur de A.X.________ ne prêtait pas le flanc à la critique. Le comportement des intimés n’était pas exempt de tout reproche. Partant, les frais judiciaires devaient être mis à la charge de la PPE et chaque partie devait supporter ses dépens (sic). Vu la valeur litigieuse de 2'500 francs, le montant maximal des dépens, prévu par l’article 61 TFrais, était de 2'400 francs (sic). En l’espèce et toujours vu la valeur litigieuse, le montant des dépens devait être fixé au tiers de ce montant, soit 800 francs. Les dépens devaient être répartis équitablement, de sorte que la PPE devait être condamnée au paiement de la moitié des dépens, soit 400 francs. Les recourants produisaient un mémoire d’honoraires de leur mandataire, qui s’élevait à 3'926.20 francs, pour la procédure de recours.
E. Le 28 juin 2019, la première juge a indiqué qu’elle n’avait pas d’observations à formuler sur le recours.
F. Dans leur réponse du 8 juillet 2019, les intimés concluaient au rejet du recours, dans la mesure de sa recevabilité, subsidiairement au renvoi de la cause en première instance, sous suite de frais judiciaires et dépens. Ils exposaient que la valeur litigieuse était de 2'500 francs pour chacune des deux procédures. Sans compter les frais et la TVA, les honoraires accordés par le tribunal civil étaient de 2'827.50 francs pour la procédure de nomination d’un administrateur et 6'355.80 francs pour la procédure de mesures provisionnelles. Les deux procédures avaient été provoquées par les actes de A.X.________, dont le tribunal civil avait retenu qu’il avait agi de manière cavalière, qu’il ignorait les règles d’administration d’une PPE et que son comportement était chicanier. La PPE n’avait pas déposé de réponse. En procédure de recours, les recourants ne concluaient pas à ce que les intimés soient condamnés à une partie des frais judiciaires et dépens de première instance. Leurs conclusions tendaient à décharger sur la PPE les frais judiciaires et dépens et, par conséquent, à libérer A.X.________ du paiement de ceux-ci, ainsi qu’à la réduction des dépens. Dès lors, l’argumentation des recourants ne semblait pas pertinente, en tant qu’elle tendait à dire que les intimés n’avaient pas eu gain de cause. S’agissant du montant des dépens, il convenait de considérer qu’il y avait deux valeurs litigieuses de 2'500 francs, distinctes même si elles s’élevaient au même montant. Les honoraires avaient ainsi été fixés à deux fois et demie le maximum prévu par l’article 61 TFrais. Le tribunal civil avait fait droit à l’entier des conclusions des intimés dans la procédure de nomination d’un administrateur et à une grande partie de celles qu’ils avaient prises en mesures provisionnelles, le reste des conclusions étant devenu sans objet. Il avait d’ailleurs retenu que les recourants avaient succombé intégralement. En application de l’article 106 al. 1 CPC, les recourants devaient donc supporter l’ensemble des frais judiciaires et dépens. Même en retenant l’application de l’article 107 CPC, il fallait considérer que la répartition des frais opérée en première instance était équitable. Les intimés avaient agi de bonne foi et c’était le comportement de A.X.________ qui avait provoqué les deux procédures, dans la mesure où il violait crassement les droits de propriétaires des intimés. Les intimés pensaient pouvoir déduire de la décision entreprise et du contexte que le tribunal civil avait entendu mettre à la charge de A.X.________ l’entier des frais judiciaires et dépens. Dans cette hypothèse, le recours de la PPE était irrecevable. On pouvait se demander si les autres recourants avaient qualité pour agir, dans la mesure où ils n’étaient pas parties à la procédure de première instance. A.X.________ n’avait pas recouru à titre individuel, mais seulement avec son épouse. Les intimés déposaient une note d’honoraires de leur mandataire pour la procédure de recours, note qui se montait à 3'062.56 francs au total.
G. Dans une réplique spontanée du 9 août 2019, pour le dépôt de laquelle ils avaient sollicité et obtenu un délai à cette date, les recourants ont exposé qu’ils avaient bien conclu à ce qu’une partie des dépens soit laissée à la charge des intimés, même si c’était au final à la PPE de s’acquitter des dépens, après une sorte de compensation. Il était erroné de soutenir que l’on se trouvait en présence de deux procédures distinctes, dont les valeurs litigieuses s’additionnaient, dans la mesure où les causes avaient implicitement été jointes par le tribunal civil. L’état de fait étant identique pour les deux procédures, les valeurs litigieuses ne s’additionnaient pas et les dépens ne pouvaient pas être doublés non plus. Les recourants prenaient acte du fait que les intimés admettaient que le montant des dépens était supérieur au maximum prévu par le tarif. Ils relevaient qu’aucune conclusion formulée à titre superprovisionnel n’avait été accordée. En outre, la première juge avait refusé de faire droit aux conclusions tendant au constat de la nullité de la nomination de A.X.________ en tant qu’administrateur, ainsi qu’à certaines autres. Les recourants n’auraient pas eu à agir si la décision avait été plus claire au sujet des frais. Il était faux que le tribunal civil ait entendu mettre ceux-ci à la charge de A.X.________, que la décision ne qualifiait pas de partie défenderesse. En matière d’action en révocation d’un administrateur, la qualité pour défendre appartenait exclusivement à la PPE, l’administrateur n’étant pas partie au procès. La PPE était forcément partie défenderesse. Elle avait donc qualité pour recourir.
H. a) Le 13 août 2019, le président de l’Autorité de recours en matière civile a invité le tribunal civil à indiquer s’il entendait rendre d’office une décision interprétative ou rectificative, en rapport avec les frais et leur répartition.
b) Le 15 août 2019, le tribunal civil a rendu une décision en interprétation sur frais et dépens, par laquelle il « supprim[ait] » les chiffres 5 et 6 du dispositif de la décision du 13 juin 2019 et les « rempla[çait] ». Cette décision arrêtait les frais de procédure, avancés par Y2________ et Y1________, à 1'150 francs et les mettait pour 800 francs à la charge de la PPE et 350 francs à la charge de A.X.________, condamnait A.X.________ à verser à Y2________ et Y1________ une indemnité de dépens de 3'422.60 francs et condamnait la PPE à verser à Y2________ et Y1________ une indemnité de dépens de 6'715.15 francs, sans frais ni dépens pour la décision interprétative. Dans ses considérants, la première juge rappelait que si la requête en nomination d’un administrateur avait été déposée exclusivement contre la PPE, celle de mesures superprovisionnelles et provisionnelles était dirigée contre la même et A.X.________. L’avance de frais était de 450 francs pour la première de ces procédures et de 700 francs pour la seconde. Les frais judiciaires et dépens de la première procédure devaient être mis à la charge de la PPE, les requérants obtenant gain de cause. Les honoraires de leur mandataire étaient proportionnés à la défense d’un tel cas. L’attitude chicanière des époux A.X.________ et B.X.________, auquel s’était joint un autre copropriétaire, ne pouvait être cautionnée. La valeur litigieuse se déterminait en multipliant par 20 la rétribution annuelle de l’administrateur (art. 92 al. 2 CPC), de sorte qu’elle était de 50'000 francs, ce qui aurait pu engendrer des dépens à concurrence de 10'000 francs. Les requérants obtenaient aussi gain de cause sur une partie importante de leurs conclusions tendant au prononcé de mesures provisionnelles, les autres devenant sans objet. Il n’avait pas été considéré que la condition de l’urgence n’était pas réalisée, mais, dans la mesure où une audience avait déjà été fixée, il semblait judicieux de la consacrer également à la question des mesures superprovisionnelles, plutôt que de statuer sans audition des parties. La nomination de A.X.________ n’était pas établie, de sorte qu’il était justifié que les requérants formulent leurs conclusions comme ils l’avaient fait. Si certaines conclusions étaient devenues sans objet, c’était en raison de la nomination d’un administrateur. Les frais devaient donc être mis à la charge de la partie défenderesse et répartis par moitié entre ses consorts, soit la PPE et A.X.________. Les mesures sollicitées avaient trait à l’administration de la PPE et à l’interdiction faite à A.X.________ de la prendre en charge. Dès lors, la valeur litigieuse pouvait être fixée au montant applicable à la procédure en nomination de l’administrateur.
c) Cette décision n’a pas fait l’objet d’un recours.
I. a) Le président de l’Autorité de recours en matière civile a invité les recourants à présenter des observations suite à la décision du 15 août 2019. Dans une lettre du 22 août 2019, il relevait notamment que la décision en question ne rendait apparemment pas sans objet la procédure de recours, que la question de la qualité pour recourir de B.X.________ et X2________, à titre individuel, restait posée, que celle de la qualité pour recourir de la PPE se posait aussi partiellement (absence apparente d’intérêt à ce que l’ensemble des frais soit mis à sa charge) et que l’on pouvait se demander si le mandataire des recourants ne défendait pas des intérêts contradictoires.
b) Par courrier du 5 septembre 2019, les recourants ont retiré le recours. Ils indiquaient qu’une grande partie des griefs qu’ils avaient développés étaient satisfaits par la décision du 15 août 2019. S’ils avaient voulu persister dans la contestation du montant des dépens, ils auraient dû recourir contre cette décision, mais ils étaient fatigués par les multiples procédures au sein de leur immeuble. Les recourants estimaient qu’ils avaient obtenu gain de cause sur la répartition des frais et dépens, mais non sur le montant de ces derniers. En fonction de l’article 106 CPC, une répartition par moitié des frais judiciaires de la procédure de recours se justifiait et les dépens devaient être compensés. La même solution se justifiait si l’on appliquait l’article 107 CPC, car ils avaient obtenu raison sur le principe de leurs conclusions et avaient intenté le procès de bonne foi, la procédure étant devenue en partie sans objet sans leur faute.
c) Dans des observations du 10 septembre 2019, les intimés ont pris acte du retrait du recours et conclu à ce que les frais de la procédure de recours soient mis entièrement à la charge des recourants, en application de l’article 106 CPC. La lettre du 22 août 2019 pointait un grand nombre de questions ou de faiblesses en rapport avec le recours. Les époux A.X.________ et B.X.________ avaient compris que ce recours avait peu de chances de succès, ce qui les avait poussés à le retirer. Les intimés déposaient une note d’honoraires de leur mandataire pour la procédure de recours, note s’élevant à 4'259.80 francs.
d) Les recourants ont déposé des observations, valant réplique spontanée, le 19 septembre 2019. Selon eux, la mésentente entre les parties n’était pas due au seul comportement des recourants. Les frais de la procédure de recours devaient être répartis en fonction de l’article 106 al. 2 CPC, subsidiairement 107 CPC.
e) Le 24 septembre 2019, les intimés ont déposé de nouvelles observations, en rapport avec la réplique. Ils se référaient à d’autres procédures concernant la PPE.
f) Un double des observations du 24 septembre 2019 a été transmis aux recourants, pour information, le 26 du même mois. Les recourants n’ont pas procédé plus avant.
CONSIDERANT
1. Vu le retrait du recours, la procédure de recours doit être classée et il doit être statué sur les frais judiciaires et les dépens de cette procédure.
2. a) Selon l’article 106 al. 1 CPC, les frais – soit les frais judiciaires et les dépens (art. 95 al. 1 CPC) – sont mis à la charge de la partie succombante et celle-ci est le demandeur en cas de désistement d’action.
b) Les règles de l’article 106 CPC valent également en deuxième instance cantonale (Tappy, in : CR CPC, 2ème éd., n. 20 ad art. 106).
c) Le retrait du recours équivaut à un désistement d’action, en ce sens qu’il constitue une déclaration unilatérale par laquelle la partie renonce à l’action qu’elle avait introduite (selon la définition de Tappy, op. cit., n. 21 ad art. 241). La règle de l’article 106 al. 1 CPC s’applique ainsi par analogie à ce cas de figure.
d) La précision, à l’article 106 al. 1 CPC, selon laquelle la partie succombante est le demandeur en cas de désistement d’action a été introduite après la procédure de consultation ; elle devrait notamment exclure le risque que le tribunal estime, dans un tel cas, indépendamment de circonstances particulières, admissible de procéder à une répartition en équité selon l’article 107 al. 1 let. b et f CPC (Tappy, op. cit., n. 26 ad art. 106).
e) L’article 107 al. 1 CPC prévoit que le tribunal peut s’écarter des règles générales et répartir les frais selon sa libre appréciation, notamment lorsqu’une partie a intenté le procès de bonne foi (let. b) ou quand des circonstances particulières rendent la répartition en fonction du sort de la cause inéquitable (let. f). Cette disposition permet au juge de s’écarter du principe de répartition fondé sur le gain du procès, non d’y contraindre (Tappy, op. cit., n. 4 ad art. 107).
f) En l’espèce, les frais doivent en principe être mis à la charge des recourants, puisqu’ils ont retiré leur recours et que, dans la procédure de recours, il n’a donc été fait droit à aucune de leurs conclusions (art. 106 al. 1 CPC). S’agissant d’une éventuelle application de l’article 107 al. 1 CPC, il faut relever que les recourants auraient pu, s’il s’agissait simplement de comprendre qui devait s’acquitter des frais de première instance, point qui était effectivement obscur dans la décision entreprise, déposer une demande en interprétation de cette décision (art. 334 al. 1 CPC). Ils s’en sont abstenus et ont préféré, par un recours, demander que les frais judiciaires et dépens de première instance soient mis entièrement à la charge de la PPE et que le montant des dépens soit réduit, soit fixé à 400 francs plutôt que 10'137.75 francs. La décision en interprétation rendue d’office par le tribunal civil le 15 août 2019 ne va dans leur sens sur aucune de ces deux questions ; les recourants ne l’ont pas contestée. Il convient de relever aussi que, s’il avait fallu statuer sur le recours, la qualité pour recourir de B.X.________ et X2________, à titre individuel, aurait dû être niée. La PPE aurait en outre été déclarée irrecevable, faute d’intérêt juridique, à recourir pour demander que l’ensemble des frais soit mis à sa propre charge, sa qualité pour recourir devant par contre être admise pour contester le montant des dépens (en notant au passage qu’aucune procuration de la PPE n’a été produite par le mandataire des recourants). Dans ces conditions, il n’est pas inéquitable que les recourants doivent assumer l’ensemble des frais de la procédure de recours, que l’on examine la question sous l’angle de la bonne foi (art. 107 let. b CPC) ou en fonction de la clause générale (art. 107 let. f CPC).
3. a) L’article 106 al. 3 CPC prévoit que lorsque plusieurs personnes participent au procès en tant que parties principales ou accessoires, le tribunal détermine la part de chacune aux frais du procès et qu’il peut les tenir pour solidairement responsables.
b) En l’espèce, il se justifie de mettre les frais solidairement à la charge des recourants, soit B.X.________, A.X.________, X2________ et la PPE.
4. a) Les frais seront fixés à 800 francs.
b) Reste à fixer le montant des dépens. Comme l’a retenu le tribunal civil dans sa décision interprétative du 15 août 2019, la valeur litigieuse était déjà de 20 fois 2'500 francs, soit 50'000 francs, pour la procédure en nomination d’un administrateur (art. 92 al. 2 CPC). Les honoraires, TVA non comprise, peuvent ainsi aller jusqu’à 10'000 francs (art. 61 TFrais). Les intimés ont produit une note d’honoraires de 4'259.80 francs pour la procédure de recours. C’est exagéré, pour une procédure de ce genre et au vu des observations produites. Les dépens seront fixés, tout bien considéré, à 3'000 francs, TVA comprise.
Par ces motifs, L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIERE CIVILE
1. Ordonne le classement de la procédure.
2. Met les frais de la procédure de recours, arrêtés à 800 francs et avancés par les recourants, à la charge de B.X.________, A.X.________, X2________ et la Communauté des propriétaires d’étages Rue (aaaa) , solidairement.
3. Condamne B.X.________, A.X.________, X2________ et la Communauté des propriétaires d’étages Rue (aaaa), solidairement, à verser à Y2________ et Y1________ la somme de 3'000 francs, TVA comprise, au titre d’indemnité de dépens pour la procédure de recours.
Neuchâtel, le 29 octobre 2019
Art. 106 CPC
Règles générales de répartition
1 Les frais sont mis à la charge de la partie succombante. La partie succombante est le demandeur lorsque le tribunal n’entre pas en matière et en cas de désistement d’action; elle est le défendeur en cas d’acquiescement.
2 Lorsqu’aucune des parties n’obtient entièrement gain de cause, les frais sont répartis selon le sort de la cause.
3 Lorsque plusieurs personnes participent au procès en tant que parties principales ou accessoires, le tribunal détermine la part de chacune au frais du procès. Il peut les tenir pour solidairement responsables.
Art. 107 CPC
Répartition en équité
1 Le tribunal peut s’écarter des règles générales et répartir les frais selon sa libre appréciation dans les cas suivants:
a. le demandeur obtient gain de cause sur le principe de ses conclusions mais non sur leur montant, celui-ci étant tributaire de l’appréciation du tribunal ou difficile à chiffrer;
b. une partie a intenté le procès de bonne foi;
c. le litige relève du droit de la famille;
d. le litige relève d’un partenariat enregistré;
e. la procédure est devenue sans objet et la loi n’en dispose pas autrement;
f. des circonstances particulières rendent la répartition en fonction du sort de la cause inéquitable.
2 Les frais judiciaires qui ne sont pas imputables aux parties ni aux tiers peuvent être mis à la charge du canton si l’équité l’exige.