A. X.________, née en 1965, a déposé une première demande de prestations de l’assurance-invalidité en 2015. Cette demande a été rejetée par décision de l’Office de l’assurance-invalidité du canton de Neuchâtel (ci-après : OAI) du 24 octobre 2016, non contestée. Par courrier du 29 mai 2018, Me A.________ a envoyé à l’OAI une nouvelle demande de prestations au nom de l’assurée, indiquant qu’une précédente demande avait été rejetée et que la situation s’était sensiblement aggravée de sorte qu’il se justifiait d’en déposer une nouvelle. Par courrier du 14 juin 2018 adressé à l’assurée personnellement, l’OAI l’a invitée à rendre plausible la modification de son état de santé, à défaut de quoi il ne serait pas entré en matière sur sa demande. Sans nouvelles de l’assurée, l’OAI n’est pas entré en matière sur la demande, par décision du 13 août 2018 envoyée à l’assurée personnellement.
Par courrier du 11 octobre 2018, Me A.________ s’est adressé à l’OAI en indiquant qu’il était consulté par X.________, laquelle lui avait confié la défense de ses intérêts, et en demandant la consultation du dossier. A réception du dossier, le 17 octobre 2018, le mandataire s’est adressé à l’OAI en lui faisant grief d’avoir adressé directement à l’assurée tant le courrier du 14 juin 2018 que la décision de non-entrée en matière du 13 août 2018, et faisant valoir que l’office était informé de son mandat dès lors que la nouvelle demande de prestations lui avait été adressée par son étude. Il a demandé à l’OAI d’annuler la décision du 13 août 2018 et de lui accorder un délai pour donner suite au courrier du 14 juin 2018. L’OAI n’a pas donné suite à ce courrier.
B. X.________, par l’intermédiaire de Me A.________, recourt le 15 novembre 2018 contre la décision de l’OAI du 13 août 2018, concluant à son annulation et au renvoi de la cause à l’intimé pour nouvelle décision. Elle demande l’assistance judiciaire. Elle fait valoir en substance que l’OAI avait connaissance du mandat confié à Me A.________ et qu’il devait dès lors adresser ses communications directement au mandataire; ceci n'ayant pas été fait, la procédure est viciée, ce qui doit entraîner l’annulation de la décision attaquée et la reprise de la procédure avec fixation d’un délai pour produire les pièces justificatives requises par l’OAI.
C. Dans ses observations, l’OAI relève que le mandataire ne s’est légitimé auprès de lui que par son courrier du 11 octobre 2018. Il informe qu’il est dans l’impossibilité de démontrer que la recourante a reçu la décision du 13 août 2018, celle-ci ayant été envoyée sous pli simple et la recourante affirmant ne l’avoir jamais reçue. Il conclut au rejet du recours.
CONSIDERANT
en droit
1. Le dossier ne contient pas de pièces pouvant documenter à quelle date la décision du 13 août 2018 aurait été notifiée à l'assurée. L'intimé admet du reste expressément qu'une preuve n'existe pas. Par ailleurs, l'intimé relate que l'assurée nie avoir reçu une décision. Dans ces conditions, il faut admettre que la date à laquelle le mandataire déclare avoir eu connaissance de la décision – soit le 17 octobre 2018 – est celle à partir de laquelle le délai de recours court. Partant, le recours du 15 novembre 2018 (reçu le 16.11.2018 par la Cour de céans) a été formé en temps utile. Ainsi, le recours, interjeté pour le reste dans les formes légales, est recevable.
2. Le litige porte sur la représentation de la recourante par son mandataire et les effets de cette représentation.
a) Selon l’article 37 LPGA, une partie peut, en tout temps, se faire représenter, à moins qu’elle ne doive agir personnellement, ou se faire assister, pour autant que l’urgence d’une enquête ne l’exclue pas (al. 1). Tant que la partie ne révoque pas la procuration, l’assureur adresse ses communications au mandataire (al. 3). Il s’agit là d’un principe général du droit des assurances sociales. Lorsqu’il reçoit personnellement une communication de l’assureur social, l’assuré représenté est en droit de penser que celle-ci est aussi parvenue à son représentant et qu’il peut s’abstenir d’agir personnellement (Kieser, ATSG-Kommentar, 3e éd., 2015, n°24 ad art. 37). L’article 37 LPGA prévoit aussi que l’assureur peut exiger du mandataire qu’il justifie ses pouvoirs par une procuration écrite (al. 2). Il ressort de cette disposition, qui correspond à celle de l’article 11 al. 2 PA, que l’assureur peut considérer qu’il y a un rapport de représentation même en l’absence de procuration écrite (Kieser, op. cit., n° 19 ad art. 37).
b) Il n’est pas contesté que la deuxième demande de prestations a été transmise à l’OAI en annexe d’un courrier de Me A.________ du 29 mai 2018. Ce courrier, établi sur papier à en-tête de Me A.________, avocat au barreau neuchâtelois, mentionnait que la demande de prestations AI était déposée "au nom de X.________". Dans ces circonstances, l’OAI devait considérer qu’il existait entre l’assurée et Me A.________ un rapport de représentation au sens de l’article 37 LPGA, de sorte qu’il était tenu d’adresser ses communications au mandataire. L’OAI était du reste conscient de ce rapport de représentation puisque la notice de la cellule de tri du 14 juin 2018, se référant au courrier du 29 mai 2018, relevait qu’il émanait de "Me A.________ qui représente l’assurée". Par ailleurs, si ces éléments laissaient encore place au moindre doute dans l’esprit de l’OAI sur l’étendue du mandat confié à Me A.________, la bonne foi et l’obligation de constater les faits d’office (art. 43 LPGA) l’obligeaient à entreprendre les démarches nécessaires pour le dissiper, par exemple en interrogeant Me A.________ à ce sujet ou en exigeant le dépôt d’une procuration écrite.
c) Selon une jurisprudence constante, la Cour de céans examine d'office les conditions formelles de validité et la régularité de la procédure administrative suivie devant les autorités précédentes. Il ressort du dossier que, dans le cadre de l'instruction de la nouvelle demande de prestations, l'OAI a adressé son courrier du 14 juin 2018 seulement à l'assurée. Or, il découle des considérants qui précèdent que cette dernière était valablement représentée par un mandataire, de sorte que l'envoi à la seule assurée est irrégulier et ne saurait entraîné aucun préjudice pour elle. Indépendamment du fait que le dossier ne contient aucun élément permettant de retenir que l'assurée a effectivement reçu ce courrier, force est de relever que même si elle l'avait reçu, elle était en droit de penser qu'il était aussi parvenu à son mandataire et qu'elle pouvait ainsi s'abstenir d'agir personnellement (arrêt du TF du 02.12.2013 [9C_529/2013] cons. 4). Pour ce motif, le recours est admis et la décision de l'OAI du 13 août 2018 est annulée. Il convient de renvoyer la cause à l'intimé pour qu'il reprenne l'instruction de la cause ‑ notamment en accordant à l'intéressée, par son mandataire, la possibilité de rendre plausible la modification de son état de santé ‑ puis nouvelle décision.
3. Vu l’issue du litige, l’OAI supportera les frais de la procédure (art. 69 al. 1bis LAI, art. 47 LPJA) et la recourante a droit à une indemnité de dépens. Le montant des dépens doit être défini d’après l’importance et la complexité du litige (art. 61 let. g LPGA). Me A.________ n’ayant pas déposé un état des honoraires et des frais, la Cour de céans fixera les dépens sur la base du dossier (art. 66 TFrais). L’activité utile déployée par le mandataire, qui a consisté en la rédaction d’un recours, précédée de la prise de connaissance du dossier et probablement d’un entretien avec la cliente, peut être estimée à quelque 4 heures. Eu égard au tarif horaire de 280 francs usuellement appliqué par la Cour de céans (CHF 1'120), des débours à raison de 10 % des honoraires (CHF 112) (art. 65 TFrais) et de la TVA au taux de 7,7 % (CHF 94.85), l’indemnité sera fixée au montant de 1'326.85 francs tout compris. L’octroi de dépens rend la demande d’assistance judiciaire sans objet.
Par ces motifs, la Cour de droit public
1. Admet le recours.
2. Annule la décision du 13 août 2018 et renvoie la cause à l’OAI pour instruction de la demande et nouvelle décision au sens des considérants.
3. Met à la charge de l’OAI les frais de la présente procédure par 440 francs.
4. Accorde à la recourante une indemnité de dépens de 1'326.85 francs tout compris, à charge de l’OAI.
5. Dit que la demande d’assistance judiciaire est sans objet.
Neuchâtel, le 14 mai 2019
Art. 37 LPGA
Représentation et assistance
1 Une partie peut, en tout temps, se faire représenter, à moins qu'elle ne doive agir personnellement, ou se faire assister, pour autant que l'urgence d'une enquête ne l'exclue pas.
2 L'assureur peut exiger du mandataire qu'il justifie ses pouvoirs par une procuration écrite.
3 Tant que la partie ne révoque pas la procuration, l'assureur adresse ses communications au mandataire.
4 Lorsque les circonstances l'exigent, l'assistance gratuite d'un conseil juridique est accordée au demandeur.