Arrêt du Tribunal Fédéral Arrêt du 07.07.2026 [4A_635/2025]
A. Le 19 août 2013, B.________ SA (ci-après aussi : B.________), en qualité de propriétaire, et A.________, en qualité de gérante, ont conclu un « [c]ontrat de gérance » (ci-après aussi : le contrat ou le contrat de gérance) dont l’objet était, selon son article 1er, « la gestion d’un complexe immobilier sis rue [aaa] à Z.________ ». Sous l’intitulé « Obligations du gérant », l’article 3 de ce contrat prévoit à sa lettre h que « [l]e gérant s’engage à gérer l’immeuble conformément aux intérêts du propriétaire et se charge notamment des tâches suivantes : (…) dresser le décompte annuel des frais accessoires et liquider les comptes avec les locataires ». Sous l’intitulé « Obligations du propriétaire », l’article 6 § 1 du contrat prévoit que « [l]e propriétaire paie les honoraires et frais, fixés ci-après sous la rubrique "Clauses particulières" ». Sous l’intitulé « Clauses particulières », l’article 8 du contrat a le contenu suivant :
« Les honoraires de gérance sont fixés à 3.5 % des locations net encaissées, TVA non comprise.
Les dépenses ou activités suivantes sont facturées en sus des honoraires mentionnés ci-dessus.
· La représentation des propriétaires devant les autorités administratives, judiciaires ou d’arbitrage selon le tarif horaire de la profession ;
· Le calcul et la notification d’une modification des loyers [étaient] rétribués à raison de CHF 20.00 par cas ;
· L’activité déployée par le gérant en ce qui concerne les travaux d’entretien ou de réparation donn[ait] droit à des honoraires à raison de 5 %, TVA non comprise, du coût global des travaux dès un montant de CHF 5'000.00.
· L’activité déployée par le gérant dans les cas de travaux importants de rénovation fai[sait] l’objet d’une rémunération discutée de cas en cas.
· Les frais d’annonces et de poursuites [étaient] facturés en sus selon les frais effectifs ».
B. Le 24 avril 2017, une séance a eu lieu, dans les locaux de A.________, en présence de C.________, qui était à cette époque le directeur financier de B.________, « poste [qu’il a] quitté en 2018 ou 2019 », D.________, responsable des finances au sein de A.________, E.________, employé de A.________ et qui s’était occupé des immeubles en cause, et F.________, collaboratrice de E.________. Selon le procès-verbal signé de cette séance, deux sujets ont été discutés, soit les « [d]écomptes de charge (sic) » et la « [m]ise en location ». Concernant les décomptes de charges, un solde restait à encaisser auprès des locataires et B.________ avait engagé des procédures dans ce sens. Cependant, les locataires se plaignaient de la clé de répartition et étaient allés consulter l’ASLOCA, « [c]’est pourquoi, C.________ d[evait] donner les détails des factures (…) ». Il est en outre mentionné dans ce procès-verbal que « (…) les honoraires de A.________ SA pour les décomptes de chauffage se montent à CHF 87'917.25 tva comprise. C.________ informe que la moitié du montant sera payée cette semaine. La reste du paiement se fera au plus tard d’ici fin 2017 ». S’agissant de la mise en location, plusieurs questions ont été abordées, à savoir la publicité pour la relocation des logements, les bâches à suspendre à un balcon du deuxième étage et les barrières pour les terrasses.
C. Par courrier recommandé du 19 mars 2019, B.________ a résilié le contrat de gérance avec effet au 31 mai 2019.
D. a) Le 27 novembre 2020, après avoir obtenu une autorisation de procéder datée du 18 septembre 2020, A.________ a saisi le Tribunal civil d’une demande tendant à ce que B.________ soit condamnée à lui payer 140'747.85 francs avec intérêts à 5 % l’an dès le 1er janvier 2018 sur 47'917.25 francs et dès le 8 juin 2019 sur 92'830.60 francs.
À l’appui, elle alléguait, en résumé, que les parties avaient conclu le 19 août 2013 un contrat de gérance, qui avait pris fin le 31 mai 2019. Ce contrat stipulait, à son article 3, un certain nombre de tâches typiques d’un mandat de gérance d’immeubles à la charge de A.________ (location des appartements, rédaction et signature des baux, encaissement des loyers, surveillance, etc.). En contrepartie de cette activité, l’article 8 du contrat prévoyait des honoraires de gérance fixés à 3.5 % des locations nettes encaissées, TVA non comprise. Les parties avaient « également et de tout temps convenu que, conformément à la pratique en la matière, l’établissement du décompte de chauffage et frais accessoires générerait en faveur de A.________ SA des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise ». Cet accord se déduisait en particulier des contrats de bail à loyer signés par tous les locataires des immeubles en cause mentionnant ces honoraires, ainsi que « du comportement (…) tout-à-fait limpide de la défenderesse à ce sujet ». A.________ avait ainsi établi des décomptes de chauffage et frais accessoires pour les périodes 2012-2013, 2013-2014, 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018 en y mentionnant, dans la rubrique « [f]rais d’administration », les honoraires relatifs à leur établissement, pour un montant total de 169'217.10 francs et ces décomptes avaient été « validés par la défenderesse et par son mandataire ». La validation des décomptes pour les périodes de 2012 à 2015 découlait en outre du procès-verbal de la séance du 24 avril 2017, signé par C.________. Ce dernier avait validé, au nom et pour le compte de B.________, les décomptes pour les périodes de 2012 à 2015 pour un montant de 87'917.25 francs, TVA comprise, et accepté de payer A.________ pour cette activité. Néanmoins, un seul versement de 40'000 francs était intervenu jusqu’alors. Excepté ce montant, aucun honoraire n’avait été versé à A.________ pour l’établissement des décomptes, malgré une mise en demeure formelle datée du 8 juin 2019. Les prétentions de A.________ à ce titre s’élevaient donc à 129'217.10 francs (169'217.10 – 40'000), auxquels s’ajoutait un montant de 11'530.75 d’honoraires de gérance pour la période allant du 1er au 31 mai 2019 et dont B.________ ne s’était pas acquittée, malgré une mise en demeure formelle datée du 8 juin 2019.
b) Par réponse du 16 avril 2021, B.________ a conclu au rejet de la demande. En substance, elle alléguait qu’elle avait mis fin au contrat pour le 31 mai 2019, mais que A.________ avait informé les locataires que son mandat prenait fin à partir du 1er mai 2019. Partant, aucun honoraire de gérance n’était dû pour le mois de mai 2019. Par ailleurs, le contrat mentionnait clairement que les honoraires étaient fixés à 3.5 % des loyers nets et que l’établissement des décomptes et la liquidation des comptes avec les locataires figuraient parmi les tâches rémunérées par ces honoraires. Le fait que des frais administratifs en lien avec les frais accessoires aient été mis à la charge d’une des locataires ne permettait pas à A.________ d’exiger de B.________, en sus, le paiement d’honoraires liés à l’établissement des décomptes de charges. B.________ contestait aussi l’interprétation faite par la demanderesse du procès-verbal du 24 avril 2017, indiquant que les 87'917.25 francs mentionnés faisaient partie des honoraires forfaitaires calculés à raison de 3,5 % des loyers nets, lesquels avaient été complètement honorés. A.________ avait en outre négligé d’établir les décomptes de charges durant près de cinq ans et B.________ l’avait mise en demeure d’y remédier au plus vite, par crainte que ses créances ne se prescrivent. B.________ avait reçu des projets de décomptes et, face à l’urgence de la situation, prié A.________ de notifier au plus vite les décomptes aux locataires. Il ne lui appartenait cependant pas de vérifier que ces décomptes avaient été établis correctement. En l’occurrence, les décomptes avaient soulevé un vent de contestation parmi les locataires, laissant impayés d’importants soldes de frais accessoires de 2014 à 2018. Le travail lié à l’établissement des décomptes et la liquidation des comptes avec les locataires n’avait pas été fait durant toute la période du mandat, de sorte que A.________ ne pouvait de toute façon pas prétendre à percevoir des honoraires calculés en proportion de frais accessoires, que B.________ n’avait même pas pu encaisser. Cette situation causait à B.________ un sérieux dommage, qu’elle invoquait en compensation et se réservait de chiffrer.
c) Par réplique du 8 juillet 2021, A.________ a confirmé les conclusions de sa demande, maintenant que les parties étaient convenues d’une rémunération spécifique pour l’activité liée à l’établissement des décomptes de charges. Celle-ci découlait d’un usage à ce sujet, ancré à l’article 4 al. 3 de l’ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d’habitations et de locaux commerciaux (OBLF, RS 221.213.11). De plus, les contrats de bail conclus avec les locataires prévoyaient tous la perception de frais accessoires liés à cette activité. Cette rémunération se déduisait aussi de l’interprétation qui devait être faite du contrat et de la correspondance échangée, en ce sens que si les parties avaient voulu l’exclure, elles l’auraient explicitement prévu. L’absence de mention des honoraires de frais accessoires et de chauffage dans le contrat devait s’interpréter comme une reprise de l’usage, d’autant que les parties étaient des spécialistes de l’immobilier. En outre, le contrat ne prévoyait aucune clause d’intégralité. Enfin, cette rémunération découlait encore du comportement des parties lors de l’exécution du contrat et en particulier du procès-verbal de la séance du 24 avril 2017 qui en donnait la confirmation. Le montant de 87'917.25 francs, TVA comprise, qui y était mentionné avait été reconnu et il correspondait à 4 % du total des frais accessoires et de chauffage pour les exercices en cause. Par ailleurs, en lien avec l’établissement des décomptes, A.________ avait déployé une activité – détaillée dans son acte – d’une ampleur qui dépassait largement celle relative aux activités ordinaires d’une gérance, ce qui justifiait d’autant plus une rémunération spécifique. En outre, B.________ – et son mandataire – avait activement participé à l’établissement desdits décomptes – en fournissant des pièces justificatives et en donnant des instructions –, elle en connaissait parfaitement le contenu, qui prévoyait cette rémunération spécifique, et elle avait admis ne jamais les avoir contestés. Si B.________ n’entendait pas rémunérer A.________ pour cette activité spécifique, elle avait eu assez d’occasions pour s’opposer à cette mention dans les décomptes. A.________ a encore allégué qu’elle contestait toute violation contractuelle de sa part, ainsi que l’existence d’un dommage, et a exposé le calcul de ses honoraires pour les périodes entre 2012 et 2015 en lien avec l’établissement des décomptes de charges. Pour finir, au sujet de ses honoraires de gérance pour le mois de mai 2019, A.________ a allégué qu’une erreur de plume s’était glissée dans un courrier adressé aux locataires le 9 mai 2019, laquelle avait été corrigée le 17 mai suivant, avertissant ainsi les intéressés de la fin du mandat au 31 mai 2019 et non au 1er mai 2019.
d) Le 6 décembre 2021, B.________ a déposé une duplique. Elle contestait l’existence d’un usage prévoyant qu’une gérance immobilière était en droit de facturer à ses clients des honoraires fixés à 4 % du montant total des frais accessoires en sus des honoraires convenus, le propriétaire et le gérant étant libres de convenir de la rémunération relative à toute la gestion de l’immeuble, décomptes de charges compris. En l’espèce, les parties avaient prévu une rémunération globale, fixée à 3.5 % des loyers nets, pour l’ensemble des activités du gérant. Le contrat était clair et ne souffrait aucune interprétation. Si les parties étaient convenues d’une rémunération supplémentaire pour l’établissement des décomptes de charges, elles l’auraient mentionné à l’article 8 du contrat. Le procès-verbal du 24 avril 2017 n’était d’aucun secours à A.________. Le montant qui y était mentionné était compris par B.________ comme faisant partie des honoraires forfaitaires globaux calculés à hauteur de 3.5 % des loyers nets. De plus, A.________ se trompait en faisant un amalgame entre le travail effectué pour l’établissement des décomptes et sa prétention à percevoir une rémunération supplémentaire. Ce travail ne justifiait pas de déroger à ce qui était prévu dans le contrat. Enfin, A.________ n’était pas exempte de tout reproche dans le processus d’établissement des décomptes de charges et des procédures étaient toujours en cours pour recouvrer les soldes des décomptes des années précédentes auprès des locataires.
e) Par ordonnance du 14 mars 2023, le Tribunal civil s’est prononcé sur les moyens de preuve proposés par les parties et a convoqué une audience de débats principaux, qui s’est déroulée le 9 mai 2023. À cette occasion, les parties ont confirmé leurs conclusions et D.________, inscrit au registre du commerce comme disposant de la procuration collective à deux, a été entendu en qualité de partie pour A.________. Des témoins ont aussi été entendus, dont C.________, et il a été renoncé à l’interrogatoire d’un représentant de B.________.
f) Une seconde audience a eu lieu le 22 octobre 2024. Un autre témoin y a été entendu et, sans que les parties ne s’y soient opposées, le Tribunal civil a ordonné la limitation de la procédure à la question de principe relative au droit de A.________ de percevoir des honoraires pour l’établissement des décomptes de frais accessoires et de chauffage en sus des honoraires de gérance. La clôture de l’administration des preuves a été prononcée et un délai a été fixé aux parties pour le dépôt de leurs plaidoiries écrites.
g) A.________ a déposé ses plaidoiries écrites le 28 novembre 2024 et B.________ s’est exécutée le 12 mars 2025, dans le délai prolongé.
h) Par jugement sur moyen séparé du 18 juillet 2025 (expédié le 15 août 2025), le Tribunal civil a dit que A.________ n’avait pas droit de percevoir des honoraires pour l’établissement des décomptes de chauffage et frais accessoires, en sus des honoraires de gérance, arrêté les frais judiciaires à 7'223 francs et mis ceux-ci à la charge de A.________ et condamné cette dernière à payer à B.________ une indemnité de dépens de 17'100 francs. Le raisonnement de la juge civile sera exposé plus loin.
E. a) Le 3 septembre 2025, A.________ appelle de ce jugement, en concluant, avec suite de frais et dépens, à l’annulation de celui-ci et, principalement, à ce qu’il soit dit qu’elle a droit à percevoir des honoraires pour l’établissement des décomptes de chauffage et frais accessoires, en sus des honoraires de gérance fixés à 3,5 % des loyers nets encaissés, et à ce que la cause soit renvoyée au Tribunal civil pour la reprise de la procédure concernant le montant des honoraires pour l’établissement desdits décomptes, en sus des honoraires de gérance, et concernant les honoraires de gérance du mois de mai 2019. Subsidiairement, elle conclut au renvoi de la cause au Tribunal civil pour un nouveau jugement sur moyen séparé. Ses griefs seront exposés plus loin.
b) Par réponse du 9 octobre 2025, l’intimée conclut au rejet de l’appel, avec suite de frais et dépens.
c) Le 13 octobre 2025, le juge instructeur a transmis la réponse à l’appelante et informé les parties que rien ne justifiait d’ordonner la poursuite de l’échange des écritures, qu’il serait statué sur pièces et sans débats, que la procédure probatoire était close et que le droit de réplique inconditionnel pouvait être exercé, le cas échéant, dans un délai de quinze jours.
d) L’appelante n’a pas réagi dans le délai imparti.
C ONSIDÉRANT
1. Le jugement querellé a été notifié à l’appelante le 18 août 2025, de sorte que le délai pour former appel arrivait à échéance le 17 septembre 2025. Interjeté dans les formes et délai légaux contre une décision de première instance dans une cause où la valeur litigieuse au dernier état des conclusions dépasse 10'000 francs, l’appel est recevable (308 à 318 CPC).
2. Le litige porte sur la question est de savoir si l’appelante a le droit, dans le cadre de la relation contractuelle qui l’a liée à l’intimée, de réclamer, respectivement de percevoir, des honoraires pour l’établissement des décomptes de frais accessoires et de chauffage en sus des honoraires de gérance fixés à 3.5 % des loyers nets encaissés, TVA non comprise.
3. a) Selon l’article 18 al. 1 CO, pour apprécier la forme et les clauses d'un contrat, il y a lieu de rechercher la réelle et commune intention des parties, sans s'arrêter aux expressions ou dénominations inexactes dont elles ont pu se servir, soit par erreur, soit pour déguiser la véritable nature de la convention. Ainsi, pour déterminer, en particulier, le contenu d'une clause contractuelle, le juge doit rechercher, dans un premier temps, la réelle et commune intention des parties (interprétation subjective), le cas échéant empiriquement, sur la base d'indices. Constituent des indices en ce sens non seulement la teneur des déclarations de volonté – écrites ou orales –, mais encore le contexte général, soit toutes les circonstances permettant de découvrir la volonté réelle des parties, qu'il s'agisse de déclarations antérieures à la conclusion du contrat ou de faits postérieurs à celle-ci, en particulier le comportement ultérieur des parties établissant quelles étaient à l'époque les conceptions des contractants eux-mêmes. La volonté des parties doit en principe être établie telle qu’elle existait au moment de la conclusion du contrat ; il s’agit de déterminer l’intention subjective des parties lorsqu’elles se sont engagées (ATF 133 III 61 ; arrêts du TF du 06.11.2023 [4A_496/2022] cons. 4.2 ; du 08.04.2019 [4A_469/2017] cons. 3.3 ; Winiger, in : CR CO I, 3e éd., 2021, n. 14 à 17 ad art. 18 et les réf. cit.).
b) Ce n'est que si le juge ne parvient pas à déterminer la volonté réelle et commune des parties, ni dans le sens d'un accord, ni dans le sens d'un désaccord, qu'il doit encore rechercher, par interprétation objective, si le contrat doit néanmoins être considéré comme conclu selon le principe de la confiance (arrêt du TF du 13.06.2024 [4A_308/2023] cons. 2.1), et avec quel contenu. L’interprétation normative (ou objective) vise à rechercher la volonté objective des parties, en déterminant le sens que, d'après les règles de la bonne foi, chacune d'elles pouvait et devait raisonnablement prêter aux déclarations de volonté de l'autre (ATF 133 III 61 ; arrêts du TF du 06.11.2023 [4A_496/2022] cons. 4.2 ; du 08.04.2019 [4A_469/2017] cons. 3.3). Cette méthode d’interprétation permet d’imputer à une partie le sens objectif de sa déclaration ou de son comportement même s’il ne correspond pas à sa volonté interne (Carron/Gauron-Carlin, CC & CO annotés, 12e éd., ad art. 18 CO). Ne peuvent et ne doivent être prises en considération que les déclarations et attitudes des parties et les circonstances qui ont précédé ou accompagné la manifestation de volonté, à l'exclusion des faits postérieurs (arrêt du TF du 07.02.2025 [4A_227/2024] cons. 3.1 et les réf. cit.).
c) Lorsque l'interprétation objective ainsi dégagée laisse subsister un doute sur son sens, le contrat doit être interprété en défaveur de son auteur, conformément à la règle dite des clauses ambiguës (Unklarheitsregel ; in dubio contra stipulatorem) (arrêt du TF du 07.02.2025 [4A_227/2024] cons. 3.1 et les réf. cit.). Ayant eu le temps d’analyser en détail son texte, celui qui l’a rédigé ne doit pas pouvoir en tirer un avantage envers le cocontractant qui connaît moins bien les dispositions auxquelles il souscrit. En outre, il incombe au rédacteur de formuler les clauses avec la précision nécessaire. S’il ne l’a pas fait, la jurisprudence admet que sa volonté a correspondu à la solution qui lui est moins favorable (Winiger, in : CR CO I, 3e éd., 2021, n. 50 ad art. 18 et les réf. cit.).
4. L’autorité précédente a considéré qu’il ressortait du texte clair du contrat de gérance que l’établissement des décomptes de charges ne donnait pas lieu au paiement d’honoraires supplémentaires (cons. 4) ; que l’existence d’un usage donnant droit à la gérance à de tels honoraires supplémentaires n’était pas établie (cons. 5.1 à 5.3) ; qu’il fallait retenir, en fait, l’existence d’une « volonté concordante des parties quant au fait que l’établissement des décomptes faisait partie des activités couvertes par les honoraires de gérance et ne donn[ai]t pas droit à une rémunération supplémentaire » (cons. 5.4 et 5.5) ; qu’on ne pouvait pas déduire de l’envoi des décomptes et de la signature du procès-verbal de la séance du 24 avril 2017 que les parties avaient souhaité modifier le contrat initialement conclu (cons. 7) ; que ce dernier procès-verbal ne constituait pas une reconnaissance de dette engageant B.________ (cons. 8) ; que si des frais d’établissement du décompte devaient avoir été facturés sans cause aux locataires, cela relèverait, le cas échéant, des règles de l’enrichissement illégitime (cons. 5 [recte : 9]).
5. L’appelante reproche d’abord au Tribunal civil d’avoir procédé à une interprétation subjective « lacunaire et erronée, sans systématique » du contrat de gérance. Selon elle, plusieurs éléments auraient dû permettre à la première juge d’identifier « aisément » la réelle et commune intention des parties, à savoir le procès-verbal du 24 avril 2017, le paiement de 40'000 francs par l’intimée, les déclarations de C.________, D.________ et E.________, la validation par l’intimée des décomptes de charges destinés aux locataires, la facturation des frais d’établissement de décompte par l’intimée à ses locataires, les procédures intentées par l’intimée contre certains de ses locataires pour recouvrer des soldes de charges impayés, les déclarations de l’intimée, l’existence d’un usage et, enfin, le « contexte pratique » et l’« environnement légal ».
5.1. Ce faisant, l’appelante ignore purement et simplement un élément fondamental qui constitue aussi le point de départ de l’interprétation de la convention, à savoir le texte signé par les parties pour documenter le contenu de leur accord. En l’espèce, comme cela a été dit par la première juge, il ressort de manière absolument claire du texte du contrat de gérance (v. aussi supra Faits, let. A) que les parties ne sont pas convenues que l’appelante pourrait percevoir des honoraires supplémentaires pour l’établissement des décomptes de frais accessoires et de chauffage. En effet, selon l’article 3 du contrat, l’établissement de ces décomptes et la liquidation des comptes avec les locataires (let. h) font partie des « obligations du gérant » (selon le titre marginal), respectivement de ses « tâches » (selon le corps du texte), au même titre que, notamment, les « démarches utiles pour la location des appartements » (let. a), la rédaction et la signature des baux (let. b), l’encaissement des loyers (let. c), le paiement des « intérêts hypothécaires, impôts, factures, primes d’assurances, etc. » (let. d), l’entretien du bâtiment (let. e), le contrôle du travail du concierge, de même que son engagement et son licenciement (let. f), l’établissement des états des lieux et les démarches pour exiger des locataires sortants la réparation des dommages constatés ne résultant pas de l’usure normale (let. g). Alors que le premier § de l’article 8 du même contrat prévoit que pour l’accomplissement de ses tâches, le gérant a droit à des « honoraires de gérance (…) fixés à 3,5 % des locations net encaissées, TVA non comprise », le second prévoit une liste de « dépenses ou activités (…) facturées en sus des honoraires mentionnés ci-dessus ». Rien (p. ex. l’usage de l’adverbe « notamment ») ne permet de penser que cette liste ne serait pas exhaustive, ce d’autant que l’article 6 § 1 du contrat prévoit, sous l’intitulé « Obligations du propriétaire », que « [l]e propriétaire paie les honoraires et frais, fixés ci-après sous la rubrique "Clauses particulières" », sans aucun autre renvoi ni aucune réserve. D’ailleurs, vu la nature du contrat et le fait que les parties soient des professionnelles de l’immobilier (cf. leurs buts statutaires respectifs), il n’est guère concevable que celles-ci aient souhaité maintenir un flou sur les conditions de rémunération de la gérante. Dès lors que l’établissement des décomptes de frais accessoires et de chauffage ne figure pas dans la liste énoncée à l’article 8, 2e § du contrat, la conclusion de l’autorité précédente selon laquelle il ressort du texte clair du contrat que l’établissement des décomptes de charges ne donne pas lieu au paiement d’honoraires supplémentaires ne peut être que confirmée. Si l’appelante n’a pas la témérité de prétendre le contraire, elle omet qu’il n’y a pas lieu de s’écarter du sens littéral du texte adopté par les cocontractants lorsqu’il n’y a aucune raison sérieuse de penser que celui-ci ne correspond pas à leur volonté (ATF 136 III 186 cons. 4.2 ; 135 III 295 cons. 5.2 ; 131 III 606 cons. 4.2 ; 130 III 417 cons. 3.2 ; arrêts du TF du 31.03.2014 [4A_567/2013] cons. 5 ; du 15.05.2012 [4A_26/2012] cons. 4.1 ; du 11.11.2011 [4A_467/2011] cons. 3). Il s’agit donc d’examiner, en recourant à d’autres moyens d’interprétation et en ne se limitant pas à une interprétation purement littérale (Carron/Gauron-Carlin, op. cit., ad art. 18 CO) s’il existe en l’espèce des raisons sérieuses de penser que le texte clair du contrat de gérance ne correspond pas à la volonté des parties.
5.2. D’emblée, il est tout-à-fait improbable que les parties aient, comme l’allègue l’appelante, « de tout temps convenu que (…) l’établissement du décompte de chauffage et frais accessoires générerait en faveur de A.________ SA des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise ».
En premier lieu parce qu’on ne voit – et que l’appelante n’allègue – aucune raison de la part des parties de ne pas avoir fait figurer dans le contrat cet élément aussi important de la rémunération de la gérante, si cela avait été convenu initialement. Il s’agirait d’ailleurs d’un élément essentiel du contrat. Au contraire, non seulement la sécurité juridique la plus élémentaire – à laquelle il est conforme au cours ordinaire des choses et à l’expérience générale de la vie que les professionnels de l’immobilier soient attachés – aurait imposé aux parties de faire figurer cet élément dans le texte du contrat (le 2e § de l’article 8 dudit contrat s’y prêtait d’ailleurs), afin d’écarter le risque d’un éventuel litige ultérieur sur ce point, mais la mention de ce point était dans l’intérêt de l’appelante, laquelle ne prétend pas qu’elle n’aurait pas rédigé ce contrat, comme retenu par la première juge.
En second lieu, si les parties étaient convenues initialement que l’établissement du décompte de chauffage et frais accessoires donnait droit à l’appelante à des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise, cela aurait forcément dû être convenu entre des personnes déterminées, se trouvant en un lieu donné et à un moment précis, au plus tard le 19 août 2013. Le fait que l’appelante n’allègue pas où, quand et entre quelles personnes le prétendu accord initial serait intervenu constitue donc un indice très sérieux qu’un tel accord initial n’a jamais eu lieu. Pour dire les choses autrement, l’activité procédurale de l’appelante a consisté à créer un échafaudage artificiel sur la base de faits postérieurs à l’accord des parties pour tâcher d’occulter une réalité simple, à savoir qu’il est invraisemblable que les parties soient convenues, en l’espèce et sans le dire expressément dans le contrat qu’elles ont signé, que l’intimée doive payer à l’appelante des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise.
5.3. L’appelante se prévaut en premier lieu du passage suivant du procès-verbal du 24 avril 2017 : « […] les honoraires de A.________ SA pour les décomptes de chauffage se montent à CHF 87'917.25 tva comprise. C.________ informe que la moitié du montant sera payée cette semaine. Le reste du paiement se fera au plus tard d’ici fin 2017 ». Selon elle, « [c]e passage démontre d'une part que B.________ SA a admis devoir encore à A.________ un montant de CHF 47'977.25 au titre d'honoraires relatifs aux décomptes pour les périodes 2012-2013 à 2014-2015, et d'autre part, démontre que, pour B.________ SA, il allait de soi que A.________ avait droit au paiement de tels honoraires dès l’établissement des décomptes finaux et leur envoi aux locataires, ceci indépendamment de l'encaissement effectif auprès des locataires ». Concrètement, selon l’appelante, lors de la séance du 24 avril 2017, C.________, « représentant B.________ SA, a validé, au nom et pour le compte de B.________ SA, les décomptes de chauffage et de frais accessoires 2012-2013, 2013-2014 et 2014-2015 pour un montant de CHF 87'917.25, TVA comprise, et a accepté de payer à A.________ pour cette activité ». Toujours selon l’appelante, « [b]ien qu’il ait été convenu, selon le procès-verbal, que le paiement complet pour la période 2012-2015 interviendrait "au plus tard d’ici fin 2017", un seul versement à hauteur de CHF 40'000.00 est ensuite intervenu ».
5.3.1. a) L’autorité précédente a d’abord considéré que si l’appelante fondait l’essentiel de sa thèse sur le passage rappelé plus haut du procès-verbal de la séance du 24 avril 2017, elle n’avait « pas allégué ni prouvé qu’à cette date, les honoraires contractuels de gérance auraient été intégralement payés si bien qu’il ne pouvait que s’agir d’honoraires spécifiques aux décomptes ».
b) L’appelante objecte qu’elle « a prouvé :
1. Avoir établi des décomptes de chauffage et frais accessoires pour les périodes (allant du 1er juillet au 30 juin) 2012-2013, 2013-2014, 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018.
2. Que ces décomptes, dans leur rubrique "Frais d'administration", mentionnent les montants d'honoraires relatifs à l'établissement du décompte de chauffage et frais accessoires, TVA comprise, suivants :
Pour la période 2012-2013 : CHF 30'939.10
Pour la période 2013-2014 : CHF 27'998.15
Pour la période 2014-2015 : CHF 28'980.00
Pour la période 2015-2016 : CHF 25'932.15
Pour la période 2016-2017 : CHF 27784.85
Pour la période 2017-2018 : CHF 27'582.85
Total CHF 169'217.10
3. Que lors de la séance du 24 avril 2017, les décomptes de chauffage et de frais accessoires 2012-2013, 2013-2014 et 2014-2015 (soit 30'939.10 + 27'998.15 + 28'980 = 87'917,25) ont été discutés et que c'est précisément la somme correspondante, soit un montant de CHF 87'917.25 (!), qu'a accepté de payer B.________ SA.
4. Avoir encore droit à des honoraires de gérance pour le mois de mai 2019 ».
c) D’abord, l’appelante va bien vite en besogne en affirmant que C.________ avait la qualité de « représentant » de l’intimée et les pouvoirs pour engager valablement celle-ci vis-à-vis des tiers, respectivement qu’il « engageait manifestement B.________ SA » par sa signature et qu’il « a accepté de payer A.________ pour cette activité ».
d) En effet, la société anonyme (ci-après : SA) est représentée à l’égard des tiers par ses organes (conseil d’administration), conformément à l’article 718 CO. Il s’agit d’une norme d’imputation, ce qui signifie que les organes ne sont pas des représentants au sens des articles 32 ss CO : lorsqu’ils agissent, c’est la société elle-même qui agit. La SA peut aussi être représentée à l’égard des tiers par des fondés de procuration et d’autres mandataires commerciaux au sens de l’article 721 CO, nommés par le conseil d’administration. Admettre qu’un organe de fait pourrait engager la SA par ses actes juridiques reviendrait à modifier ce système légal. En effet, le membre du conseil d’administration au sens de l’article 718 al. 1 CO doit être indépendant et ne saurait se soumettre aux injonctions d’un tiers. En tant qu’il a été élu à une charge et inscrit au registre du commerce à ce titre, il ne saurait abandonner son pouvoir exécutif à un organe de fait. La personne, qui n’est ni élue ni inscrite au registre du commerce, ne peut, par son comportement, devenir titulaire des pouvoirs et droits d’un administrateur, de sorte qu’elle ne peut pas obliger contractuellement la SA au sens de l’article 718 CO – mais la SA peut toutefois être responsable des actes délictuels aux conditions de l’article 722 CO (arrêt du TF du 09.10.2019 [4A_455/2018] cons. 5 et 6 ; Peter/Birchler, in : CR CO II, 3e éd., 2024, n. 2b ad art. 722).
e) En l’espèce, C.________ n’a jamais été inscrit au registre du commerce en qualité d’organe (art. 718 CO), de fondé de procuration ou de mandataire commercial (art. 721 CO) de l’intimée. L’appelante ne l’allègue d’ailleurs pas. On ne voit donc – et l’appelante n’explique – pas comment C.________ aurait pu valablement engager l’intimée par sa signature du procès-verbal de la séance du 24 avril 2017.
5.3.2. a) Ensuite, la première juge a retenu que même si, lors de cette séance du 24 avril 2017, C.________ avait réellement cru, éventuellement à tort, que l’appelante avait droit, pour l’établissement du décompte de chauffage et frais accessoires, à des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise, en sus des honoraires de gérance prévus à l’article 8, 1er § du contrat de gérance, cela n’entraînait pas les conséquences soutenues par l’appelante, en ce sens que la mention pointée par l’appelante ne permettait pas de retenir que l’obligation de l’intimée de payer des honoraires en sus de ceux de gérance préexistait à la date de la séance, le dossier tendant plutôt à démontrer l’inverse. Selon l’autorité précédente, il ressortait en effet du texte clair du contrat et du fait que l’appelante avait travaillé durant au moins trois ans (de mars 2014 à avril 2017) sur ces décomptes sans jamais avoir réclamé de rémunération supplémentaire pour cette activité que les parties avaient toutes deux voulu que l’établissement des décomptes fasse partie des activités couvertes par les honoraires de gérance et qu’il ne donne pas droit à une rémunération supplémentaire.
b) L’appelante objecte qu’il ressort textuellement du procès-verbal de la séance du 24 avril 2017 que les parties ont abordé la question sous le point no 1 intitulé "Décomptes de charge" ; que cela démontre qu’il n’était pas question de discuter lors de cette séance des honoraires de gérance de A.________ ; qu’il n’existe dans ce procès-verbal « aucune confusion entre les honoraires de gérance et les honoraires pour décompte » ; que le procès-verbal en question a été signé « en parfaite connaissance de cause » par C.________, directeur financier de l’intimée ; que C.________ « était au courant du fait que des honoraires pour décomptes étaient dus en plus des honoraires de gérance », si bien que « le PV de séance du 24 avril 2017 était un élément absolument central pour dégager la volonté réelle et commune des parties (interprétation subjective), comme ayant compris et convenu que des honoraires pour décomptes étaient dus en plus des honoraires de gérance », au titre de déclarations et comportements ultérieurs à la conclusion du contrat ; qu’il ressortait de l’audition de C.________ que ce dernier considérait que l’intimée devait reverser à l’appelante 4 % des montants effectivement versés par les locataires à titre de chauffage et frais accessoires ; que même si cette conception était erronée, en ce sens qu’« en tant que les frais d'administration (en lien avec l'activité d’établissement des décomptes déployée par A.________) est une charge, c'est le propriétaire (soit B.________ SA) qui la supporte économiquement, même s'il la répercute ensuite sur les locataires », les déclaration de C.________ démontraient « de manière limpide que, dans l’esprit de B.________ SA et à l’époque des faits, A.________ avait bien droit à "des honoraires pour l’établissement des frais accessoires" de "4 %" ». Toujours selon l’appelante, « la signature de [C.________ au bas du PV du 24 avril 2017 engageait B.________ SA », à mesure que ce dernier « représentait valablement B.________ SA, lors de la séance du 24 avril 2017, mais plus globalement, tout au long de la relation contractuelle entre les parties », respectivement, l’appelante « pouvait de bonne foi "déduire l'existence de tels pouvoirs du fait du comportement du représenté dans leurs rapports externes" » du fait que, « dans ses rapports avec B.________ SA, tout se fa[isait] par C.________ (lui qui était soit destinataire des e-mails et autres communications, soit mis en copie systématiquement au nom de B.________ SA) ». Même à supposer que C.________ n’aurait pas été investi de pouvoirs internes de représentation, l’intimée avait « très clairement ratifié les actes et engagements de [C.________ ».
c) D’emblée et comme déjà dit (v. supra cons. 5.3.1/e), au sein de l’intimée, C.________ n’était pas un organe investi d’un pouvoir décisionnel, mais un exécutant. Il ressort du procès-verbal relatif à la séance du 24 avril 2017 – dont l’appelante ne prétend pas que ce ne serait pas elle-même qui l’a rédigé, comme retenu par le Tribunal civil et comme cela ressort des déclarations de E.________ – que le prénommé était notamment chargé de « donner les détails des factures » à l’appelante, notamment celles relatives à l’entretien des ascenseurs. La séance du 24 avril 2017 n’avait donc pas lieu entre les organes des parties, pour faire le point sur ou prendre des décisions importantes concernant leur relation contractuelle. L’appelante allègue à ce titre que cette séance « visait tout particulièrement à débattre des honoraires de la gérance pour l’établissement des décomptes de charges », sans affirmer avoir allégué cela en première instance et sans préciser ce qui prouverait cet allégué, clairement contredit par le procès-verbal de la séance en question. En effet, à la lecture du compte-rendu qui en a été fait, il s’agissait d’échanger des informations sur la marche ordinaire des opérations, sur des points variés et n’appelant aucune prise de décision immédiate (p. ex. : « les locataire sont allé (sic) à l’Asloca car ils se plaignent de la clé de répartition qui selon l’Asloca est fausse » ; « C.________ doit donner les détails des factures » ; « A.________ propose de faire un maximum de pub (sic) afin de relouer rapidement » ; « à ce jour, dix appartements ont été recoulés » ; « A.________ SA a mis de la pub (sic) sur les sites : A.________ SA, Homegate, Anibis, Immoscaut (sic) 24 » ; « Bâches à suspendre au-dessus du magasin (balcon au 2ème étage), G.________ ne veut pas les suspendre car esthétiquement ce n’est pas joli » ; « Les barrières pour les terrasses sont arrivées ce jour mais elles ne seront pas installées très prochainement » ; « Suite aux visites, les personnes ont de la peines (sic) à se projeter sans les barrières des terrasses et les logements ne sont pas propres et souvent en chantier »). Ce procès-verbal contient donc le résumé du déroulement d’une réunion entre plusieurs protagonistes pour discuter de diverses questions – pour la plupart secondaires – relatives aux immeubles sous gérance. S’agissant du montant de 87'917.25 francs, TVA comprise, il n’est nullement explicité dans ce document. Le procès-verbal a en outre été établi près de quatre ans après la signature du contrat initial, de sorte qu’il ne peut pas refléter l’intention des parties au moment de leur engagement. Vu la nature des discussions qui ont eu lieu lors de la séance du 24 avril 2017, voir dans le procès-verbal y relatif un « un élément absolument central pour dégager la volonté réelle et commune des parties (interprétation subjective), comme ayant compris et convenu que des honoraires pour décomptes étaient dus en plus des honoraires de gérance » relève bien de l’échafaudage artificiel évoqué plus haut (cons. 5.2), pour ne pas dire de la témérité. Au surplus, l’appelante ne prétend pas avoir allégué en première instance que C.________ « représentait valablement B.________ SA (…) plus globalement, tout au long de la relation contractuelle entre les parties », et encore moins avoir détaillé cette prétendue activité de représentation. Elle ne prétend pas non plus avoir allégué en première instance que l’intimée avait « très clairement ratifié les actes et engagements de [C.________ », et encore moins avoir détaillé les prétendus actes de validation.
d) Lors de son audition du 9 mai 2023, C.________ a déclaré qu’il avait travaillé comme directeur financier auprès de l’intimée et qu’il avait quitté son poste en 2018 ou 2019. Confronté au contrat de gérance, il a déclaré : « [l]es honoraires pour l’établissement de frais accessoires étaient fixés à 4 % et étaient aux frais des locataires puisque ces 4 % figuraient dans les décomptes de charges. B.________ SA ne devait pas payer ces 4 % à A.________, du moins pas directement car dans les décomptes de charges figuraient ces 4 %, à payer par les locataires » ; « [à] mon avis, du moment que ces 4 % d’honoraires inclus dans les décomptes de charges sont à la charge des locataires et que les locataires paient leur dû sur le compte de B.________, B.________ ne peut reverser ces honoraires à A.________ que si les locataires paient leur dû. Si les locataires ne paient pas, cela signifie que B.________ n’encaisse pas les montants dus et cela créé des pertes pour la société. Finalement, B.________ jouait le rôle d’intermédiaire en ce qui concerne les décomptes de charge ». Confronté au procès-verbal de la séance du 24 avril 2017, il a déclaré : « je me souviens que les locataires payaient directement leurs charges et les différences résultant des décomptes sur le compte de B.________. Je me souviens que sur les CHF 434'000.00 facturés dans les décomptes, seuls CHF 163'000.00 avaient été encaissés sur le compte de B.________. J’ai été d’accord de payer le montant de CHF 40'000.00 comme acompte dès lors que nous avions en caisse ces CHF 163'000.00. Comme nous devions encore encaisser CHF 270'000.00, j’ai été d’accord de verser le solde des honoraires une fois ce montant encaissé. C’est le souvenir de la discussion qui a eu lieu lors de cette séance ».
e) Il ressort ainsi clairement des déclarations de l’intéressé que, dans sa compréhension, la rémunération ne comprenait pas « des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise », payables par l’intimée en sus des honoraires de gérance prévus à l’article 8, 1er § du contrat de gérance. Mais surtout, et c’est le point essentiel, C.________ n’a pas expliqué d’où lui venait cette compréhension (si l’appelante allègue que C.________ « était au courant du fait que des honoraires pour décomptes étaient dus en plus des honoraires de gérance » – fait qu’elle ne prétend pas avoir allégué en première instance, comme de très nombreux faits allégués dans son mémoire d’appel d’ailleurs – elle se garde bien de préciser d’où lui venait cette prétendue connaissance). Par exemple, C.________ n’a pas affirmé que c’était la compréhension qu’il avait eue à la lecture du contrat de gérance et n’a a fortiori pas expliqué par quel raisonnement il était parvenu à cette compréhension, et il a encore moins déclaré que cette compréhension correspondait à ce que lui avait expliqué au sujet du contrat de gérance un membre du conseil d’administration de l’intimée. Dans ces conditions, ce que C.________ a pu comprendre du contrat de gérance n’est d’aucune pertinence pour déduire quoi ce que soit sur la volonté réelle qui était celle des parties au moment de conclure le contrat en question. Cela scelle le sort du grief, en ce sens que ce que C.________ a pu dire ou faire sur la base d’une compréhension qui ne correspond ni à celle alléguée par l’appelante, ni à celle alléguée par l’intimée, et dont on ne sait d’où il la tire (tout au plus peut-on déduire de sa déclaration selon laquelle « j’ai été d’accord de verser le solde des honoraires une fois ce montant encaissé. C’est le souvenir de la discussion qui a eu lieu lors de cette séance » que c’est l’appelante elle-même qui a convaincu C.________ de lui reverser 4 % des montants mentionnés dans les décomptes de charge lorsque les locataires avaient « payé leur dû »), n’est propre ni à renseigner sur la volonté réelle qui était celle des parties au moment de conclure le contrat, ni à manifester la volonté de l’intimée dans ce cadre, faute pour C.________ d’avoir participé aux négociations et à la signature du contrat de gérance et faute pour le même d’avoir les pouvoirs d’engager valablement la société intimée par sa signature.
5.4. L’appelante se prévaut ensuite du fait que l’intimée aurait acquitté à hauteur de 40'000 francs « le montant de CHF 87'917.25 dus à titre d’honoraires pour décomptes en faveur de A.________ » ; selon elle, cela démontre que l’intimée avait non seulement admis être redevable, sur le principe, de tels honoraires pour décomptes, mais qu’elle les avait partiellement acquittés, sans jamais en réclamer la restitution. L’appelante se réfère à un courriel du 27 mai 2019 envoyé par une personne employée par l’intimée en qualité d’assistant administratif de direction, qui a écrit : « […] nous avons effectué un paiement de CHF 40'000 (Juillet 2018) au lieu du montant total 87'917.25. Vous n’avez jamais contesté notre paiement pour un montant total de CHF 40'000. Nous nous basons sur les loyers encaissés et non sur les loyers non-encaissés (s’il n’y a pas d’encaissement, il n’y a pas d’honoraires) ». Contrairement à l’avis de l’appelante, cet écrit ne peut être interprété que dans le sens que, dans la compréhension de l’auteur du message, la rémunération de la gérance ne comprenait pas « des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise », payables par l’intimée en sus des honoraires de gérance prévus à l’article 8, 1er § du contrat de gérance. Au surplus, le message du 27 mai 2019 a été envoyé en réponse à un message du 24 mai 2019 dans lequel D.________, responsable des finances au sein de l’appelante, fondait la prétention de l’appelante contre l’intimée en paiement d’honoraires non pas sur le contrat de gérance, mais sur « l’article 5 de l’Ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d’habitation et de locaux commerciaux (OBLF) ». Le moyen de preuve invoqué démontre ainsi clairement que l’appelante elle-même n’a jamais cru avoir convenu avec l’intimée que sa rémunération pour son activité de gérance comprendrait, en sus des honoraires de gérance prévus à l’article 8, 1er § du contrat de gérance, des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise ; au contraire, elle croyait que c’était la loi, et plus précisément l’article 5 OBLF, voire un usage (v. infra cons. 5.10 et sous-cons.) qui lui donnait droit à ces honoraires supplémentaires. Prétendre en procédure que le droit à de tels honoraires avait été convenu initialement entre les parties relève donc de la mauvaise foi.
5.5. L’appelante se prévaut ensuite des déclarations de D.________ (responsable des finances au sein de l’appelante) et de E.________ (également employé de l’appelante) qui « sont concordantes et soutiennent les éléments qui précèdent, quant au fait qu’aussi bien B.________ SA que A.________ ont voulu, en pleine connaissance de cause, que A.________ perçoive une rémunération spécifique pour l’établissement de décomptes de chauffage et de frais accessoires ». Dès lors que l’appelante ne se réfère à aucune déclaration spécifique de D.________ et de E.________, le grief est insuffisamment motivé et, partant, ne satisfait pas aux exigences de motivation prévues à l’article 311 al. 1 CPC ; il n’appartient pas à la juridiction d’appel de rechercher dans les procès-verbaux des auditions invoquées la présence d’éléments venant éventuellement appuyer la thèse de l’appelante.
Au surplus et par surabondance, D.________ a déclaré que les « honoraires relatifs aux décomptes de frais accessoires » avaient été « évoqués pour la première fois lorsque la gérance a envoyé son premier projet de décompte de charges pour la période 2012-2013 » et que « [c]es 4 % figuraient à chaque fois. C’est une pratique, un usage de toutes les gérances du canton. Tous les professionnels de l’immobilier se conforment à cet usage. C’est d’ailleurs inscrit dans les dispositions générales de contrats de bail ». D.________ n’a donc pas dit que les parties seraient convenues « que A.________ perçoive une rémunération spécifique pour l’établissement de décomptes de chauffage et de frais accessoires », comme le prétend l’appelante ; ses déclarations signifient au contraire que cette question n’a pas fait l’objet de discussions précontractuelles et que l’appelante se croyait fondée à exiger cette rémunération supplémentaire à l’intimée sur la base d’une pratique ou d’un usage.
5.6. L’appelante se prévaut ensuite du fait que l’intimée aurait « validé les différents décomptes à l'occasion de l'e-mail du 26 novembre 2018 (T 9 demande) où elle ne s'est pas opposée à ce que la demanderesse considère que les simulations des décomptes pour les périodes 2015-2016 ; 2016-2017 ; 2017-2018, présentées soient approuvés. Au demeurant, B.________ SA a également remis les pièces justificatives pour que les décomptes de la période précitée soient envoyés aux locataires (T 9 demande), dans lesquels figuraient les "frais d'administration" à hauteur de 4 % sur les montants des autres postes ».
L’interprétation que fait l’appelante de l’échange de courriels sous D. 4/9 est insoutenable, en ce sens que l’appelante a écrit le 22 novembre 2018 qu’elle avait pris note que (c’est nous qui soulignons) « les simulations des décomptes (…) transmis pour les périodes 2015-2016, 2016-2017, 2017-2018 sont approuvées par [B.________] », tout en précisant ce qu’il manquait pour les finaliser, et que par courriel du 26 novembre 2018, B.________ a transmis des pièces à l’appelante, sans prendre le moindre engagement en lien avec un rémunération supplémentaire.
5.7. L’appelante se prévaut ensuite du fait que « les locataires ont effectivement reçu des décomptes par lesquels leurs (sic) étaient facturés des "Frais d’administration" (pour établissement des décomptes) de 4 % (T 6 demande). On constate ainsi aisément que, sur chacun des décomptes de charges envoyés et facturés aux locataires (T 6 demande), figure un poste "29 Frais d’administration" (couvrant les honoraires relatifs à l’établissement des décomptes de chauffage et frais accessoires). Les décomptes en question mentionnent ainsi une rémunération de 4 % fondée sur les montants des autres postes, auxquels il convient d'ajouter la TVA (…). Or, dès le moment où de tels frais sont facturés par B.________ SA aux locataires, cela signifie, par définition, qu'ils doivent être acquittés en faveur du prestataire de service correspondant (en l’espère A.________) ».
La pièce invoquée consiste en les décomptes de chauffage et frais accessoires pour les années 2012 à 2018 établis par l’appelante elle-même, sur son propre papier à en-tête. Ces documents, datés des 28 et 30 mars 2016, 27 février 2019 et 27 août 2019, font état d’« honoraires chauffage » sous le poste intitulé « 29 Frais d’administration ». D’une part, il n’est pas indiqué dans ces documents, à tout le moins pas expressément, que ces « honoraires chauffage » correspondent aux frais d’établissement des décomptes. Il n’y a pas non plus de renvoi aux baux des locataires qui contiendraient, selon l’appelante, une clause prévoyant la facturation de tels frais, ce qui n’a de toute façon pas été prouvé (on peut renvoyer sur ce point au cons. 5.4.1 du jugement querellé). D’autre part, sauf à effectuer les calculs sur la base de chacun des montants inscrits sous ledit poste et pour chaque décompte, le taux de 4 % invoqué par l’appelante ne figure pas dans ces documents. Par ailleurs, ces « compte[s] chauffage » doivent se lire en parallèle des nombreuses factures relatives aux charges pour comprendre les montants qui y figurent et sur la base desquels les 4 % sont a priori calculés. Enfin, ces documents sont, pour les plus anciens, datés de 2016, soit trois ans après la signature du contrat de gérance, si bien qu’on ne peut pas retenir qu’ils seraient propres à établir l’intention des parties au moment de leur engagement. Cela n’est pas suffisant pour admettre que les parties s’étaient mises d’accord au sujet de la rémunération spécifique supplémentaire dont est objet.
Mais surtout, l’article 3 du contrat de gérance prévoit que l’établissement de ces décomptes relève des « obligations », respectivement des « tâches » de l’appelante. On ne voit – et l’appelante n’explique – pas en quoi ses propres actes, accomplis en exécution de ses propres « tâches » ou « obligations » contractuelles, renseigneraient sur la volonté de l’intimée. Autrement dit, le fait que l’appelante adresse éventuellement aux locataires des décomptes de charges prévoyant des frais d’administration pour établissement des décomptes de 4 % (fait que la pièce en question ne prouve du reste pas) ne signifie pas qu’il aurait été convenu entre elle et l’intimée que cette dernière lui devait, en sus des honoraires de gérance prévus à l’article 8, 1er § du contrat de gérance, des honoraires s’élevant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise. Selon D.________, l’appelante a au contraire intégré « [c]es 4 % » dans les décomptes de charges non pas parce que cela aurait été discuté avec l’intimée, mais parce que « C’est une pratique, un usage de toutes les gérances du canton. Tous les professionnels de l’immobilier se conforment à cet usage. C’est d’ailleurs inscrit dans les dispositions générales de contrats de bail » (v. supra cons. 5.5).
5.8. L’appelante se prévaut ensuite des « [p]rocédures intentées par B.________ SA contre certains de ses locataires ». Selon elle, le fait que l’intimée ait intenté des procédures à l'encontre de certains de ses locataires pour recouvrir les montants impayés en lien avec les décomptes finaux établis par l’appelante « démontre qu'elle a toujours entendu prélever auprès des locataires les montants dont elle est redevable auprès de A.________ à titre d’honoraires pour décomptes ».
L’appelante ne prétend pas avoir allégué en temps utile devant le Tribunal civil que l’intimée a intenté des procédures contre certains locataires, ni a fortiori quand ces procédures ont été intentées et en quoi consistaient les prétentions de l’intimée dans ce cadre. En appel, elle se contente de dire que ce fait « démontre qu[e l’intimée] a toujours entendu prélever auprès des locataires les montants dont elle est redevable auprès de A.________ à titre d’honoraires pour décomptes », sans expliquer en quoi il le démontrerait – et pour cause, tant tous les moyens de preuve administrés démontrent que tel n’était à l’évidence pas le cas (v. supra cons. 5.1 à 5.7). Insuffisamment motivé, le grief est irrecevable. Au surplus, ce que le locataire doit au bailleur en vertu du contrat de bail est une chose et ce que le bailleur doit à la gérance en vertu du contrat de gérance en est une autre, entre des parties différentes et fondée sur un contrat différent.
De même, que les décomptes envoyés par l’appelante à un ou des locataires aient éventuellement compris une charge de frais de gérance correspondant non pas aux frais de gérance effectifs, mais à 4 % des autres charges – détail qui au demeurant a pu échapper à l’intimée, laquelle a mandaté une gérance pour procéder à l’établissement des décomptes de charges et à leur facturation aux locataires précisément parce qu’elle ne souhaitait pas faire ce travail elle-même, mais le confier à une entreprise spécialisée dans ce domaine – ne signifie absolument pas que, dans la compréhension initiale de l’intimée, cette dernière devait verser à l’appelante, en sus des honoraires de gérance correspondant à 3,5 % des loyers nets prévue dans le contrat, des honoraires correspondant à 4 % des factures de chauffage et de frais accessoires portées en compte, TVA non comprise, pour l’activité consistant en l’établissement des décomptes de frais accessoires et la liquidation des comptes des locataires, alors même que cette activité fait partie des tâches courantes de la gérance selon l’article 3 du contrat de gérance, d’une part, et qu’elle ne donne pas lieu à une rémunération supplémentaire selon le 2e § de l’article 8 du même contrat, d’autre part.
Le fait que l’intimée ait éventuellement validé tout ou partie des « compte[s] chauffage » et qu’elle ait engagé des procédures à l’encontre de locataires en lien avec des impayés relatifs à ces décomptes n’y change rien. En effet, si cela peut signifier que l’intimée a appris, à un moment donné, que de tels frais étaient facturés aux locataires, respectivement qu’elle ne s’y est pas opposée et/ou qu’elle a avalisé ce procédé, cela ne signifie pas encore que les parties étaient convenues de reverser le produit de cette facturation à l’appelante au titre de la rémunération supplémentaire dont est objet. Le fait que de tels frais aient pu être facturés aux locataires sans être reversés ensuite à l’appelante et que l’intimée ait ainsi pu s’enrichir indument au détriment des locataires, éventuellement en contradiction avec l’OBLF et la jurisprudence y relative, n’est pas déterminant pour le sort du présent litige, lequel ne concerne que l’interprétation de la convention. Pour la même raison, n’est pas plus pertinente ici la question de savoir si ces frais, correspondant éventuellement à 4% des décomptes de frais accessoires et de chauffage, sont effectivement dus par les locataires. Ces questions-là ne sont pas du ressort de la Cour de céans, qui doit se limiter à dire si l’appelante a le droit de percevoir, de la part de l’intimée, une rémunération spécifique en lien avec l’activité d’établissement des décomptes de charges, en sus des honoraires de gérance expressément prévus par le contrat et calculés sur les loyers encaissés (et non sur les montants de frais accessoires).
5.9. L’appelante allègue ensuite que l’intimée a « constamment soutenu (sans réserve avant la procédure, puis à titre subsidiaire en cours de procédure) être redevable de montants en faveur de A.________ pour les décomptes de charges, à condition que ses locataires règlent les montants résultant des décomptes finaux ». À l’appui, elle se réfère à l’allégué 111 de la duplique et à divers moyens de preuve.
Or l’allégué en question ne dit absolument pas que l’intimée a constamment soutenu être redevable de montants en faveur de A.________ pour les décomptes de charges, à condition que ses locataires règlent les montants résultant des décomptes finaux, d’une part, et il ne renvoie pas aux moyens de preuve listés en page 11 du mémoire de recours, d’autre part. Au contraire, il est libellé comme suit : « Pour cette raison, la défenderesse n’a pas pu récupérer les soldes de décomptes de charges 2012-2013 et, par ailleurs, certains locataires ont même pu obtenir le remboursement d’un certain nombre d’acomptes versés. À l’heure actuelle, les procédures pour récupérer les soldes des décomptes de charges des années subséquentes sont toujours en cours. À cet égard, certains locataires prétendent que l’envoi tardif des décomptes de charges les autorise à demander le remboursement des acomptes versés ».
L’appelante se réfère ensuite à l’allégué 14 de la réponse dont la teneur est : « Indépendamment du fait que le contrat ne prévoit pas d’honoraires supplémentaires pour l’établissement des décomptes de frais accessoire (sic), la demanderesse ne peut de toute manière pas prétendre à percevoir un honoraire apparemment calculé en proportion des frais accessoires alors que la défenderesse n’a même pas pu encaisser le montant des frais accessoires chez la plupart de ses locataires ». Ce passage n’énonce pas un fait. Il ne constitue donc pas matériellement un allégué, mais un raisonnement juridique (considérations relatives à la question de savoir si certaines prétentions de l’adverse partie sont bien fondées ou pas). Y voir un allégué selon lequel l’intimée admet être redevable envers l’appelante d’honoraires spécifiques pour l’établissement des décomptes de charges n’est tout simplement pas sérieux. Cela l’est d’autant moins que dans la même réponse, l’intimée a allégué : « [i]l n’existe aucun accord entre les parties au terme duquel la demanderesse pourrait demander une rémunération supplémentaire, en sus de celle fixée à 3.5 % des loyers nets, pour le travail consistant en l’établissement des décomptes de frais accessoires et la liquidation des comptes des locataires ».
L’appelante se réfère enfin à une partie de l’allégué 113 de la duplique, à savoir « il est évident que la rémunération dépendrait des montants de frais accessoires qui peuvent être réellement facturés aux locataires […] Ainsi, même si une rémunération devait être octroyée, celle-ci ne pourrait être calculée que sur la base des montants de frais accessoires qui peuvent être juridiquement facturés aux locataires. Or cette question est encore débattue dans des procédures séparées contre des locataires ». Ici encore, le passage cité n’énonce pas un fait, mais un raisonnement juridique. L’emploi du conditionnel indique que ce raisonnement juridique se base en outre sur une hypothèse. Le passage cité ne constitue donc pas matériellement un allégué. Y voir un allégué selon lequel l’intimée admet être redevable envers l’appelante d’honoraires spécifiques pour l’établissement des décomptes de charges est d’autant plus insoutenable que le raisonnement juridique en question est introduit par « D’autre part, même si, par hypothèse extraordinaire, la demanderesse pouvait réclamer une rémunération supplémentaire pour l’établissement des décomptes des frais accessoires », d’une part, et que le passage de la citation escamoté par l’appelante ([…]) est : « à défaut, une gérance pourrait fixer des montants de frais accessoires complètement farfelus et exiger une rémunération sur cette base-là », ce qui est bien l’expression d’une contestation, d’autre part.
5.10. L’appelante se prévaut ensuite d’un « usage (…) selon lequel, si des frais d'administration (établissement des décomptes) sont facturés aux locataires, des honoraires correspondants sont dus à la régie qui les a établis, en plus des honoraires de gérance ».
5.10.1. L’autorité précédente a considéré qu’un tel usage ne constituait en tout cas pas un fait notoire ; que pour tenter de prouver cet usage, l’appelante avait proposé l’interrogatoire de D.________ et l’audition de E.________, tous deux employés auprès d’elle ; que le premier avait certes déclaré que « ces 4 % figuraient à chaque fois. C’est une pratique, un usage de toutes les gérances du canton. Tous les professionnels de l’immobilier se conforment à cet usage. C’est d’ailleurs inscrit dans les dispositions générales du bail » et le second qu’« il est usuel pour une gérance de facturer des honoraires sur des décomptes de charges. C’est la pratique, entre parties à un contrat de gérance » ; que ces déclarations, émanant de la demanderesse elle-même, respectivement d’un employé concerné par le dossier en cause, avaient une force probante limitée ; qu’on ne pouvait s’appuyer sur ces seuls témoignages pour retenir l’existence de l’usage allégué dans le canton de Neuchâtel ; que la demanderesse n’avait pas proposé le moindre témoin issu d’une autre régie, ni aucun autre élément de preuve de cet usage ; que même s’il devait arriver à d’autres gérances de procéder de la sorte, cela ne signifierait pas encore que cette pratique constitue un usage ; qu’à cela s’ajoutait que la défenderesse était inscrite au registre du commerce du canton de Vaud, où elle avait son siège et que D.________ et E.________ n’avaient pas dit que cette pratique serait également répandue dans les régies d’autres cantons, si bien qu’on ne pouvait de toute manière pas partir du principe que la défenderesse aurait connu l’usage dont la preuve n’avait pas été apportée.
5.10.2. a) à ce raisonnement, l’appelante objecte d’abord que l’usage qu’elle allègue est « le seul conforme à I’OBLF et plus généralement au droit du bail » et qu’il « s'illustre » à l'article 4 al. 3 OBLF.
b) La disposition en question prévoit que « [l]es frais d’administration découlant de l’établissement du décompte peuvent être calculés en fonction des dépenses effectives ou portés en compte jusqu’à concurrence des taux usuels ». L’appelante précise que pour un auteur, les taux qui résultent des usages et de la jurisprudence oscillent entre 2 % (pour le chauffage au gaz) et 4 %, et que pour d’autres, ces frais se montent à 3,5 ou 4 % des frais. On ne voit – et l’appelante n’explique – pas en quoi cette disposition et/ou la doctrine citée illustrerait l’existence de l’usage allégué, ce d’autant plus que la disposition est potestative et n’expose pas le taux de rémunération (en %) sur quels postes. Quant à la question de savoir si les « frais d’administration » qui ont été facturés aux locataires en lien avec l’établissement des décomptes de charges sont conforme à l’OBLF, elle n’est, comme déjà dit (cons. 5.8), pas déterminante dans le cadre du présent litige, qui ne porte pas sur ce point. Ainsi, s’il n’est pas exclu que certains éléments aient été facturés indument auprès des locataires, cela n’a pas d’influence sur le sort de la présente procédure.
5.10.3. L’appelante expose ensuite que « [c]et usage est soumis au principe des frais effectifs qui prévaut lors du prélèvement de frais accessoires dans un contrat de bail ». Sur la portée dudit principe, elle se réfère à un arrêt de l’autorité de recours en matière civile et à un auteur. L’arrêt et l’auteur cités ne font toutefois aucune mention de l’existence, dans le canton de Neuchâtel, de l’usage allégué, « selon lequel, si des frais d'administration (établissement des décomptes) sont facturés aux locataires, des honoraires correspondants sont dus à la régie qui les a établis, en plus des honoraires de gérance ».
5.10.4. a) L’appelante qualifie ensuite de « critiquable » la conclusion de la première juge sur l’inexistence de l’usage allégué « tant cette pratique est unanimement admise, reconnue et appliquée par les professionnels de la gérance immobilière dans le canton ».
b) L’appelante n’explique pas en quoi l’usage allégué devrait être tenu pour un fait notoire, au sens de l’article 151 CPC. Au surplus, si l’usage allégué était unanimement admis, reconnu et appliqué par les professionnels de la gérance immobilière dans le canton de Neuchâtel, l’appelante n’aurait assurément eu aucune peine à obtenir des témoignages en ce sens de tels professionnels autres qu’elle-même et ses employés. Le fait qu’elle n’ait pas sollicité de tels témoignages constitue un indice sérieux que l’usage allégué n’existe pas. Les déclarations de D.________ et E.________ ne sont pas propres à modifier ce qui précède. Par ailleurs, comme auteure du contrat ayant lié les parties, l’appelante n’aurait pas manqué de préciser cet usage, tant il s’inscrit en contradiction avec l’article 8 relatif à la rémunération, qui ne précise justement pas que la rémunération litigieuse viendrait en plus des honoraires de gérance.
5.10.5. L’appelante fait ensuite valoir que l’existence de l’usage allégué a été confirmée « limpidement » par C.________. C’est toutefois en vain qu’on recherche dans le procès-verbal relatif à l’audition de l’intéressé une déclaration selon laquelle il existerait dans le canton de Neuchâtel un usage selon lequel, si des frais d'administration (établissement des décomptes) sont facturés aux locataires, des honoraires correspondants sont dus à la régie qui les a établis, en plus des honoraires de gérance. A fortiori, C.________ n’a pas déclaré qu’un tel usage aurait été connu de l’intimée lorsqu’elle a signé le contrat de gérance.
5.10.6. a) Enfin, l’appelante fait valoir que l’intimée ne s'est « jamais prévalue du fait que son siège "hors-canton" avait entrainé une ignorance chez elles des usages prévalant en matière de gérance immobilière » et qu’en tout état de cause, « il est évident qu'il revient au propriétaire d'un grand complexe immobilier sis au centre-ville de Z.________, qui plus est géré par une régie de la place, d'être au courant des usages commerciaux qui prévalent au lieu de situation de son immeuble ».
b) Du moment que l’existence de l’usage allégué ne saurait être considérée comme donnée, ces considérations tombent à faux. Cela étant, en vertu de l’article 8 CC, c’est bien, comme retenu par l’autorité précédente, à la partie qui se prévaut de l’existence d’un usage dans un canton donné qu’il incombe d’alléguer et de prouver que cet usage était connu de la partie cocontractante ayant son siège dans un autre canton. Ce d’autant que retenir le contraire reviendrait à exiger de la partie défenderesse qu’elle fournisse la preuve d’un fait négatif.
5.11. a) L’appelante fait enfin valoir que si « une interprétation subjective est déjà largement suffisante pour constater la volonté réelle et commune des parties », de sorte qu’« une interprétation selon le principe de la confiance n'est pas nécessaire », « une interprétation objective (selon le principe de la confiance) conduirait au même résultat, à savoir qu'une rémunération spécifique pour l’établissement des décomptes était due en plus des honoraires de gérance ».
b) L’appelante peut être suivie sur ce point, à l’exception notable du résultat des interprétations subjective et objective. En effet, dès lors que le contrat de gérance ne prévoit pas le droit de l’appelante à une rémunération supplémentaire, en sus de celle fixée à 3,5 % des loyers nets, pour le travail consistant en l’établissement des décomptes de frais accessoires et la liquidation des comptes des locataires (la rémunération supplémentaire prévue dans la 2e partie de l’art. 8 du contrat vise clairement d’autres postes que celui litigieux), que ce point n’a pas été abordé lors des discussions précontractuelles et pour toutes les autres raisons mentionnées plus haut (cons. 5 à 5.10.6), il est tout à fait invraisemblable que tant l’intimée que l’appelante aient pu, initialement, avoir compris qu’un tel droit avait été convenu. Dans ces conditions, une interprétation selon le principe de la confiance n’a pas lieu d’être. Cela étant, si un doute avait subsisté quant à la réelle compréhension de l’appelante (doute qui peut être écarté compte tenu de la mauvaise foi manifeste qui caractérise l’ensemble de sa démarche), l’interprétation objective aurait, pour les raisons déjà exposées plus haut, abouti au même résultat, à savoir que le contrat de gérance ne prévoit pas le droit de l’appelante à une rémunération supplémentaire, en sus de celle fixée à 3,5 % des loyers nets, pour le travail consistant en l’établissement des décomptes de frais accessoires et la liquidation des comptes des locataires.
6. Vu ce qui précède, l’appel doit être rejeté.
6.1. L’appelante ne remet en cause les chiffres 2 et 3 du dispositif du jugement entrepris – relatifs aux frais et dépens – qu’en rapport avec l’admission de ses griefs au fond. Il n’y a donc pas lieu d’y revenir (art. 318 al. CPC a contrario).
6.2. Les frais judiciaires de la procédure d’appel sont arrêtés à 3'700 francs (art. 95 al. 1 let. a et al. 2 et art. 96 al. 1 CPC ; art. 12 et art. 34 LTFrais) et mis à la charge de l’appelante, qui succombe (art. 106 al. 1 CPC).
6.3. L’appelante doit aussi être condamnée à verser à l’intimée une indemnité de dépens pour la procédure d’appel (art. 95 al. 1 let. b et al. 3, art. 96 al. 1 et art. 106 al. 1 CPC). Cette dernière n’ayant pas déposé de mémoire d’honoraires, il sera statué sur la base du dossier (art. 58 ss LTFrais). L’activité du mandataire de l’intimée en appel a essentiellement consisté dans la prise de connaissance du mémoire d’appel de près de 30 pages, la rédaction d’une réponse de 6 pages, la prise de connaissance du présent arrêt et des entretiens avec sa mandante (explications relatives au contenu de l’appel, à la stratégie de défense en appel, et au contenu du présent arrêt). Pour l’ensemble de cette activité et compte tenu aussi de la nature, de l’ampleur et de la difficulté de la cause, l’indemnité de dépens sera arrêtée à 3'000 francs. Cela correspond à environ 8 heures d’activité au tarif horaires de 300 francs en usage dans le canton (cf. art. 36a LI-CPP par analogie), plus l’indemnité forfaitaire pour les frais prévue à l’article 63 LTFrais et la TVA.
Par ces motifs, LA COUR D'APPEL CIVILE
1. Rejette l’appel.
2. Arrête les frais de la procédure d’appel à 3'700 francs et les mets à la charge de l’appelante, qui les a avancés.
3. Condamne l’appelante à verser à l’intimée une indemnité de dépens de 3'000 francs pour la procédure d’appel.
Neuchâtel, le 10 novembre 2025