Obergericht des Kantons Zürich II. Zivilkammer Geschäfts-Nr.: PF240044-O/U Mitwirkend: Oberrichter lic. iur. et phil. D. Glur, Vorsitzender, Oberrichterin lic. iur. M. Stammbach und Oberrichter Dr. M. Sarbach sowie Gerichtsschreiberin lic. iur. K. Würsch Urteil vom 1. November 2024 in Sachen A._____ AG, Gesuchsgegnerin und Beschwerdeführerin betreffend Organisationsmangel (Kostenfolge) Beschwerde gegen eine Verfügung des Einzelgerichtes im summarischen Verfahren des Bezirksgerichtes Hinwil vom 23. August 2024 (EO240024)
- 2 - Erwägungen: 1. 1.1. Die A._____ AG (fortan Beschwerdeführerin) ist seit dem tt. März 2010 im Handelsregister des Kantons Zürich eingetragen. Als Domizil ist im Handelsregister die Adresse "B._____-strasse …, C._____" angegeben. Zudem ist D._____ als einziges Mitglied des Verwaltungsrates mit Einzelunterschrift aufgeführt (act. 2/1 und act. 14). 1.2. Mit Brief vom 3. April 2024 schrieb das Handelsregisteramt des Kantons Zürich die Beschwerdeführerin zwecks periodischer Registerbereinigung an (act. 2/2). Das Schreiben konnte der Beschwerdeführerin an der im Handelsregister eingetragenen Adresse nicht zugestellt werden, sondern wurde mit dem Vermerk "Empfänger konnte unter angegebener Adresse nicht ermittelt werden" an das Handelsregisteramt retourniert (vgl. act. 2/2). Mit Schreiben vom 6. Mai 2024 wies das Handelsregisteramt die Beschwerdeführerin auf den erfolglosen Zustellversuch hin und forderte sie auf, den Organisationsmangel innert 30 Tagen zu beheben. Dieses Schreiben wurde ebenfalls mit dem Vermerk "Empfänger konnte unter angegebener Adresse nicht ermittelt werden" an das Handelsregisteramt retourniert (vgl. act. 2/4). Das Handelsregisteramt des Kantons Zürich tätigte in der Folge Online-Nachforschungen, welche jedoch kein neues Domizil der Beschwerdeführerin ergaben (act. 2/5). Daraufhin wurde die Aufforderung an die Beschwerdeführerin zur Behebung des Organisationsmangels am tt. Mai 2024 im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert (act. 2/6). Das Handelsregisteramt sandte die Aufforderung zusätzlich an D._____, die einzige Verwaltungsrätin der Beschwerdeführerin mit Einzelunterschriftsberechtigung (act. 2/7). Am 24. Mai 2024 rief E._____, der Ehemann von D._____, beim Handelsregisteramt an und erklärte, dass der Briefkasten nicht mehr beschriftet sei und dieser umgehend beschriftet werde. Das Handelsregisteramt teilte E._____ mit, welche Unterlagen zur Behebung des Organisationsmangels einzureichen seien. Zudem machte es Erläuterungen dazu, wie eine Auflösung und Löschung der Beschwerdeführerin vonstattengehen müsste (act. 2/8). Mit Schreiben vom 5. Juli 2024 setzte das Handelsregisteramt der Beschwerdeführerin eine Nachfrist von 10 Tagen an, um die
- 3 nötigen Unterlangen einzureichen. Auch dieses Schreiben wurde wiederum von der Post mit dem Vermerk "Empfänger konnte unter angegebener Adresse nicht ermittelt werden" retourniert (act. 2/9). Das Handelsregisteramt sandte das Schreiben auch an D._____, an die Adresse B._____-strasse … in C._____ (act. 2/10). Nachdem die Beschwerdeführerin die angesetzte Nachfrist unbenutzt verstreichen liess, überwies das Handelsregisteramt die Angelegenheit am 25. Juli 2024 im Sinne von Art. 939 Abs. 2 OR dem Einzelgericht im summarischen Verfahren des Bezirksgerichts Hinwil (fortan Vorinstanz; act. 1). 1.3. Mit Verfügung vom 26. Juli 2024 setzte die Vorinstanz der Beschwerdeführerin Frist an, um den Organisationsmangel zu beheben (act. 4). Die Verfügung wurde an D._____ adressiert und ihr am 3. August 2024 zugestellt (act. 5). Mit Schreiben vom 14. August 2024 teilte das Handelsregisteramt des Kantons Zürich der Vorinstanz mit, dass ihm die für die Behebung des Organisationsmangels notwendigen Unterlagen am 13. August 2024 eingereicht worden seien (act. 6). Mit Verfügung vom 23. August 2024 schrieb die Vorinstanz daraufhin das Verfahren zufolge Gegenstandslosigkeit ab. Zudem setzte sie die Entscheidgebühr auf CHF 500.– fest und auferlegte sie der Beschwerdeführerin (act. 7 = act. 10 [Aktenexemplar]). 2. 2.1. Mit Eingabe vom 3. September 2024 (Datum Poststempel: 4. September 2024) erhob die Beschwerdeführerin rechtzeitig "Berufung" mit dem Antrag auf Aufhebung der Kostenauflage (act. 11 S. 3; zur Rechtzeitigkeit act. 8). Der Kostenentscheid und damit auch die Kostenverlegung ist selbstständig mit Beschwerde anfechtbar (Art. 110 ZPO). Da nach der Praxis der Kammer ein unrichtig bezeichnetes Rechtsmittel ohne Weiteres mit dem richtigen Namen entgegen genommen und nach den entsprechenden Regeln behandelt wird (OGer ZH PF230040 vom 22. August 2023 E. 2.1. m.w.H.), ist das als Berufung erhobene Rechtsmittel somit als Beschwerde entgegenzunehmen. 2.2. Die vorinstanzlichen Akten wurden von Amtes wegen beigezogen (act. 1-8). Mit Schreiben vom 19. September 2024 wurde der Beschwerdeführerin Mitteilung vom Eingang der Beschwerde gemacht (act. 15). Die Sache ist spruchreif.
- 4 - 3. Im Beschwerdeverfahren können die unrichtige Rechtsanwendung und die offensichtlich unrichtige Feststellung des Sachverhaltes geltend gemacht werden (Art. 320 ZPO). Die Beschwerde ist innerhalb der Rechtsmittelfrist schriftlich, begründet und mit Rechtsmittelanträgen versehen einzureichen (Art. 321 ZPO). Bei Rechtsmitteleingaben von Laien genügt als Antrag eine Formulierung, aus der sich mit gutem Willen herauslesen lässt, wie das Obergericht entscheiden soll. Zur Begründung reicht aus, wenn auch nur ganz rudimentär zum Ausdruck kommt, an welchen Mängeln der angefochtene Entscheid leidet bzw. weshalb der angefochtene Entscheid nach Auffassung der Beschwerde führenden Partei unrichtig sein soll. Sind auch diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist auf die Beschwerde nicht einzutreten. Neue Anträge, neue Tatsachenbehauptungen und neue Beweismittel sind im Beschwerdeverfahren ausgeschlossen (Art. 326 Abs. 1 ZPO; vgl. OGer ZH PF240009 vom 17. April 2024 E. 2.). 4. 4.1. Die Vorinstanz erwog, die Prozesskosten seien gemäss Art. 107 Abs. 1 lit. e ZPO nach Ermessen zu verteilen. Die Beschwerdeführerin habe vorliegend die Einleitung des Verfahrens verursacht, indem sie den Organisationsmangel erst nach Ansetzung einer Frist durch das Gericht behoben habe. Deshalb seien ihr die Gerichtskosten aufzuerlegen (act. 10 S. 2). 4.2. Die Beschwerdeführerin bringt in ihrer Beschwerde im Wesentlichen vor, sie halte die Gebühr für ungerechtfertigt, da sie nachweisen könne, dass sie ihre Pflichten ordnungsgemäss erfüllt habe und sie keinerlei Verschulden treffe. Sie empfange seit mehreren Jahren alle amtlichen Schreiben, einschliesslich Steuerbescheide und Mitteilungen des Bezirksgerichts, ohne Probleme. Dies zeige, dass der Briefkasten korrekt beschriftet und funktional sei. Die Beschwerdeführerin macht geltend, sie sei erst durch das an D._____ gerichtete Schreiben des Handelsregisteramtes vom 22. Mai 2024 darüber informiert worden, dass die Schreiben des Handelsregisteramtes vom April und Mai 2024 sie nicht erreicht hätten. Darauf sei sofort reagiert worden. E._____ habe am 24. Mai 2024 ein klärendes Telefonat mit dem Handelsregisteramt geführt, um die Situation zu verstehen und
- 5 mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Unmittelbar danach sei die Lesbarkeit der Beschriftung des Briefkastens verbessert worden. Trotz der Bemühungen sei der Brief des Handelsregisteramtes vom 5. Juli 2024 nicht zugestellt und am 10. Juli 2024 zurückgesandt worden. Die Beschwerdeführerin schliesst, da alle erforderlichen Massnahmen getroffen und andere Schreiben (einschliesslich der Verfügung der Vorinstanz vom 25. Juli 2024) korrekt zugestellt worden seien, liege die Ursache für den fehlgeschlagenen Zustellversuch nicht bei ihr. Vielmehr sei wahrscheinlich, dass ein Fehler seitens der Post oder ein anderes externes Problem vorgelegen habe (act. 11 S. 2 f.). 4.3.1. Beim Organisationsmangelverfahren, das vom Handelsregisteramt gestützt auf Art. 939 OR an das Gericht überwiesen wird, hat das Handelsregisteramt keine Parteistellung; das Organisationsmangelverfahren ist ein Einparteienverfahren. Es ist als Angelegenheit der freiwilligen Gerichtsbarkeit zu qualifizieren (vgl. dazu DOMENIG/GÜR, Organisationsmangelverfahren nach Art. 731b und Art. 939 OR, in: AJP 2021, S. 168 ff, S. 172). Die Kostenverteilungsregeln von Art. 106 ff. ZPO sind grundsätzlich auf die für den Zivilprozess typischen, streitigen Zweiparteienverfahren und nicht ohne Weiteres auf das Einparteienverfahren zugeschnitten (so in BGE 142 III 110 E. 3.3 S. 114 f.). Dem Handelsregisteramt, welches keine Partei ist und welches die Angelegenheit lediglich dem Gericht überweist, können keine Kosten auferlegt werden. Insoweit die Überweisung durch das Handelsregisteramt zurecht erfolgte, trägt die betroffene Gesellschaft (nach dem Verursacherprinzip) die Kosten. Andernfalls sind die Prozesskosten dem Kanton aufzuerlegen (DOMENIG/GÜR, a.a.O., S. 178; siehe auch OGer ZH LF190075 vom 23. Dezember 2019 E. 3.3.2.). 4.3.2. Die Aktiengesellschaft (AG) ist nach Art. 640 OR in das Handelsregister des Ortes einzutragen, an dem sie ihren Sitz hat. Als Sitz einzutragen ist gemäss Art. 117 Abs. 1 der Handelsregisterverordnung vom 17. Oktober 2007 (HRegV; SR 221.411) der Name der politischen Gemeinde; ausserdem ist nach Art. 117 Abs. 2 HRegV das Rechtsdomizil gemäss Art. 2 lit. b HRegV einzutragen. Das Rechtsdomizil ist die Adresse, unter der die Rechtseinheit an ihrem Sitz erreicht werden kann. Die Rechtseinheit verfügt an dieser Adresse über ein Lokal, über
- 6 das sie gestützt auf einen entsprechenden Rechtstitel wie Eigentum, Mietvertrag etc. tatsächlich verfügen kann, welches den Mittelpunkt ihrer administrativen Tätigkeit bildet (wo sich die Büros der Verwaltung mit eigener Minimalinfrastruktur befinden) und wo ihr Mitteilungen aller Art physisch zugestellt werden können (vgl. BGE 100 Ib 455 E. 4.; Meisterhans/Gwelessiani, PraxisKomm HRegV, 4. Aufl. 2021, Art. 2 N 17 und Art. 117 N 496; OFK HRegV-Vogel, Zürich 2020, Art. 2 N 4 f. und Art. 117 N 14; SHK HRegV-Turin, Bern 2013; Art. 2 N 8 und 10 sowie Art. 117 N 11 f.). Können der Gesellschaft Sendungen an dem im Handelsregister eingetragenen Domizil nicht zuverlässig zugestellt werden, so liegt ein Domizilmangel vor. Wer daran Schuld ist, ist irrelevant (OGer ZH LF230062 vom 27. September 2023 E. 3.2.1-3.2.2. sowie OGer ZH PF240021 vom 11. Juni 2024 E. 4.3.2.). Vorliegend durfte das Handelsregisteramt von einem Organisationsmangel ausgehen, nachdem die Beschwerdeführerin zunächst unter der Domiziladresse nicht hatte ermittelt werden können und schliesslich die Frist sowie auch die Nachfrist zur Behebung des Mangels ungenutzt verstreichen liess (vgl. zum Sachverhalt Erw. 1.2. vorstehend). Mit anderen Worten hat das Handelsregisteramt die Sache zu Recht an die Vorinstanz überwiesen, da die Beschwerdeführerin am eingetragenen Rechtsdomizil (wiederholt) nicht mehr erreicht werden konnte und den Organisationsmangel nicht behob. Die Beschwerdeführerin bestreitet im Weiteren (zu Recht) nicht, die zur Mangelbehebung notwendigen Unterlagen dem Handelsregisteramt erst am 13. August 2024 und somit während des vorinstanzlichen Verfahrens eingereicht zu haben. Die Beschwerdeführerin hat damit durch ihre Untätigkeit nach Aufforderung des Handelsregisteramts resp. ihr Tätigwerden erst nach gerichtlicher Aufforderung zur Mangelbehebung mit Verfügung vom 26. Juli 2024 (unter Androhung der gerichtlichen Auflösung und Liquidation nach den Konkursregeln) das gerichtliche Verfahren und die in diesem entstandenen Kosten verursacht. Es rechtfertigt sich deshalb, der Beschwerdeführerin die Kosten aufzuerlegen. 4.3.3. Zusammengefasst kann somit festgehalten werden, dass der Entscheid der Vorinstanz, die Kosten des Abschreibungsentscheides der Beschwerdeführe-
- 7 rin aufzuerlegen, nicht zu beanstanden ist. Die Höhe der Kosten rügt die Beschwerdeführerin im Übrigen nicht. Die Beschwerde ist folglich abzuweisen. 5. Ausgangsgemäss sind der Beschwerdeführerin auch die Kosten des Beschwerdeverfahrens aufzuerlegen. Die Entscheidgebühr ist unter Berücksichtigung des Streitwerts in Höhe von Fr. 500.– auf Fr. 150.– festzusetzen (§ 4 Abs. 1 und 2, § 8 Abs. 1 sowie § 12 Abs. 1 und 2 GebV OG). Eine Parteientschädigung ist nicht zuzusprechen. Es wird erkannt: 1. Die Beschwerde wird abgewiesen. 2. Die zweitinstanzliche Entscheidgebühr wird auf Fr. 150.– festgesetzt. 3. Die Kosten des Beschwerdeverfahrens werden der Beschwerdeführerin auferlegt. 4. Es wird keine Parteientschädigung zugesprochen. 5. Schriftliche Mitteilung an die Beschwerdeführerin, an das Handelsregisteramt des Kantons Zürich sowie an das Bezirksgericht Hinwil (Einzelgericht im summarischen Verfahren), je gegen Empfangsschein. Die erstinstanzlichen Akten gehen nach unbenütztem Ablauf der Rechtsmittelfrist an die Vorinstanz zurück. 6. Eine Beschwerde gegen diesen Entscheid an das Bundesgericht ist innert 30 Tagen von der Zustellung an beim Schweizerischen Bundesgericht, 1000 Lausanne 14, einzureichen. Zulässigkeit und Form einer solchen Beschwerde richten sich nach Art. 72 ff. (Beschwerde in Zivilsachen) oder Art. 113 ff. (subsidiäre Verfassungsbeschwerde) in Verbindung mit Art. 42 des Bundesgesetzes über das Bundesgericht (BGG). Dies ist ein Endentscheid im Sinne von Art. 90 BGG.
- 8 - Es handelt sich um eine vermögensrechtliche Angelegenheit. Der Streitwert beträgt Fr. 500.–. Die Beschwerde an das Bundesgericht hat keine aufschiebende Wirkung. Obergericht des Kantons Zürich II. Zivilkammer Die Gerichtsschreiberin: lic. iur. K. Würsch versandt am: 1. November 2024